Hromadná korespondence je snadný způsob, jak vytvářet dokumenty pro několik lidí najednou, od e-mailů a formulářů po dopisy a obálky. Vše, co potřebujete, jsou relevantní data a software, jako jsou Dokumenty Google s nástroji pro slučování pošty.
Zatímco budete organizovat informace o příjemcích, prozkoumejte nejlepší doplňky Dokumentů Google, které proces hromadné korespondence mnohem usnadňují.
1. Sloučení emailů
Prvním doplňkem, který můžete vyzkoušet v Dokumentech Google, je Hromadná korespondence od Quicklution. Nabízí bezplatnou zkušební verzi 20 sloučení a další bezplatný týden na ochutnání neomezené verze. Pokud jej chcete nadále používat, platíte roční nebo doživotní poplatek.
Získáte jednoduchou, ale užitečnou řadu nástrojů. Ať jste na jakémkoli dokumentu, aktivujte hromadnou korespondenci a aplikace vám umožní otevřít existující tabulku dat z Tabulek Google nebo Disku. Můžete také vytvořit nový pomocí Tabulek. Ať už si vyberete cokoli, můžete upravit nastavení hromadné korespondence, včetně:
- Pole, které chcete vyplnit – jméno, e-mail, kopie nebo jiné.
- List, ze kterého čerpáte informace.
- Komu dokument posíláte.
- Jakékoli přílohy, které chcete přidat.
- Kdy naplánovat e-mail.
Je toho mnohem víc na hraní. Až budete se svým nastavením spokojeni, stiskněte Spojit a aplikace se postará o zbytek. To se zas tak moc neliší od pomocí hromadné korespondence ve Wordu.
Stažení:Sloučení emailů (Vyžaduje se předplatné, k dispozici je bezplatná zkušební verze)
2. Avery hromadné korespondence
Quicklution také nabízí Avery Mail Merge speciálně pro vytváření štítků. Kombinace těchto dvou doplňků může zefektivnit váš pracovní postup. Jejich procesy jsou téměř úplně stejné, kromě toho, že Avery Mail Merge vám jako zdroj dat umožňuje použít pouze již existující tabulku a máte méně možností přizpůsobení.
Kromě toho stačí vybrat tabulku, pole, která slučujete, a kliknout Sloučit štítky. Získáte dokonale vyrovnané štítky připravené k tisku a nalepení na obálky nebo balíčky.
Stažení:Avery Label Merge (Vyžaduje se předplatné, k dispozici je bezplatná zkušební verze)
3. Dokumentové studio
Dalším nástrojem Dokumentů Google, který je třeba mít na paměti při slučování pošty, je Document Studio. Je multifunkční a má lehkou křivku učení, ale jakmile se s ním seznámíte, je velmi praktický.
Spusťte doplněk a vytvořte nový pracovní postup, který se v případě potřeby automaticky zpracuje. Po pojmenování pracovního postupu, výběru Tabulky Google jako zdroje dat a nastavení podmínek spouštění vyberte úlohu, kterou chcete provést.
Mezi několika možnostmi máte Poslat e-mailem a Vytvořit soubor. V závislosti na tom, co si vyberete, vás Document Studio provede dalšími kroky, které přizpůsobí vaše e-maily nebo soubory, stejně jako samotný pracovní postup.
Můžete například nastavit, jak často se má proces spouštět a zda má přeskočit skryté a filtrované řádky tabulky. To jsou jen některé z funkcí, na které se můžete těšit.
Stažení:Dokumentové studio (Zdarma, k dispozici předplatné)
4. Sloučení dokumentů Publigo
Schopnost rychle generovat spoustu personalizovaných dokumentů vám může ušetřit čas a stres. Využívejte tedy aplikace jako Publigo na maximum, zejména v komplikovaných situacích, jako je pokus pracovat produktivně se vzdáleným týmem napříč časovými pásmy.
Tento doplněk dokáže sloučit data do souborů ve formátu Docs, PDF a Word. Můžete ale také naplánovat kampaň, kterou Publigo automaticky spustí v určený čas nebo když příjemce odešle formulář.
V této souvislosti můžete použít Tabulky a formuláře Google k vytváření dokumentů s řadou dat, od informací v tabulkách až po otázky nebo odpovědi v dotazníku. Aplikace a její procesy nabízejí také mnoho možností přizpůsobení. Kromě plánování můžete nastavit e-mailová upozornění, sdílení souborů, pravidla sloučení a další.
Stažení:Sloučení dokumentů Publigo (Zdarma, k dispozici předplatné)
5. Hromadná korespondence
Pokud chcete pouze posílat e-maily hromadně, Mergo Mail Merge stojí za prozkoumání. Když máte dokument připravený k použití, můžete pomocí tohoto doplňku nahrát seznam příjemců jako tabulku Google, tabulku Excel nebo soubor CSV. Můžete je také zadat ručně.
Skvělým bonusem je funkce sledování Mergo. Může vám sdělit, kdy příjemci otevřou váš e-mail, kliknou na něj, odpoví nebo se z něj vrátí. Existují také různé způsoby, jak upravit sloučený e-mail. Můžete například upravit, co se objeví v Odesílatel a Odpovědět oblasti a také přidejte odkaz pro odhlášení se zprávou dle vlastního výběru.
Stažení:Hromadná korespondence (Zdarma, k dispozici předplatné)
6. Vytvářejte a tiskněte štítky
Jak již bylo zmíněno, nástroje hromadné korespondence jsou užitečné nejen pro e-maily a dopisy. Pokud máte rádi specializovaného štítkovače, vyzkoušejte doplněk Create & Print Labels.
Jeho účel je jednoduchý: importujte tabulku Google s vašimi daty a vložte informace do štítků dle vašeho výběru, které si pak můžete vytisknout nebo použít, jak chcete.
V nabídce je několik šablon štítků pro cokoli od balíků po pohlednice – skvělý doplněk ke standardu Šablony Dokumentů Google pro snadné vytváření dokumentů. Při použití Vytvořit a vytisknout štítky je k dispozici mřížka, která vám ukáže, jak budou štítky vypadat. Můžete upravit jejich rozvržení, písmo, text a další.
Stažení:Vytvářejte a tiskněte štítky (Vyžaduje se předplatné, k dispozici je bezplatná zkušební verze)
7. Foxy štítky
Poslední aplikace pro Dokumenty Google, kterou byste měli mít na paměti, vám také pomůže navrhnout dokonalé štítky pro každého příležitosti, ať už posíláte více dopisů nebo pro každý vytváříte personalizovanou vizitku vaši klienti.
Vše, co děláte na Foxy Labels, je vybrat si šablonu, kterou potřebujete, a zdroj dat z Google Sheets. Poté klikněte Vytvářejte štítky a máte hotovo. Můžete zapínat a vypínat rukojeť a také navrhovat své štítky individuálně. Ať tak či onak, můžete si dokument přizpůsobit, jak chcete.
Stažení:Foxy štítky (K dispozici zdarma, prémiová verze)
Ponořte se do doplňků Dokumentů Google
Díky vstřícnému duchu Google můžete Dokumenty přeměnit na svou ideální pracovní stanici. Pokud jde o vytváření e-mailů nebo štítků pro spoustu lidí, nabízí se doplňky hromadné korespondence. Musíte se jen rozhodnout, jak jednoduché nebo složité chcete, aby vaše nástroje byly.
Udělejte si však čas a prozkoumejte skutečnou škálu aplikací Dokumentů Google. Narazíte na skvosty, které by mohly být přesně tím, co potřebujete pro profesionální dokumenty, prezentace nebo skupinové projekty.