Zoho mail je bezpečná e-mailová služba se zárukou soukromí a bez reklam. Nabízí e-mailovou sadu bohatou na funkce, takže je ideální pro osobní a obchodní případy. Pokud používáte Gmail a chcete přejít na Zoho Mail, uvidíte řadu nastavení, která mohou být matoucí.
Můžete si přizpůsobit prostředí pro prohlížení, skládat e-maily, organizovat e-maily pomocí filtrů, provádět rychlé akce s přílohou, spravovat seznamy spamu a dokonce importovat nebo exportovat e-maily jako EML. Ukážeme vám konfiguraci pošty Zoho a bezproblémový přechod z Gmailu.
Kroky, které je třeba provést před konfigurací Zoho Mail
Před přizpůsobením pošty Zoho se ujistěte, že jste správně namapovali vlastní doménu na záznam MX a nakonfigurovali parametry SPF/DKIM tak, aby zabránit e-mailovému spoofingu. Přečtěte si našeho průvodce migraci z Gmailu na poštu Zoho s vaší vlastní doménou a dokončit proces.
Když přejdete na jinou e-mailovou službu, poskytovatelé bankovnictví, kreditní karty, fakturace, pojištění a další poskytovatelé služeb by měli znát vaši aktuální e-mailovou adresu pro účely komunikace.
Migrace je pomalý proces, ale z dlouhodobého hlediska budete moci konsolidovat důležité e-maily na jednom místě. To je také dobré zvážit nastavení automatického přeposílání v Gmailu, jen abyste zachytili všechny služby, které jste zmeškali.
Psaní e-mailů v Zoho Mail
Zoho mail vám nabízí komplexní sadu nástrojů pro psaní e-mailů. Klikněte na Nová pošta tlačítko v levém podokně otevřete Skladatel. Ve výchozím nastavení se okno skladatele otevře na nové kartě (Nastavení > Vytvořit > Otevřít Vytvořit v), ale můžete použít inline (replikuje funkci Gmail) nebo nové okno.
Stejně jako Gmail má Zoho bohaté možnosti formátování pro formátování vaší e-mailové zprávy. Je zde možnost vkládat tabulky (které Gmail postrádá) s konfigurovatelnou šířkou a možností ohraničení. Můžete dokonce připojit e-maily k odchozím e-mailům (jako EML) pomocí drag-and-drop a odkazovat na starší zprávy, aniž byste je přepisovali.
Chcete-li upravit předvolby skladatele, přejděte na Nastavení > Napsat a zobrazit celou sadu možností. Můžete změnit preferovaný směr textu, přizpůsobit písma, automaticky přidat příjemce do kontaktů a zkontrolovat, zda ve zprávě nejsou pravopisné chyby.
Přidejte velké přílohy k e-mailům v Zoho Mail
Gmail umožňuje přílohy s maximální velikostí souboru až 25 MB. Pomocí pošty Zoho můžete odesílat velké soubory vašim příjemcům prostřednictvím e-mailů. Velikost přílohy závisí na plánu předplatného. Pohybuje se od 250 MB s tarifem Mail Lite po 1 GB s Mail Premium.
Mail převede tyto přílohy na odkazy a odešle je příjemcům. Chcete-li odeslat stejný soubor různým příjemcům, vyberte soubor z Moje příloha > Obrovské přílohy a pošlete to znovu. Pro každou přílohu můžete nastavit přístupová oprávnění.
Omezený přístup je vhodný pro posílání příloh jiným uživatelům Zoho nebo uživatelům s propojenými účty. Díky veřejnému přístupu můžete posílat velké soubory komukoli pomocí zabezpečeného a jedinečného odkazu. Ve výchozím nastavení mají všechny přílohy Omezený přístup. Kliknutím na tuto možnost ji provedete Veřejnost a vygenerujte odkaz na přílohu.
Jak naplánovat e-mail v Zoho Mail
Zoho mail Možnost „Odeslat později“ vám umožňuje nastavit vlastní plán (datum/čas) pro váš e-mail. I když je tato funkce zabudována také do Gmailu, Zoho má možnost nastavit opakující se e-maily v pravidelných intervalech.
Vytvořte svůj e-mail jako obvykle a klikněte Odeslat později. Vybrat Karta Plán a vyberte datum a čas.
Chcete-li nastavit opakující se e-mail, opakujte výše uvedený postup a klikněte na Opakující se karta. Vyberte frekvenci (denně nebo týdně, datum ukončení a časové pásmo, pokud existuje. Jsou užitečné, když chcete svým klientům posílat upomínky týkající se faktur.
Jak odložit e-maily v Zoho Mail
Budou zde některé důležité e-maily, na které nemůžete odpovědět okamžitě, ale budete muset odpovědět později. Funkce odložení v poště Zoho ukládá váš e-mail do samostatné složky „Odložené“ a po zadaném časovém intervalu vrátí vaši zprávu zpět do původní složky.
Vyberte e-mail, který chcete odložit, a klikněte na Podřimovat ikonu v horním menu. Vyberte dobu trvání nebo vyberte vlastní datum a čas. Vybraný e-mail se přesune z původního do Odloženo složka.
Čtení e-mailů v Zoho Mail
Občas můžete chtít vidět e-mail od odesílatele, kterého jste obdrželi před několika dny nebo týdny. Namísto procházení seznamu e-mailů může pošta Zoho uvádět e-maily od konkrétního odesílatele nebo předmětu.
Klikněte pravým tlačítkem na e-mailovou zprávu a vyberte Uveďte e-maily od tohoto odesílatele nebo Seznam e-mailů s tímto předmětem. Dokonce si můžete přizpůsobit pole svého e-mailového seznamu, jako je vlajka, příloha, počet komentářů, velikost a další.
