Snadná spolupráce je ve věku práce na dálku nanejvýš důležitá. Naštěstí má Google mnoho možností sdílení, které umožňují více uživatelům pracovat na stejném projektu. Vědět, kdo a kdy provedl změny v souboru, může být zásadní pro efektivní správu tabulek.

Naštěstí mají Tabulky Google dvě funkce, které vám umožňují sledovat změny provedené ve vašich tabulkách. Prvním jsou oznámení z Tabulek Google, druhým pak historie verzí. V tomto článku podrobně popíšeme tyto základní funkce, ukážeme, jak je můžete aktivovat, a pokryjeme, proč by mohly být pro vaše tabulky životně důležité.

Proč používat e-mailová upozornění v Tabulkách Google?

Při práci na velkém listu, kde více zaměstnanců provádí změny v tabulce, může být náročné vědět, jaké změny provedli jednotliví spolupracovníci. Je mnohem lepší vědět, kdo provedl konkrétní změnu, zejména pro vedoucí projektů.

Pomocí historie verzí můžeme zkontrolovat, kdo změnu provedl. Prohledávání historie verzí však může být únavné, pokud existuje mnoho instancí. Místo toho můžete použít oznámení z Tabulek Google. Tímto způsobem vás Tabulky upozorní e-mailem (y).

instagram viewer

Pokud jste na cestách, měli byste se ujistit, že vaše mobilní e-mailová upozornění fungují, aby vám nic neuniklo.

Jak povolit e-mailová upozornění v Tabulkách Google

Zapnutí e-mailových upozornění trvá jen několik minut a jakmile to uděláte, zůstane aktivní, dokud neprovedete další změny v nastavení. Chcete-li zapnout oznámení, postupujte takto:

  1. Otevřete tabulku, ve které chcete povolit e-mailová upozornění.
  2. lis Nástroje v horní části tabulky. Zobrazí se rozbalovací nabídka.
  3. lis Pravidla oznamování, který otevře nové okno uprostřed obrazovky.
  4. Zde můžete nastavit pravidla. Pokud zvolíte možnost z první části, musíte vybrat, kdy chcete dostávat oznámení. Buď si vyberte: Provedou se jakékoli změnynebo Uživatel odešle formulář.
  5. Ve druhé části si můžete vybrat E-mail – denní přehled nebo E-mail – ihned.
  6. lis Uložit když zvolíte preferovaná nastavení,

Každé z nastavení popíšeme podrobněji o něco níže v článku.

Jak přidat a odstranit pravidla oznámení v Tabulkách Google

Pokud chcete přidat další pravidla, upravit stávající nebo je odstranit, přejděte na stránku Nastavit možnost pravidel oznámení kliknutím na Nástroje a Pravidla oznamování.

Pokud již máte existující pravidlo oznamování, zobrazí se v seznamu. Můžete kliknout na Vymazat nebo Upravit, nebo stiskněte Přidejte další pravidlo oznámení k vytvoření nového. Jakmile provedete změny, klikněte Hotovo abych je zachránil.

Pochopení možností v pravidlech oznámení

V pravidlech oznamování jsou dvě sekce: první je Upozornit mě na a druhá Upozornit mě pomocí.

1. Upozorněte mě na [Váš email], když…

  • Jakékoli změny jsou provedeny: Když vyberete tuto možnost, budou všechny změny, které v tabulce provedete, zaprotokolovány a informovány o nich uživatel e-mailem, okamžitě nebo v denním přehledu.
  • Uživatel odešle formulář: Výběrem této možnosti budete upozorněni vždy, když někdo odešle formulář. Formuláře Google vám umožňují propojit formuláře s tabulkou. Může to být cokoli od průzkumu po formulář přihlášky na univerzitu.

2. Informujte mě pomocí…

  • E-mail – denní přehled: Kdykoli zvolíte tuto možnost, na konci dne nebo v pevně stanovený čas se zobrazí seznam uživatelských změn. Zvolíte-li tuto možnost, budete upozornění dostávat později, nikoli ihned po jejich provedení. To je výhodné pro jednotlivce, kteří nechtějí být okamžitě informováni o změnách. Je také ideální pro ty, kteří pracují pro velkou společnost, kde se tabulka, na které pracují, neustále mění, aby se zabránilo zaplňování vaší doručené pošty oznámeními. Ujistěte se, že jste nastavili čas příjezdu mimo váš doba blokování e-mailů, pokud nějaký máte.
  • E-mail – ihned: Když zvolíte tuto možnost, obdržíte e-mail, kdykoli dojde ke změně jejich tabulky. To je ideální pro lidi, kteří pracují s citlivými informacemi a chtějí dostat e-mail, pokud se něco změní.

Toto nastavení bychom nedoporučovali používat pro list s více než dvěma nebo třemi spolupracovníky, abyste nebyli bombardováni neustálými upozorněními. Pokud potřebujete použít tuto metodu, může to být dobrý nápad nastavit složku Gmail pro příjem všech oznámení.

Proč používat historii verzí Tabulek Google?

Funkci Historie verzí Tabulek Google můžete použít, pokud nechcete dostávat upozornění e-mailem, ale chcete sledovat změny provedené v tabulce. Tabulky Google dokonce uloží malé změny, pokud k nim dojde dostatečně daleko od sebe, takže se nemusíte bát, že byste o nějaké důležité změny přišli.

Vlastník tabulky a uživatelé s přístupem k úpravě tabulky jsou jediní, kdo může zobrazit historii verzí tabulky v Tabulkách Google.

Protože jsou změny v cloudu, můžete přistupovat k historii verzí a najít přesnou verzi, kterou hledáte. To je perfektní, pokud jeden z členů vašeho týmu (nebo vy) udělal chybu a potřebuje se vrátit ke starší verzi. Změny můžete také pojmenovat, abyste věděli, jakou verzi chcete.

Jak zobrazit historii verzí v Tabulkách Google

Mít přístup Historie verzí Tabulek Google, zajistěte, aby bylo na listu provedeno dostatečné množství změn, než budou moci Tabulky vytvořit protokol změn. Zde jsou kroky, které musíte provést, abyste získali přístup k historii verzí:

  1. Klikněte na Soubor v horní liště. Zobrazí se rozbalovací nabídka.
  2. Tam klikněte na Historie verzí.
  3. V nabídce klikněte na Zobrazit historii verzí. Případně můžete použít Ctrl + Alt + Shift + H.

Na pravé straně obrazovky se otevře postranní panel. Zde můžete kliknout na tři svislé tečky vedle starších verzí a kliknout na Obnovte tuto verzi. Můžete také kliknout na Pojmenujte tuto verzi pojmenovat konkrétní uložení. Pokud chcete vytvořit novou instanci tabulky, klikněte na Udělat kopii.

Když vytvoříte novou kopii tabulky, začne znovu a bude mít novou historii verzí. Pokud stále chcete sledovat změny v nové tabulce, možná budete chtít odstranit starší, abyste předešli zmatkům v budoucnu.

Rozdíly mezi e-mailovými upozorněními a historií verzí

Oznámení Tabulek Google vám umožňuje dostávat e-maily, kdykoli uživatel změní tabulku. Při použití Historie verzí jsou změny pouze protokolovány a nejsou uživateli aktivně oznamovány.

Špička ledovce

Ve většině případů je dobré používat obě tyto funkce pro důležité tabulky. I když jsou dvě funkce popsané v tomto článku skvělé pro spolupráci, jsou jen malou částí všech nástrojů, které Tabulky Google nabízejí týmům pracujícím na tabulkách.

Je stále co učit, takže pokračujte ve čtení o všem, co tento výkonný program nabízí.