Okamžité zasílání zpráv na vzdálených pracovištích je tak integrováno do struktury komunikace, že je často těžké si vzpomenout, jaký byl život bez nich. Nástroje jako Slack se staly výchozími komunikačními platformami, které podporují spolupráci a týmovou produktivitu v dnešních vzdálených pracovních prostředích.

I když to může být pohodlné, stále musíte přijmout některé osvědčené postupy, abyste nenarušili svůj pracovní postup. Tento článek se bude zabývat některými základními pravidly pro rychlé zasílání zpráv pro efektivní komunikaci na vašem vzdáleném pracovišti.

1. Definujte očekávání

Rychlé zasílání zpráv vám obvykle umožňuje posílat zprávy lidem v reálném čase, přičemž očekáváte okamžitou odpověď. Ačkoli jsou chvíle, kdy je to vhodné a dokonce nutné, může to být také významným zdrojem rozptýlení.

Je to proto, že můžete svůj nástroj pro rychlé zasílání zpráv používat k různým účelům, jako jsou aktivity virtuálního chlazení vody, oznámení, sdílení souborů nebo kladení rychlých otázek. To vše se může rychle vymknout kontrole, pokud se lidé celý den vyrušují žádostmi nebo upozorněními.

Proto je důležité zajistit, abyste měli zásady, které vám pomohou řídit očekávání pomocí vašeho nástroje pro rychlé zasílání zpráv. Můžete například vytvořit kanály (skupiny) vodního chladiče, abyste zabránili hovorům mimo jiné kanály související s prací. Můžete povzbudit své vzdálené kolegy, aby nastavili své stavy tak, aby indikovali jejich dostupnost a byli předem ohledně naléhavosti jejich požadavků.

Pravděpodobně se bude jednat o pokračující proces, který budete muset znovu navštívit, jak váš tým a společnost poroste. Klíčem je mít systém, jako je interní wiki, který ji doručí současným zaměstnancům a představit to novým zaměstnancům.

2. Upravit před odesláním

Okamžitá povaha rychlých zpráv a skutečnost, že jste zvyklí při psaní textových zpráv používat zkratky, akronymy a emotikony přátelé a rodina vás mohou přimět přehlédnout možnost nedorozumění a význam profesionality na pracovišti komunikace.

Vzhledem k tomu, že jste si již vytvořili návyk číst a upravovat své e-maily před jejich odesláním, měli byste si také udělat čas a udělat totéž se svými rychlými zprávami. Než stisknete tlačítko Odeslat, zkontrolujte gramatiku, pravopis a tón. Pamatujte, že vaše zpráva by mohla narušit pracovní postup vašeho kolegy, proto se ujistěte, že je jasná a stručná. Nechcete, aby trávili čas navíc zjišťováním, co máte na mysli.

To znamená, že se vyhněte nadměrnému používání zkratek nebo akronymů v komunikaci na pracovišti. Pokud je musíte použít, použijte ty, které jsou dobře známé a související s vaším oborem.

3. Mějte na paměti časová pásma

Pravděpodobně máte vzdálené kolegy pracující v různých částech světa a časových pásmech, což znamená, že vaše pracovní doba se neshoduje. Je tedy dobré, abyste si před odesláním rychlé zprávy zvykli zvážit časová pásma svých spoluhráčů.

Je to proto, že rychlé zasílání zpráv vytváří pocit naléhavosti, který může tlačit na vaše vzdálené kolegy aby reagovali během svého osobního času a podporovali vždy otevřenou kulturu, která může rychle vést k vyhořet. Kromě toho je mohou pingy a upozornění během pracovní doby rozptýlit.

To řekl, aby pracovat produktivně se vzdálenými týmy ve více časových pásmech, musíte si dávat větší pozor, když posíláte zprávy. Chcete-li toho dosáhnout, můžete odolat nutkání posílat rychlé zprávy, pokud nejsou naléhavé, naplánujte si zprávy Slack předema využijte asynchronní komunikaci, abyste nerušili své kolegy.

4. Zvažte jiné alternativy

Okamžité zasílání zpráv je vynikající pro rychlou a krátkou výměnu názorů, ale nestačí, když potřebujete konverzovat do hloubky. Pokud tedy zjistíte, že máte rozsáhlou výměnu informací tam a zpět nebo máte potíže s vysvětlováním něčeho, možná je čas přestat posílat zprávy a přejít na jiný způsob komunikace.

V závislosti na kontextu a povaze vaší konverzace možná budete chtít zvážit alternativy, jako je audio nebo videokonference, protože vám umožní lépe předat zprávu. Případně, pokud nejste k dispozici současně, můžete využít komunikační nástroje jako např Kroutit nebo asynchronní video řešení jako Voodle zaznamenat a odeslat vaši zprávu, aniž byste očekávali okamžitou odpověď.

E-mail může být také lepší volbou pro konkrétní konverzace, protože poskytuje písemný záznam, na který můžete později odkazovat. Vaši kolegové si navíc mohou přečíst vaši zprávu a odpovědět na ni v čase, který jim vyhovuje.

5. Vyhněte se nesouvislým zprávám

Vzhledem k tomu, že každá odeslaná zpráva odpovídá novému oznámení a potenciálnímu rozptýlení, měli byste se vyhnout odesílání nesouvislých zpráv, abyste omezili počet upozornění svých kolegů dostávat.

Místo toho pošlete konsolidovanou zprávu, která obsahuje všechny informace, které ke komunikaci potřebujete. Vaši kolegové tak mohou zprávu rychle naskenovat a nebudou vícekrát vyrušováni. Můžete například použít následující formát:

Ahoj, hledám informace o projektu XYZ. Máte nějaké aktualizace? Dík.

Spíše než oddělování každé informace do samostatné zprávy.

6. Omezte malé hovory na minimum

Konverzace o vodních chladičích mají své místo na vzdálených pracovištích. Ve skutečnosti mohou pomáhat budovat vztahy a podporovat pocit sounáležitosti mezi zaměstnanci.

Mělo by však existovat specifické kanály pro neformální konverzace a socializace, abyste nerušili své kolegy, když se snaží soustředit na jejich práci. Tímto způsobem se mohou rozhodnout, že se ke konverzaci zapojí, když budou chtít, a nebudou mít pocit, že musí okamžitě odpovídat.

Když tedy posíláte přímé zprávy svým vzdáleným kolegům, zejména během pracovní doby, snažte se omezit hovory na minimum, abyste respektovali jejich čas a soustředění.

7. Potvrďte příjem zpráv

Když obdržíte zprávu, je dobré dát odesílateli vědět, že jste jeho zprávu viděli, i když nemůžete okamžitě odpovědět. Tímto způsobem nebudou mít pocit, že je ignorujete, a mohou se při čekání na odpověď soustředit na jiné úkoly. Kromě toho vás ušetří od potenciálně rušivých následných zpráv.

Pokud jste zaneprázdněni, když obdržíte zprávu, která vyžaduje odpověď, můžete to odesílateli říct tak, že řeknete něco jako: „Děkuji, že jste mi dali vědět. Vrátím se k tobě." Pokud zpráva nevyžaduje odpověď, můžete napsat „Děkuji“ nebo reagovat pomocí emodži.

Osvojte si tyto tipy pro produktivnější komunikaci v práci

Pro každý vzdálený tým je zásadní vynaložit úsilí na rozvoj lepších komunikačních návyků. Přijetím výše uvedených tipů můžete podpořit produktivnější a efektivnější spolupráci s vašimi kolegy bez ohledu na místo.