Tabulky Google poskytují mnoho funkcí, které poskytuje většina prémiových tabulkových nástrojů, ale zdarma. Jednou z těchto funkcí je možnost zobrazit, upravit a odstranit historii verzí.
Kvůli snadnému používání, které Tabulky Google poskytují, přechází více lidí na přijetí sady aplikací Office od společnosti Google než na software, jako je Excel. Někdy se však funkce mohou trochu lišit od toho, na co jsou uživatelé zvyklí. Tato příručka se bude zabývat historií verzí Tabulek Google a vším, co umí.
Proč používat historii verzí?
Když více zaměstnanců řeší stejnou tabulku, musí dojít k chybám v důsledku špatné komunikace mezi zaměstnanci. Tyto chyby by mohly způsobit narušení citlivých tabulek, které obsahují finanční informace. Když k tomu dojde, je velmi výhodné mít zálohy, ke kterým se můžete vrátit.
Možná jste také udělali chyby ve své práci, ale nejste schopni přesně určit, co se pokazilo. Možnost otevřít předchozí verzi tabulky může být absolutní záchranou. To může být kritické, pokud jste a samostatný podnikatel používající Tabulky Google.
Co je historie verzí Tabulek Google?
Google přidal funkci, která ukládá všechny změny provedené v dokumentu. I změna malá jako čárka je zdokumentována a tato funkce je dostupná u většiny služeb sady aplikací Google.
Tak jako Google dokumenty a Tabulky Google jsou cloudové služby, zálohy se provádějí téměř okamžitě a lze k nim kdykoli přistupovat, pokud máte připojení k internetu.
Tyto změny může zobrazit pouze vlastník tabulky a lidé, kterým vlastník udělí přístup k úpravám. Lidé s přístupem pouze k zobrazení tabulky nemohou zobrazit historii verzí ani v ní provádět změny. Jedná se především o funkci ochrany osobních údajů.
Funkce historie verzí v Tabulkách Google odstraňuje potřebu vytvářet více kopií stejné tabulky na místním hardwaru. Můžete jednoduše přistupovat k historii verzí a najít konkrétní verzi, kterou hledáte.
Jak zobrazit a upravit historii verzí v Tabulkách Google
Před zobrazením nebo úpravou historie verzí se ujistěte, že jste provedli dostatek změn, aby mohly Tabulky Google vytvořit protokol těchto změn. Nebudete moci zobrazit historii verzí v nové tabulce. Než začneme, načtěte si tabulku.
Zde jsou kroky, které musíte provést, abyste mohli zkontrolovat historii verzí v Tabulkách Google
- Navigovat do Soubor v liště nabídek.
- Vybrat Historie verzí. Tím se otevře další podnabídka.
- Tam klikněte na Zobrazit historii verzí. Tím se na pravé straně obrazovky zobrazí postranní panel se seznamem obsahujícím všechny verze tabulky.
- Klikněte na tři tečky vedle názvu verze.
- Pro starší verze klikněte na Obnovte tuto verzi, a Tabulky Google znovu načtou stránku se starší verzí tabulky.
V aktuální verzi tabulky můžete změnit název tabulky nebo si můžete vytvořit její kopii. Když kliknete na ikonu tří teček na jakékoli jiné verzi, než je aktuální, získáte také možnost ji obnovit.
Jak pojmenovat důležité verze Tabulek Google
Vidět data jako názvy souborů může být extrémně rušivé a může být rychle matoucí, zvláště pokud se na listu denně provádí více změn. Namísto dat je mnohem užitečnější, když můžete list pojmenovat podle provedených změn.
Řekněme, že existuje list, který obsahuje všechny změny a nejaktuálnější verzi. Bylo by lepší to pojmenovat „Konečná“ než „14. června, 9:38“, že?
Pojmenování důležitých verzí tabulek pro vás může být velmi prospěšné později, když potřebujete najít konkrétní verzi mezi záplavou úprav. Zde je postup, jak pojmenovat aktuální verzi:
- Klikněte na Soubor v horní liště.
- Vybrat Historie verzí.
- Klikněte na Název aktuální verze.
Otevře se nové okno uprostřed obrazovky, které vám umožní nastavit název. Po dokončení klikněte na Uložit.
Pokud chcete přejmenovat starší verzi, postupujte stejně jako dříve, ale místo volby Pojmenovat aktuální verzi klikněte na Zobrazit historii verzí. Zobrazí se seznam změn provedených v tabulce. Zde klikněte na název verze, kterou chcete přejmenovat, a zadejte název. lis Vstupte pro uložení změn, jakmile budete hotovi.
Jak odstranit historii verzí v Tabulkách Google
V současnosti neexistuje způsob, jak smazat konkrétní verzi z historie verzí Tabulek Google. Můžete však začít znovu vytvořením kopie tabulky. Tím se vymažou všechny změny v historii verzí. Bude uložena a zkopírována pouze nejnovější verze.
Kroky k tomu jsou jednoduché, klikněte na Soubor v horní liště. Zobrazí se rozbalovací nabídka. Zde klikněte na Udělat kopii.
Budete vyzváni k zadání názvu nové tabulky. Po přidání názvu vyberte umístění tabulky a vyberte, zda chcete, aby byla tabulka sdílena se stejnými lidmi, se kterými byla sdílena dříve. Můžete si také vybrat, zda chcete komentáře zkopírovat. Jakmile si vyberete požadované možnosti, klikněte na zelenou Vytvořte tlačítko pro kopírování.
Co byste měli vědět o historii verzí v Tabulkách Google
Zde je několik věcí, které byste měli vědět o historii verzí v Tabulkách Google:
- Historie verzí se může vrátit o nekonečnou hodnotu. Tabulky však optimalizují prostor na Disku Google sloučením starších verzí. Pokud je úložiště téměř plné, může také odstranit některé dřívější změny.
- Pokud nevidíte historii verzí, je to pravděpodobně proto, že nemáte požadovaná oprávnění nebo jste dokonce zcela zablokováni. Budete muset požádat vlastníka tabulky, aby změnil vaše oprávnění na „může upravovat“, nikoli „může prohlížet“.
- K historii verzí má přístup osoba, která vlastní soubor na svém účtu. Pokud používáte funkce sdílení v Tabulkách Google, pak pouze lidé, kteří mohou vidět historii verzí, jsou jednotlivci s oprávněními vlastníka nebo editora.
Zvládnutí Tabulek Google
Zobrazení a úprava historie verzí je jen malá část prostředí pro spolupráci v Tabulkách Google. Nyní, když jste to zvládli, budete se muset neustále učit, aby váš tým mohl v této výkonné webové aplikaci pracovat na plný výkon.
