Pokud na sdílené projektové tabulce pracuje mnoho lidí, měli byste nastavit nějaký druh pracovního postupu nebo řízení procesů, abyste mohli věci snadno dělat. Tímto způsobem neztratíte přehled o tom, co bylo uděláno a co je třeba udělat dále – pomůže to všem udržet stejnou stránku.
Zde hovoříme o základních tipech a osvědčených postupech, které byste měli dodržovat při spolupráci s ostatními uživateli v Excelu, Tabulkách Google nebo podobných.
1. Změny a aktualizace klíčů dokumentu
Při spolupráci na tabulkách je důležité mít přehled o tom, co se změnilo. Pokud nebudete opatrní, můžete skončit přepsáním práce někoho jiného.
Zkuste přidat komentáře nebo poznámky, abyste zaznamenali změny – například důvody pro aktualizaci položky, jména editorů, kteří změny provedli, a proč nebo jak to udělali. Můžete to snadno udělat pomocí Zvýrazněte změny funkce ve sdíleném sešitu. Chcete-li tuto funkci aktivovat, postupujte podle následujících kroků:
- Jít do Soubor > Možnosti > Panel nástrojů Rychlý přístup. Pro macOS přejděte na Excel > Předvolby… > Pás karet a panel nástrojů > Panel nástrojů Rychlý přístup.
- Z rozbalovacích možností vyberte Všechny příkazy.
- Vybrat Zvýrazněte změny a zvolte, zda chcete přidat panel nástrojů Rychlý přístup nad pás karet nebo pod něj. Klikněte OK.
- Po dokončení klepněte na rozevírací filtry v Panel nástrojů Rychlý přístup > Zobrazit popisky příkazů. Výběrem z možností v rozbalovací nabídce si můžete přizpůsobit, jak chcete zvýraznit změny v tabulce.
Můžete také barevně označit položky nebo karty ve sdílené tabulce, abyste mohli snadno vidět změny na první pohled.
2. Zadejte zdrojová data správně
Při zadávání nezpracovaných dat do tabulek je snadné dělat chyby. Problém je v tom, že pokud to neuděláte správně, může to zcela zkreslit vaše výsledky a navést vás špatným směrem.
Naštěstí existuje několik rychlých ukazatelů, které zajistí, že zdrojová nebo nezpracovaná data zadáváte do souborů aplikace Excel správně.
- Vaše údaje by měly být jasné a přesné. Zkuste se vyhnout zkratkám, pokud to není nezbytně nutné, a ujistěte se, že všechny formáty čísel nebo data jsou v celé tabulce (tabulkách) jasné a konzistentní.
- Ujistěte se, že v horní části každého sloupce/řádku je uveden nadpis, aby ostatní uživatelé mohli tabulky lépe interpretovat.
- Používejte relevantní (a správné) vzorce, kdykoli je to nutné.
3. Použijte ovládací prvky tabulky
Pomocí ovládacích prvků tabulky můžete snížit riziko chyb při zadávání dat. Zde je několik nástrojů, které můžete použít:
Ověření dat: Pomocí nástroje jako je např ověření dat umožňuje shromažďovat vstupy od více uživatelů ve vhodném formátu. Zajišťuje také jednotnost při zadávání dat a zabraňuje neúmyslným chybám uživatele. Pokud zadáváte data, která patří do známé sady hodnot, například „Ano“ nebo „Ne“ nebo „Nelze určit“, můžete vytvořit rozevírací seznam s těmito možnostmi, abyste ostatním uživatelům umožnili výběr z předdefinovaného seznamu možnosti.
Zobrazení listu: The Funkce zobrazení listu je další užitečná funkce, která uživatelům tabulek umožňuje vytvářet přizpůsobená zobrazení jejich sešitu a nastavit své vlastní filtry pro zobrazení informací – aniž by byli ovlivněni změnami provedenými v listu jinými uživateli uživatelů.
