Evernote je ideální nástroj pro vytváření a správu poznámek ze schůzek. Existují tři základní prvky úspěšného setkání. Příprava na schůzku, pořizování organizovaných poznámek a následná schůzka jsou předpoklady dobré schůzky. Díky funkcím Evernote je provádění všech tří hračkou.
Vytvořte poznámku o schůzce v Evernote
Evernote vám to umožňuje připojte Kalendář Google ke svému účtu. V zobrazení Domů v aplikaci jsou vaše nadcházející schůzky viditelné na první pohled.
Poznámka: Připojení kalendáře vyžaduje předplatné Personal, Professional nebo Teams.
Chcete-li vytvořit novou poznámku o schůzce, začněte událostí schůzky ve svém kalendáři. Poté na domovské stránce Evernote klikněte na ikonu vedle události schůzky ve widgetu kalendáře. Nakonec klikněte Vytvořte poznámku k události.
Evernote vytvoří propojenou poznámku, ke které máte přístup jedním kliknutím. Poznámka obsahuje odkaz na událost v kalendáři Google se všemi podrobnostmi o schůzce. Nová poznámka je předem naformátována s ideální strukturou pro poznámky z jednání. Jsou zde sekce pro zaznamenávání úkolů pro pozdější sledování a sekce pro zapisování poznámek.
Evernote má funkci, která propojí veškerý relevantní podpůrný materiál s poznámkou o schůzce. Váš referenční materiál není nikdy vzdálen více než jedním kliknutím. Čas je totiž příliš cenný na to, abyste jej plýtvali hledáním souborů a dokumentů, když jste na schůzce.
Kliknutím nebo klepnutím na událost schůzky ve widgetu kalendáře propojíte soubor nebo dokument. Vybrat Odkaz na poznámky. Vyberte poznámky, které jsou pro vaši schůzku relevantní.
Nyní budete mít to, co potřebujete, aniž byste během schůzky ztráceli drahocenný čas.
Nastavte připomenutí pro oznámení o schůzce
Zmeškali jste někdy schůzku, protože jste potřebovali připomenutí? Řešením je implementace připomenutí v Nastavení kalendáře.
Nastavení kalendáře vám umožňuje určit typ upozornění, která budete dostávat. Můžete například obdržet připomenutí před zahájením schůzky, při jejím zahájení nebo po jejím skončení. Evernote vám navíc může připomenout, abyste si dělali poznámky nebo si poznámky prohlíželi.
Chcete-li nastavit připomenutí, klikněte na událost kalendáře. Dále vyberte Více tlačítko možností (tři tečky) v pravém horním rohu widgetu kalendáře. Poté vyberte Nastavení kalendáře... (tři tečky).
Můžete upravit nastavení pro dvě možnosti: Připomeňte mi, abych si dělal poznámky nebo Připomenout mi otevřít poznámky. První je pro události, které nemají propojenou poznámku. Druhá možnost je pro události, které již mají propojenou poznámku.
Pište si poznámky k organizovaným schůzkám v Evernote
Předformátovaná poznámka ze schůzky je ideální pro zachycení důležitých informací během schůzky. Jsou zde sekce pro zachycení úkolů a nestrukturované poznámky.
Funkce úkolu v Evernote objasňuje tři klíčové prvky pro úspěch schůzky. Záleží na zodpovězení tří otázek: "Kdo co do kdy udělá?"
- Jaké jsou akceschopné úkoly?
- Kdo bude plnit úkoly?
- Kdy je termín dokončení úkolů?
Evernote zjednodušuje správu úkolů tím, že vám umožňuje zachytit úkoly v reálném čase. Pokud se budete řídit našimi tipy průvodce výběrem online správy úkolůr, Evernote se kvalifikuje jako aplikace pro nejvyšší produktivitu. Můžete také přidat termín dokončení a přiřadit úkol sobě nebo členovi týmu. Na konci schůzky máte uspořádaný seznam úkolů s otázkami kdo, co a kdy.
Sekce Poznámky je místem pro zaznamenání důležitých informací, konkrétních pokynů nebo nápadů ze schůzky. Jejich zapsáním zajistíte, že neztratíte klíčové výsledky schůzky.
Evernote usnadňuje sledování schůzek
Úspěšné schůzky zahrnují následné akce s termíny. Díky Evernote je plánování po schůzce bezbolestné.
Po schůzce použijte Úkoly k akci
Organizované poznámky ze schůzek usnadňují a usnadňují další kroky. Vaše přidělené úkoly jsou v poznámce a čekají na vaši akci. Pokud řídíte tým, máte jedinou referenci pro úkoly přidělené ostatním.
Nikdo se nechce objevit na schůzce, aby si uvědomil, že ty zásadní věci zůstaly nevyřízené kvůli nedostatku komunikace. Dobře organizované poznámky ze schůzek vytvářejí jasnost, shodu a odpovědnost jednotlivců, týmu nebo organizace. Díky funkcím Evernote je ideální aplikace pro prioritizaci a správu úkolů.
Zlepšete komunikaci se svým týmem sdílením poznámek ze schůzek
Poznámku můžete sdílet s těmi, kteří se schůzky zúčastnili.
V pravém horním rohu poznámky o schůzce klikněte na Podíl. Otevře se dialogové okno sdílení se třemi možnostmi sdílení poznámky. Tyto možnosti umožňují někomu umožnit jejich zobrazení v Evernote, zobrazení prostřednictvím veřejného odkazu ve webovém prohlížeči nebo jako kopie v e-mailu.
- Pozvěte někoho. Tuto funkci použijte ke sdílení s jiným uživatelem Evernote. Do pole Pozvat někoho zadejte jednu nebo více e-mailových adres, nastavte úroveň oprávnění a klikněte Poslat pozvánku.
- Odkaz ke sdílení. Tuto funkci použijte ke sdílení poznámky s uživatelem mimo Evernote. Každá poznámka má jedinečnou adresu URL, kterou můžete zkopírovat a vložit a sdílet s kýmkoli, i když tato osoba není uživatelem Evernote. Přepnout Odkaz ke sdílení to povolit. Poté zkopírujte odkaz a sdílejte jej s kýmkoli.
- Kopii e-mailem. Kopii poznámky můžete odeslat e-mailem s obsahem poznámky v těle e-mailu. Klikněte Kopii e-mailema poté přidejte jednu nebo více e-mailových adres. Klepněte na Odeslat.
Sdílením poznámek ze schůzky zůstanou všichni na stejné stránce. Na další schůzce je ke každému výstupu jasný záznam. Každá osoba zná své povinnosti s datem splatnosti. Díky přehlednosti je provádění efektivnější.
Evernote je skvělé řešení pro správu poznámek ze schůzek
Evernote je multiplatformní aplikace. Funguje na Mac, Windows, Linux a webový prohlížeč. Funkce a výhody Evernote mohou týmu pomoci odstranit tření, zachytit všechny detaily a zefektivnit schůzky.
