Přestože jsou aplikace pro zvýšení produktivity navrženy tak, aby vám umožnily pracovat efektivněji, někdy se zdá, že dělají opak. Jedna věc je totiž mít k dispozici výjimečné nástroje pro produktivitu. Ale jiná věc je používat je tak, abyste byli produktivnější.
Vše záleží na tom, jak je používáte. Tento článek obsahuje tipy, které vám pomohou maximalizovat vaše nástroje produktivity.
Prvním krokem k efektivnějšímu používání vašich nástrojů produktivity je uvědomění si, že nemohou dělat mnoho samostatně. Přestože téměř každá aplikace pro zvýšení produktivity na trhu slibuje, že vám „ulehčí“ život, pravdou je, že toho mohou udělat jen tolik. Některé se mohou pochlubit jedinečnými funkcemi a schopnostmi s potenciálem pomoci vám udělat více za kratší dobu, ale v konečném důsledku jsou to jen aktivátory.
Chcete-li maximalizovat výhody svých nástrojů produktivity, musíte mít jasno o svých cílech a záměrech a mít dovednosti a systémy k jejich podpoře. Je to podobné, jako když má fotograf ten nejlepší a nejvíce funkcemi nabitý fotoaparát, ale přesto nedokáže pořídit skvělé fotografie. Vědět to a snížit svá očekávání ohledně toho, čeho vám mohou pomoci nástroje produktivity, je skvělým výchozím bodem.
Potřebujete systémy a procesy, které podporují vaše nástroje produktivity, abyste je mohli efektivně používat. Tohle jsou pilíře produktivity, které drží vše pohromadě a umožní vám vytěžit ze svých aplikací maximum. Bez nich budete neustále pronásledovat nejnovější aplikaci pro produktivitu slibující světu, ale nikdy se nikam nedostanete.
Například zapisování všech úkolů do aplikace se seznamem úkolů je zbytečné, pokud nemáte systém, jak je řešit. Jedním z důvodů je, že každý úkol má jinou úroveň naléhavosti a důležitosti a každý den máte jen omezené množství času a energie. Takže v tomto případě budete potřebovat a systém stanovování priorit, jako je Eisenhowerova matice, které vám pomohou zjistit, které úkoly udělat jako první, a zajistit, že děláte pokroky ve věcech, na kterých vám nejvíce záleží.
V jiných případech možná budete potřebovat systém, který vám pomůže udržet pozornost a omezit rozptylování nebo přepínání kontextu. Dávkování úkolů je vhodný systém produktivity které s tím mohou pomoci. Zahrnuje seskupování podobných úkolů a práci na nich jeden po druhém, aby se minimalizovalo rozptýlení a maximalizovalo vaše soustředění.
Celkově vzato je cílem najít nebo nastavit systémy, které podporují vaše nástroje produktivity a pomáhají vám dosáhnout požadovaných výsledků.
Díky široké škále nástrojů produktivity, které máte na dosah ruky, to může být náročné vybrat tu správnou pro danou úlohu nebo svádět k použití více možností současně pro totéž úkol. Ale častěji než ne, používání různých nástrojů produktivity pro stejnou věc může vést ke zmatkům a ve skutečnosti vás snížit produktivitu. Je tedy životně důležité, abyste pečlivě vybrali ten správný nástroj produktivity, takový, který vám bude nejlépe fungovat na základě vašich potřeb, cílů a okolností.
Chcete-li to provést, začněte vyhodnocením svých potřeb a konkrétního úkolu, který se snažíte splnit. Odtud prozkoumejte, porovnejte různé možnosti a vyzkoušejte je (pokud je to možné), abyste zjistili, která z nich vám nejlépe vyhovuje. Možná budete muset experimentovat s několika nástroji, než najdete perfektní fit, ale nakonec to bude stát za to.
Jakmile najdete správný nástroj, vyhněte se pokušení neustále hledat nejnovější aplikaci s novými funkcemi. Je pravděpodobné, že pro stejný úkol nebudete muset přidávat další nástroje pro produktivitu, protože ten, který již máte, splňuje všechny vaše potřeby. Můžete tedy zůstat u svých současných nástrojů a soustředit se na jejich efektivnější používání.
Nyní se musíte naučit detaily vaší aktuální sady nástrojů pro produktivitu. To je nezbytné, pokud z nich chcete vytěžit maximum a dosáhnout požadovaných výsledků. Navíc, protože jejich hlavním účelem je ušetřit čas, znalost každého zákoutí vašich nástrojů vám pomůže je používat efektivněji a udělat více za kratší dobu.
Například, pokud jste a Uživatel Slack, osvojení si jeho nejpokročilejších funkcí usnadní váš pracovní postup, ušetříte čas a zefektivníte komunikaci se svým týmem. Kromě toho můžete také zapnout svůj pracovní prostor Slack přidáním některých integrací.
Totéž platí pro uživatele Gmailu. Učit se nejvíc užitečné klávesové zkratky vám pomůže rychleji procházet doručenou poštu a ušetří vám čas na další základní úkoly. Obecně platí, že věnovat čas tomu, abyste se naučili používat své nástroje efektivněji, se z dlouhodobého hlediska vyplatí zvýšením vaší produktivity.
Již jsme zjistili, že ve většině případů nebudete pro stejný úkol potřebovat více aplikací. Na typickém pracovišti však budete potřebovat různá řešení pro komunikaci, správu úkolů, cloudové úložiště a další. To znamená, že budete ztrácet drahocenný čas neustálým přepínáním mezi aplikacemi a riskujete ztrátu důležitých informací.
Abyste tomu zabránili, musíte integrovat své nástroje produktivity, aby spolu hladce spolupracovaly. Naštěstí nejoblíbenější nástroje produktivity nabízejí integraci s širokou škálou aplikací, takže můžete snadno propojit ty, které používáte, a zefektivnit svůj pracovní postup. Můžete také použít Integrace Zapier pro automatizaci vašeho pracovního postupu správy úloh.
Případně si při hledání správných nástrojů pro své potřeby můžete vybrat sadu pracovních prostorů, která obsahuje vše, co potřebujete, na jednom místě. Například, Notion je pracovní prostor vše v jednom, který kombinuje několik funkcí, včetně správy úkolů, psaní poznámek a spolupráce na dokumentech na stejné platformě.
6. Přizpůsobte si svá oznámení
Poslední, ale stejně důležité je, že musíte pečlivě spravovat svá oznámení, abyste se vyhnuli rozptylování a soustředili se na svou práci. Ve výchozím nastavení je většina aplikací nastavena tak, aby zasílaly oznámení o všem, což může být rychle zahlcující a ztěžuje soustředění.
Nejprve si určete, jaká oznámení jsou pro vás nezbytná a jak často je chcete dostávat. Poté můžete přejít do nastavení aplikace a doladit předvolby oznámení tak, aby odpovídaly vašim potřebám. Jindy, když pracujete na zdlouhavém úkolu vyžadujícím hluboké zaměření, můžete vypnout všechna oznámení, abyste zůstali soustředění.
Nástroje produktivity vám mohou pomoci dosáhnout více za kratší dobu, ale pouze pokud je používáte správným způsobem. S tolika možnostmi, které jsou na trhu k dispozici, je snadné uvíznout v syndromu nových aplikací a ztratit přehled o svých potřebách a cílech.
Klíčem je být strategická, pokud jde o vaši sadu nástrojů pro produktivitu a používat pouze nástroje, které vyhovují vašim konkrétním potřebám. Tipy, které jsme sdíleli výše, vám v tom pomohou a posunou vaši produktivitu na další úroveň.
