Začít znovu s novým softwarem pro řízení projektů je projekt sám o sobě. Každý z nich se od ostatních liší, takže kromě snahy zmapovat všechny své projekty můžete mít co do činění s křivkou učení. Může to být ohromující.

Jedno však mají všichni společné: plánování dopředu může pomoci k hladkému přechodu. Navíc se nastavíte tak, abyste udržovali čistý a konzistentní pracovní prostor. Čtěte dále a zjistěte, jaké kroky můžete podniknout, když začínáte s novým softwarem pro řízení projektů.

Rozhodování o tom, jak chcete používat software pro řízení projektů

Před nastavením softwaru potřebujete plán, jak jej chcete používat. Když budete vědět, kdo bude účet používat, a jaké typy projektových desek v něm najdete, pomůže vám to začít.

S kým budete pracovat?

Bude na účtu ještě někdo? Kdo jsou a jaké jsou jejich role? Úroveň ochrany osobních údajů a oprávnění, která můžete svému týmu nastavit, se bude lišit v závislosti na tom, které z nich používáte, a na úrovni, kterou odebíráte. Je tedy dobré si předem naplánovat, ještě než jednoho vyberete, kdo účet používá a k čemu mu chcete dát přístup.

instagram viewer

Například osobní verze Notion se velmi liší od tým účet, ale můžete spolupracovat pomocí kteréhokoli z nich. Ty osobní nabízejí stránky, které začínají soukromé a umožňují vám zvát hosty, zatímco tým účet odemkne pracovní prostory pro spolupráci, které vám umožní sdílet přímo s celou vaší organizací pryč.

V rámci vaší organizace budete také chtít zvážit, komu chcete udělit oprávnění správce. Kromě toho, pokud váš software umožňuje hostům, můžete určit, zda sdílení projektové desky s klienty, dodavateli nebo jinými osobami mimo vaše pracoviště je nutné či nikoli.

Jaké druhy projektových desek budete používat?

Ve svém softwaru pro správu projektů můžete udělat více než jen vytvářet jednoduché osnovy projektu. Můžete také:

  • Vytvořte nástěnky s žádostmi o projekty, kde můžete vy a vaši spolupracovníci delegovat různé úkoly nebo požádat o pomoc. ClickUp je vynikající software pro jeho vytvoření, ale můžete je vytvořit v jakémkoli softwaru pro řízení projektů.
  • Načrtněte probíhající pracovní postup od začátku do konce, abyste získali rychlý přehled o tom, v jakém kroku se projekty nacházejí.
  • Vytvořte otevřenou tabuli pro úkoly, kde se vy a vaši spolupracovníci můžete přiřazovat k dostupným úkolům.

Rozhodování o tom, jak organizovat software pro řízení projektů

Nyní, když víte, s kým pracujete a jaké typy projektových desek budete používat, musíte určit, jak chcete účet uspořádat.

Jak to uděláte, je opravdu otázkou preferencí, ale při rozhodování vám pomůže i počet lidí, se kterými budete pracovat. Existuje mnoho způsobů, jak můžete své projektové desky uspořádat, například:

  • Klient
  • Projekt
  • oddělení
  • tým

Můžete dokonce použít kombinaci výše uvedeného. Pokud však pracujete s velkou společností, uspořádání podle oddělení nebo týmů zjednoduší hledání projektů a úkolů pro každého.

Při organizování položek se chcete vyhnout přílišné komplikaci názvů vašich úkolů, projektů, nástěnek a složek. Vy a vaši spolupracovníci rychle najdete to, co potřebujete, pokud budete mít věci co nejjednodušší.

To platí zejména pro podsložky. Pokud nástroj, který používáte, nabízí podsložky, zeptejte se sami sebe, než nějakou vytvoříte, zda je opravdu potřeba, a pokud ano, určete optimální název, až jej budou ostatní hledat. Zahrnutí řady malých, prázdných nebo špatně označených složek způsobí pouze zmatek.

Představte si to téměř jako složky souborů ve vašem počítači. Chcete mít možnost najít to, co hledáte, na co nejméně kliknutí.

Přidávání úkolů do softwaru pro řízení projektů

Jakmile se rozhodnete, jak chcete své úkoly a projekty uspořádat, můžete je začít mapovat. Za prvé, je užitečné, když si uděláte seznam probíhajících projektů a rozdělíte je na akční položky. Můžete to udělat na papíře nebo v softwaru pro zpracování textu – podle toho, která metoda vám nejlépe vyhovuje.

Držení se aktuálních projektů pomůže zjednodušit proces. Vytvářejte nástěnky a úkoly pouze pro projekty, na kterých právě pracujete nebo které se chystají, a nezahrnujte zastaralé nebo zástupné informace.

Nezapomeňte pojmenovat své nástěnky projektu odpovídajícím způsobem a zahrnout do nich pouze související úkoly. Tato hierarchie vám pomůže rychleji najít podrobnosti a poskytne vám a vašim spolupracovníkům rychlý přehled o stavu projektu.

Pokud například vyvíjíte nové webové stránky pro produkt, vytvořili byste nástěnku projektu a nazvali ji něčím jako Webová stránka produktu. Poté byste jako úkoly uvedli všechny akční položky, které tvoří web. Takže věci jako výběr názvu domény, nastavení hostingu, návrh drátěných modelů a tak dále.

Pokud budete svůj systém pro přidávání projektů a úkolů udržovat konzistentní, je méně pravděpodobné, že budete muset trávit čas odstraňováním nepořádku nebo reorganizací.

Čeho se vyvarovat při nastavování softwaru pro správu projektů

Některé věci, kterým se chcete při nastavování nového softwaru pro řízení projektů vyhnout, jsou:

  • Dělat všechno najednou—začněte v malém se seznamem aktuálních projektů, abyste se vyhnuli zahlcení nebo zahlcení vašeho pracovního prostoru.
  • Využití každé funkce– zvláště pokud se jedná o placený účet, možná si myslíte, že chcete své peníze zhodnotit. Existuje však mnoho zvonků a píšťalek, které přicházejí se softwarem pro řízení projektů, které mohou pouze překážet. Předběžný průzkum produktu je jedním z nich způsoby, jak se vyhnout únavě funkcí.
  • Překomplikované projekty—Při mapování svých projektů použijte přístup „méně je více“. Například mnoho softwaru pro správu projektů nabízí méně viditelné dílčí úkoly, které můžete vnořit do větších. Může však být pro vás zdlouhavé vyjmenovat kroky v rámci úkolu a váš spolupracovník je odškrtávat.

Začněte se softwarem pro správu projektů

Začít s novým softwarem pro řízení projektů je méně zdrcující, pokud budete trochu plánovat dopředu a začnete v malém. Namísto vytváření pomocí zastaralých projektů nebo zástupných informací vytvářejte položky za pochodu a udržujte konzistentní systém pojmenování úkolů, projektů a složek.

Nezapomeňte, že je to jednoduché. Čím méně kliknutí potřebujete k nalezení toho, co potřebujete, tím lépe.