4. Používejte tabulky a grafy
Přiznejme si to: tabulky jsou zpočátku dost zahlcující, zvláště pokud nejste zvyklí pracovat s velkými objemy dat. Proto pro intuitivní nastavení dat doporučujeme používat tabulky, grafy nebo grafy.
Zatímco tabulky vám pomáhají organizovat a třídit informace, použití tabulky nebo grafu může pomoci při vizuální reprezentaci. To usnadňuje vykreslování trendů nebo zobrazení srovnání mezi různými skupinami proměnných v průběhu času, takže můžete zjistit důležité vztahy a trendy v hodnotách dat.
5. Zvýrazněte důležité hodnoty pomocí barev a formátování
Přidáním barvy do textu a nadpisů můžete svá data uspořádat čitelnějším způsobem.
Tímto způsobem se můžete zaměřit na konkrétní aspekty dat, aniž byste byli zahlceni všemi informacemi najednou. Můžete také použít nástroje jako např podmíněné formátování, která vám umožňuje zvýraznit konkrétní buňky na základě kritérií, jako je to, zda se nacházejí v určitém rozsahu hodnot.
Funkce „Zmrazit panely“ je zvláště užitečná, pokud potřebujete mít přehled o určitých oblastech při procházení dlouhou tabulkou. Můžete to udělat takto:
- Vyberte aktivní řádek nebo sloupec.
- Přejít na Pohled na pásu karet a vyberte Zmrazit panely.
- Z rozbalovací nabídky vyberte, zda chcete ukotvit sloupce nebo řádky.
Pomocí funkce Hypertextový odkaz můžete propojit kotevní text se soubory, webovými stránkami nebo listy.
- Chcete-li to provést, vyberte v tabulce buňku obsahující text.
- Přejít na Vložit kartu na pásu karet.
- Na pravé straně pásu karet klepněte na Odkaz a vyberte možnosti z nabídky vlevo. Můžete si vybrat odkaz na soubory ve vašem místním úložišti, webový odkaz nebo na jiné zdroje.
To pomáhá členům vašeho týmu snadno najít reference nebo zdrojové soubory. Pokud například webová stránka vaší společnosti uvádí produkty a služby, můžete v buňce snadno vytvořit hypertextový odkaz, který členy týmu po kliknutí na stránku přenese přímo na stránku.
Často může být těžké vědět, na čem vaši kolegové pracují. Tabulkové nástroje, jako jsou Tabulky Google, však usnadňují spolupráci několika editorů na dokumentech společně v reálném čase. Postranní panel chatu můžete otevřít klepnutím na bublinu ikony chatu vedle seznamu aktivních uživatelů.
Toto je užitečná funkce – můžete diskutovat o jakýchkoli problémech, se kterými jste se mohli setkat při práci na sdílených souborech. Umožňuje vám také rychle spolu komunikovat, pokud potřebujete pomoc nebo pomoc s něčím konkrétním v jejich dokumentu.
9. Poskytněte spolupracovníkům přístup pro úpravy/zobrazení
Jedním z prvních kroků při spolupráci na sdílených tabulkách je zajistit, aby členové týmu měli přístup pro úpravy/zobrazení (pouze pro čtení). Nejprve se musíte ujistit, že jste povolili sdílení.
Za druhé, podle potřeby přidejte do svých jednotlivých sešitů spolupracovníky a podle potřeby jim udělte přístup pouze pro čtení nebo pro úpravy. Ujistěte se, že všichni mají přístup ke kompatibilním verzím souboru, takže nebudou mít žádné problémy se synchronizací nebo ukládáním při práci.
Chytřejší spolupráce se snadno čitelnými tabulkami
Na konci dne je to všechno o komunikaci. Když pracujete na společném projektu se skupinou lidí, je důležité zajistit, aby komunikace vašeho týmu probíhala co nejhlaději.
Výše uvedené tipy by vám měly pomoci učinit vaše tabulky uživatelsky přívětivějšími a čitelnějšími, aby sdílení a interpretace informací bylo vždy snadné.
