Typickým způsobem manuální správy smluv je podepsat kus papíru a uložit jej do kartotéky. Manuální proces je pomalý a méně efektivní při monitorování a sledování vzdálených zaměstnanců.
Vzhledem k tomu, že práce na dálku se pro mnoho společností stala novou „normou“, nebylo nikdy důležitější zajistit, aby smlouvy a procesy řízení probíhaly hladce.
Dobrá věc je, že můžete použít software pro správu smluv k automatizaci celého životního cyklu smlouvy od vytvoření přes vyjednávání, podpis a obnovení. Software pro správu smluv má mnoho výhod. Zde je šest nejlepších.
1. Zlepšuje soukromí a zabezpečení
Jednou z výzev ručního řízení smluv je to, že se silně spoléhá na papír. Problém s fyzickými dokumenty je, že jsou náchylnější k poškození a ztrátě. Zatímco vzdálená práce riskuje porušení dat, úniky a hackování, software pro správu smluv tato rizika eliminuje tím, že vám umožňuje zálohovat všechny vaše dokumenty.
Software pro správu smluv umožňuje ukládat dokumenty do cloudu, což pomáhá snižovat pravděpodobnost jejich ztráty nebo poškození. Software také chrání citlivé smluvní informace před neoprávněným přístupem. Nástroj pro správu obsahuje smlouvy a dohody s různými úrovněmi přístupu, což vám umožňuje diktovat, kdo může přistupovat, upravovat a sdílet konkrétní dokumenty.
Správci systému mohou například konfigurovat pravidla založená na oprávněních a rozhodovat o tom, kdo k čemu bude mít přístup informace, ať už se fyzicky nacházejí v kanceláři nebo pracují vzdáleně kdekoli v kanceláři svět. Některé programy navíc chrání dokumenty pomocí dvoufaktorové ověřování a nejnovější šifrovací technologie.
2. Šetří čas
Manuální správa smluv je pomalý a časově náročný proces. Často to zahrnuje osobní rozhovory, podepisování papírových kopií, zasílání pošty tam a zpět, skenování a nahrávání dokumentů ke sdílení. Při každé změně smlouvy budete muset celý proces zopakovat.
Se softwarem pro správu smluv je na získání smluv kdekoli na světě jen málo času. Software jako Standardní varianta Zapendo umožňuje využít svůj elektronický podpis a ušetřit hodiny na smlouvách a dohodách.
U některých společností začínají zpoždění při vytváření smlouvy. V tomto případě některý software využívá předem schválené šablony pro zahájení návrhu a také standardizované podmínky a klauzule pro konkrétní případy použití.
Vzdálení pracovníci bez přístupu ke smluvním dokumentům mají tendenci požadovat odpovědi na otázky zodpovězené ve smlouvě. To může internímu týmu ztížit udržení kontroly nad jejich pracovní zátěží.
Software pro správu smluv ukládá všechny verze smlouvy v organizovaném formátu. Vzdálení pracovníci tak mohou získat přístup k nejnovější verzi a najít odpovědi na své otázky. Mezi časově náročné procesy, které lze automatizovat, patří odhlašování, obnovování a neplánované akce správy smluv.
3. Zjednodušuje sdílení a spolupráci
Podniky v rámci vzdáleného pracovního prostředí mohou konzultovat a spolupracovat se členy týmu pracujícími z domova nebo pracujícími na cestách na cestách.
Cloudový software pro správu smluv poskytuje oprávněným uživatelům přístup k informacím, které potřebují, v reálném čase. Umožňuje vám přihlásit se, uzavřít smlouvu a spolupracovat s kolegy odkudkoli na světě.
Software má také nástroje pro spolupráci a komunikaci, jako je komentování a chatování s dokumenty, což usnadňuje vyjednávání a aktualizaci podmínek v reálném čase. Tyto nástroje umožňují vzdáleným týmům vkládat data a pomáhají vytvářet autonomní pracovní sílu v kontrolovaném prostředí.
4. Snižuje riziko a zlepšuje dodržování předpisů
Problémy jako neschválené podmínky a zmeškané závazky mohou organizaci ohrozit. Naštěstí může software pro správu smluv pomoci snížit rizika pomocí předem schválených doložek a nástrojů pro audit smluv.