Přizpůsobte možnosti rozvržení a zobrazení v Zoho Mail
Ve výchozím nastavení jsou e-maily uvedeny v zobrazení „Klasické“. Chcete-li toto chování přizpůsobit, klepněte na Změnit zobrazení ikonu a vyberte zobrazení „Kompaktní nebo Super Kompaktní“. V každém zobrazení se zmenšuje dostatečná mezera mezi e-maily a uvádí více e-mailů.
Když vyberete jakýkoli e-mail, otevře se v Vertikální náhled režimu ve výchozím nastavení. Jít do Nastavení > Možnosti zobrazení pošty a vybrat si Horizontální náhled zobrazíte svůj e-mail pod seznamem e-mailů. Nebo si vyberte Nová karta zobrazíte je na nové kartě.
Nabízí Zoho Mail zobrazení konverzace?
Když v Gmailu lidé odpoví na e-mail, seskupí odpovědi v zobrazení konverzace s nejnovější zprávou dole.
Pošta Zoho naskládá celou konverzaci do stromového zobrazení s podrobnostmi o odesílateli, časovou osou, složkami, přílohami a dalšími věcmi, aniž byste e-mail museli otevřít. Kromě toho můžete vlákno konverzace třídit (Nastavení > Konverzace) s nejnovější nebo nejstarší poštou nahoře.
Zobrazení a správa příloh v Zoho Mail
Jednou z největších nevýhod Gmailu je absence řídicího panelu pro zobrazení/správu příloh. Zatímco můžeš najít zprávy s přílohami pomocí vyhledávacích operátorů Gmailu, chce to trochu cviku. Pošta Zoho nabízí centralizovaný řídicí panel pro zobrazení příloh (buď odeslaných vám nebo přidaných do jiných aplikací Zoho) na jednom místě.
Klikněte na Prohlížeč příloh Ikona pro zobrazení souborů úhledně seřazených podle typů souborů. Vyberte libovolnou miniaturu a zobrazte ji nebo proveďte rychlé akce s přílohami. Klikněte Otevřete Propojený e-mail Chcete-li otevřít e-mail spojený s přílohou, připojte a odešlete nový e-mail nebo jej přidejte do poznámky či úkolu.
Sledování důležitých e-mailů v Zoho Mail
Často potřebujeme navázat na e-mail bez ohledu na odpověď. Zoho Mail má vestavěnou možnost přidat připomenutí do vašich e-mailů. Navrhněte svůj e-mail a klikněte na Ikona hodin.
Můžete nastavit konkrétní čas, kdy vám má být e-mail připomenut, ať už dostanete odpověď nebo ne. Nebo nastavte datum uzávěrky, a pokud na e-mail nikdo neodpoví, budete o tom informováni, jakmile lhůta vyprší. Zoho mail vám může připomenout e-mail prostřednictvím oznámení nebo e-mailu.
Stejně tak si můžete nastavit připomenutí příchozích emailů. Vyberte e-mail, do kterého chcete připomenutí přidat, a klikněte Další možnosti > Připomenutí. Vyberte preferovanou možnost a pokračujte. Vydejte se Nastavení > Předvolba pro přizpůsobení možnosti budíku podle požadovaného načasování.
Uspořádejte e-maily v Zoho Mail
Filtry v poště Zoho vám pomohou automaticky uspořádat příchozí/odchozí e-maily. Stejně jako v Gmailu můžete nastavit podmínky a za těchto podmínek podniknout kroky. Ale v Zoho můžete použít operátor AND/OR k definování, zda je třeba vzít v úvahu některé nebo všechny podmínky.
Chcete-li začít, přejděte na Nastavení > Filtry a vytvořte nový filtr. Nyní nastavte typ podmínky (kombinace podmínek v AND/OR), podmínky (Od, Předmět, Komu, Kopie, Skrytá kopie, Typ přílohy) a akce (Přesunout do složky, Označit jako, Předat e-mail do, Smazat e-mail).
V Gmailu používáme k uspořádání zpráv „štítky“. V Zoho můžete vytvořit více složek na různých úrovních pro organizaci nebo správu e-mailů. Klikněte na znaménko (+) vedle Složky vytvořte složku a vyberte její umístění. Kromě toho můžete vytvářet značky (Vyberte e-mail > Označit jako) dále je organizovat podle projektu, konkrétního týmu, klientů a podobně.
Integrace Zoho Mail se službami třetích stran
Zoho mail má vynikající integraci s externími a interními aplikacemi pro doplnění vašeho pracovního postupu. Interní jsou aplikace Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM) a ty externí se integrují s poštou prostřednictvím API poskytovaného aplikacemi třetích stran. Chcete-li zjistit, které integrace jsou k dispozici, přejděte na Nastavení > Integrace.
Klikněte Přejděte na Marketplace a vyberte si své oblíbené aplikace. Některé populární jsou Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting a Integrately. Přejděte na stránku rozšíření a aktivujte jej. Poté se vraťte do sekce Integrace a přepněte Umožnit knoflík.
Nyní, když je Zoho Mail nakonfigurován, zkuste překonat svou závislost na e-mailu
Zoho Mail je skvělá alternativa k Gmailu. Stránka Nastavení pošty je nemotorná/obtížná na navigaci a chvíli trvá, než si na ni zvyknete, ale pokud jste postupovali podle postupu, můžete poštu Zoho začít používat během chvilky.
Jedním z běžných trendů, který dnes lidé pozorují, je kontrola e-mailů každých pár minut. Ačkoli se tento návyk na obsedantní kontrolu schránky zdá neškodný, může negativně ovlivnit vaši pohodu a produktivitu. Chcete-li se dozvědět více, přečtěte si našeho průvodce, kde najdete způsoby, jak překonat závislost na e-mailu.
