Vedení distribuovaného týmu může být náročné. Jak zajistíte spolupráci, když máte členy týmu v různých časových pásmech? A má každý zdroje, které potřebuje k produktivní práci a dosažení cílů vašeho týmu?
I když je při správě vzdálené pracovní síly na co myslet, mnoho problémů lze zmírnit, když použijete systém řízení projektů monday.com, abyste zůstali ve spojení. Ale protože se jedná o platformu s nesčetnými možnostmi, pomůže vám znát několik osvědčených postupů, takže váš vzdálený tým bude prosperovat, ať sídlí kdekoli. Zde je osm nejlepších.
1. Správa rozvrhu týmu
Vzdálení zaměstnanci mohou být umístěni v různých časových pásmech, takže je obtížné sledovat, kdo je online a v jakou dobu. I pro ty, kteří sídlí lokálně, krása práce na dálku znamená, že členové vašeho týmu se mohou raději přihlásit, když se cítí nejproduktivněji. Některé mohou být noční sovy, zatímco jiné mohou vstát brzy a začít pracovat ještě před východem slunce.
Místo toho, abyste se spoléhali na kalkulačky časových pásem nebo se snažili sledovat plány všech v hlavě, použijte
pondělí zmapovat to vše černé na bílém. Použijte sekci aktualizace vašeho týdenního plánu k zaznamenání absencí nebo vyžádání změn směn.2. Použijte adresář společnosti
V závislosti na velikosti vaší organizace můžete mít stovky nebo dokonce tisíce zaměstnanců pracujících na různých místech. Vytvořte si firemní adresář, abyste byli všichni v kontaktu a spolupracovat na monday.com.
Přidáte členy týmu podle jejich role a poté přidáte sloupec pro zobrazení jejich profilového obrázku, kontaktních informací a místního časového pásma. Ještě lépe, kliknutím na zobrazení mapy zobrazíte jejich globální polohu.
3. Organizování schůzek
Vzdálená videokonference může být zásadní pro týmové dohánění, ale může být složité je koordinovat, když jsou členové týmu v různých časových pásmech. Je také důležité, aby tyto interakce tváří v tvář nebrzdily produktivitu.
Pomocí webu monday.com vytvořte nástěnku schůzky s řádkovými položkami k popisu tématu schůzky. Aby vše probíhalo hladce, nahrajte program schůzky předem a přidělte akce konkrétním členům týmu. Každý tak ví, co je potřeba probrat, a může si předem připravit vlastní slova a dokumentaci.
Po skončení schůzky přidejte shrnutí nejdůležitějších bodů schůzky, aby měl každý aktuální informace o tom, o čem se diskutovalo, včetně potřebných akčních bodů. A pokud to někdo nedokázal? Monday.com se integruje s Zvětšení, takže můžete přidat záznam schůzky pro svůj tým, abyste si to později stihli.
4. Nastavení týmové knihovny prostředků
Vzdálení zaměstnanci potřebují přístup ke sdíleným zdrojům, jako jsou pokyny pro branding společnosti, šablony a dokumenty pro registraci zaměstnanců. Procházení sdíleného disku nebo složek ve složkách e-mailů za účelem nalezení správného dokumentu však může být časově náročné.
Místo toho nastavte knihovnu zdrojů na Monday.com a přidejte všechny relevantní soubory a odkazy na jedno centrální místo. Ke každému dokumentu můžete také přidat komentáře, takže členové týmu mohou klást otázky nebo poskytovat zpětnou vazbu, aniž by museli hledat správnou osobu, kterou by mohli kontaktovat.
5. Sledujte týmové cíle
Udržení transparentnosti je klíčem k vedení úspěšného vzdáleného týmu. Když každý vidí, jak si tým vede a co je ještě potřeba splnit, může zůstat soustředěný a motivovaný.
Použijte funkci sledování cílů monday.com k nastavení cílů a klíčových výsledků (OKR) pro váš tým. Používejte widgety, jako je displej baterie nebo grafy, aby každý viděl, jak blízko jste k dosažení svých cílů.
6. Použití automatizace
Monday.com nabízí řadu funkcí pro automatizaci úkolů a udržení vašeho týmu ve spojení, i když nejste v kanceláři. Automatizace usnadňují maximalizaci efektivity bez narušení vašeho pracovního postupu. Lze je nastavit tak, aby dělaly věci, jako je odesílání připomenutí, aktualizace stavů a přidělování úkolů.
Můžete například vytvořit automatizaci, která pošle zprávu členovi týmu, když mu byl přidělen úkol. Nebo můžete nastavit automatizaci pro aktualizaci stavu úkolu, když k němu někdo okomentuje. Využijte co nejvíce ze schopnosti platformy přizpůsobit automatizaci, abyste mohli provádět akce jako přesunutí položek do samostatného pracovního postupu nebo spuštění speciálního upozornění pro váš tým pouze jedním klikněte.
Chcete-li nastavit automatizaci monday.com, vyberte spouštěč, jako je změna stavu nebo osoba přiřazená k položce. Vaše spouštěče budou potřebovat přiřazenou podmínku a poté vyberete akční bod, jako je upozornění kanálu Slack nebo odeslání e-mailu.
7. Použití týmových šablon
Zjednodušte způsob, jakým členové týmu pracují, vytvořením řady týmových šablon pro úkoly, které pravidelně provádějí. Pokud váš tým například pořádá týdenní stavové schůzky, můžete vytvořit šablonu schůzky s agendou a formátem schůzky. Členové týmu tak mohou každý týden pouze vyplnit příslušné údaje, aniž by museli začínat od nuly.
Můžete také vytvořit šablony pro zařazení nových členů týmu, projektových plánů a marketingových kampaní.
8. Funkce rychlého vyhledávání
Produktivita je při práci na dálku vším. Je snadné se nechat přetížit právě těmi nástroji pro komunikaci a spolupráci, které měly zjednodušit naše role. Chcete-li ušetřit spoustu času každý den, zvykněte si na používání následujících funkcí:
- Rychlé hledání: použití CTRL/CMD + K pro přístup k rychlému vyhledávání a okamžitě se ponořte do nedávno otevřených panelů.
- Výběr dávky: odtud vezměte více předmětů pomocí funkce Batch Select na herním plánu. Klikněte na pole akce nalevo od libovolné položky a podržte POSUN pro kliknutí na další pole na samostatné položce.
Využitím pondělních funkcí, jako jsou šablony, automatizace a rychlé vyhledávání, můžete zefektivnit pracovní postup svého týmu a zvýšit produktivitu.
Pokud nejste prodáváni na používání Monday, další nástroje pro řízení projektů, jako je Asana a Trello, také stojí za to se podívat. Nejdůležitější je najít nástroj, který bude fungovat pro vás a váš tým. Se správným systémem můžete úspěšně řídit svůj vzdálený tým bez ohledu na to, kde na světě se nachází.