Pomocí softwaru pro správu smluv může manažerský tým ověřit výsledky každé smlouvy splňují očekávání a že vzdálení zaměstnanci dodržují smlouvu s nástroji pro audit.
Tento software vám umožňuje sledovat a kontrolovat každý krok smluvního milníku odkudkoli, což vám umožňuje volat všechny zaměstnance, včetně vzdálených pracovníků, k odpovědnosti za jejich jednání. To pomáhá zlepšit efektivitu a zároveň chránit vaši společnost před nedodržováním předpisů.
Nástroj také obsahuje auditní záznamy, které vám umožní zobrazit celou historii smluv pomocí několika kliknutí. Oprávnění uživatelé mohou vidět, v jaké fázi se dohoda nachází a její stav (aktivní, čekající na vyřízení, vypršela platnost atd.), což zlepšuje odpovědnost a dodržování předpisů.
Software můžete také použít k analýze stavu vašich obchodních vztahů. Software pro správu smluv obsahuje zprávy, které vám pomohou posoudit úroveň dodržování zásad a předpisů třetími stranami.
Lepší komunikace se zaměstnanci a umožnění přístupu celé společnosti k interním zásadám vytváří pocit začlenění, což umožňuje větší dodržování předpisů. To platí zejména pro zaměstnance, kteří pracují z domova.
5. Automatizuje upozornění na klíčová data a dodávky
Práce se vzdálenými týmy zvyšuje šance na promeškání termínů a příležitostí. Naštěstí software pro správu smluv dokáže zachytit klíčová data smluv a výstupy a odeslat oznámení odpovědné straně.
Software pro správu smluv je jedním z nejlepších nástroje pro zefektivnění vzdálených pracovních procesů. Můžete například nakonfigurovat nástroj pro oznámení softwaru tak, aby upozorňoval manažery na smlouvy, které by měly být zrušeny nebo obnoveny, a udrží tak vaše finanční zájmy v bezpečí.
Vzdálení pracovníci mohou být upozorněni a začít pracovat na úkolech brzy, což vám poskytne větší kontrolu nad projekty. Všem vzdáleným zaměstnancům můžete také posílat upozornění týkající se změn zásad nebo potřeby revize zásad.
Spouštěcí oznámení jsou zásadní funkcí softwaru pro správu kontaktů a mohou vás upozornit, když byla podepsána důležitá část smlouvy. Některý software navíc umožňuje nastavit automatické opakující se alarmy, které se neresetují, dokud přidělený tým neprovede očekávanou akci.
6. Centralizuje data pro lepší viditelnost
Běžným problémem při používání manuální správy smluv je nalezení špatně umístěné smlouvy. Se softwarem pro správu smluv se nemusíte spoléhat na chaotické skříně, které znesnadňují rychlé vyhledávání důležitých dokumentů.
Cloudový CMS řeší problémy tím, že poskytuje prohledávatelné centrální úložiště. Centralizované centrum dokumentů obsahuje nástroje pro vyhledávání a filtrování, které zajistí členům týmu, včetně vzdálených pracovníků, přístup k důležitým informacím kdykoli a kdekoli.
Ukládání všech dokumentů do centralizovaného virtuálního úložiště zvyšuje viditelnost smlouvy. Poskytuje vám také kontrolu nad přístupem ke smluvním dokumentům a vytváří jediný zdroj pravdy. Některé společnosti umožňují členům týmu zobrazit průběžné závazky, výstupy, nadcházející projekty a data obnovení a výdaje na smlouvy.
Zefektivněte procesy a pracovní postupy pomocí softwaru pro správu smluv
Správa smluv na dálku není jedním z nejúžasnějších úkolů v organizaci. Sledování a sledování vzdálených zaměstnanců je ještě náročnější při manuální správě smluv.
Manuální a papírové techniky zpomalují a snižují efektivitu procesu správy smluv. Ale se spolehlivým softwarem pro správu smluv mohou společnosti snadno zpracovávat smlouvy, i když pracují se vzdálenými týmy.
