Většina lidí používá tabulkový procesor ke sběru dat nebo prezentaci informací pomocí tabulek a grafů. Když však přemýšlíte nad rámec toho, existuje několik způsobů použití pro Tabulky Google. Jedním z nejšikovnějších alternativních použití je vytvoření rozvrhu.

A dokonce ani nemusíte začínat od nuly. Knihovna šablon má připravený list připravený k použití. Čtěte dále, protože podrobně popisujeme, jak můžete správně vytvořit a naformátovat rozvrh a proč byste měli zvážit použití listů pro plánování.

Jak vytvořit plán v Tabulkách Google

Přestože v Tabulkách Google můžete vytvořit plán úplně od začátku, doporučujeme použít šablonu, zvláště pokud spěcháte a nepotřebujete mnoho úprav.

K nalezení předem připraveného listu můžete použít galerii šablon v Tabulkách Google. Chcete-li začít, musíte přejít do Tabulek Google a vytvořit si účet. Pokud již máte účet Google, můžete se pomocí něj přihlásit. Chcete-li vytvořit plán pomocí galerie šablon v Tabulkách Google, musíte provést následující kroky:

  1. Přejděte na hlavní stránku Tabulek Google.
  2. Klikněte na Galerie šablon pod vyhledávací lištou. Otevře se nová stránka obsahující několik šablon, ze kterých si můžete vybrat.
  3. Budeme používat Plán šablonu pro tento tutoriál, tak na ni klikněte. Tím se otevře nová tabulka s již použitou šablonou.

Šablona Tabulek Google již má řádky a sloupce nastavené tak, aby existovalo hodinové rozdělení na celý den. Počáteční den týdne můžete nastavit v buňce C2. Datum je uvedeno ve 3. řádku automaticky v závislosti na zadání v buňce C2. 4. řádek obsahuje vzorec, který automaticky změní datum na den v týdnu.

Ve spodní části plánu je sekce poznámek, kde můžete zanechat zprávy pro tým. Na pravé straně je také sekce úkolů, kde můžete svému týmu přidělit konkrétní úkoly.

Použití podmíněného formátování ve vašem plánu

Podmíněné formátování v tabulce můžete použít ke kontrole konkrétního slova v tabulce. Pokud je tato podmínka splněna, bude provedena určitá akce.

Pro demonstraci přidáme podmíněné formátování, abychom zkontrolovali, zda v buňce existuje slovo „schůzka“. Pokud ano, buňka by měla zčervenat. Chcete-li to provést, postupujte takto:

  1. Vyberte oblast v tabulce, kde chcete použít podmíněné formátování.
  2. Klikněte na Formát v hlavním panelu nástrojů obrazovky.
  3. Tam klikněte na Podmíněné formátování. Tím se otevře postranní panel na pravé straně obrazovky.
  4. Rozsah bude automaticky přidán, pokud jej vyberete v prvním kroku. Pokud ne, napište rozsah do Použít na rozsah Textové pole.
  5. V Formátovat buňky, pokud části, můžete vybrat pravidla formátování. Vybrali jsme si Text obsahuje možnost a přidal klíčové slovo „schůzka“.
  6. Nyní vyberte efekty, které se použijí na obsah v buňce. V tomto případě jsme zvolili červenou barvu, která se má na buňku aplikovat.
  7. Klikněte na Hotovo pro uložení změn.

Jak vidíte, efekt se přidá do libovolné buňky, která obsahuje zadané klíčové slovo. To může být zvláště užitečné, když chcete barevně označit nadcházející úkoly, jako jsou schůzky a termíny. Můžete také přidat více pravidel, což znamená, že můžete mít plně barevně odlišený plán.

To znamená, že nebudete muset ručně obarvit každou buňku, kdykoli dojde ke změně vašeho plánu.

Výhody a nevýhody vytváření rozvrhu v Tabulkách

Ačkoli existuje několik výhod vytvoření a produktivní pracovní rozvrh s Tabulkami Google to zdaleka není dokonalé. Pojďme diskutovat o výhodách a nevýhodách vytváření rozvrhu pomocí Tabulek Google:

Pro: Zdarma k použití

Přestože na trhu existuje několik programů pro tvorbu rozvrhů, většina z nich je placená. Na druhou stranu mohou být Tabulky Google přínosné při vytváření rozvrhu, protože jsou zdarma pro jednotlivce a malé firmy. Je to jednoduchý způsob zálohujte si svůj rozvrh zdarma bez ručního ukládání.

Pro: Snadné sdílení

Nejlepší na používání Tabulek Google ve srovnání s jinými tabulkovými procesory je, že vám umožňují sdílet tabulku pouhými několika kliknutími. Můžete také určit oprávnění, takže pouze několik vybraných lidí může provádět úpravy v tabulce, zatímco ostatní ji mohou pouze prohlížet. To vám může být velkou pomocí vytvořit rozvrh práce na dálku sdílet se svými spolupracovníky.

Con: Žádná oznámení pro uživatele bez přístupu k úpravám

Tabulky Google mají výhodu sdílení v reálném čase, což znamená, že změny provedené v souboru mohou diváci vidět v reálném čase. Pokud však máte oprávnění pouze k zobrazení, Tabulky vás neupozorní na žádné změny provedené v tabulce.

E-mailová upozornění mohou povolit pouze lidé s přístupem k úpravám. K odstranění problému můžete použít doplňky, které posílají oznámení push, ale není to zdaleka ideální.

Proti: Nedostatek automatizace

Použití speciálního softwaru k vytvoření rozvrhu nebude vyžadovat, abyste zadávali každý detail ručně. Ostatní části se automaticky aktualizují, pokud změníte jednu část plánu.

Pokročilý software vás také upozorní, pokud to se směnami přeháníte nebo uděláte potenciální chybu. Pokud jste odborník, můžete automatizaci provádět v Tabulkách. Většina lidí však nemá čas nebo pokročilé technické znalosti na to, aby to dokázali.

Con: Zabere více času

Když používáte tabulku, musíte většinu věcí zadat ručně nebo vytvořit rozevírací seznamy. Pokročilý software vám ušetří spoustu ručních úprav, protože obsahuje nástroje pro vytváření plánů přetažení. Mohou také rozesílat automatické e-maily, kdykoli dojde ke změnám plánu.

Con: Nemá moderní funkce

Tabulkám Google chybí funkce, jako je sledování GPS, přepínání směn a správa PTO. Tyto funkce nejsou potřeba, ale mohou vám v určitých situacích výrazně usnadnit život.

Naplánujte si svůj život efektivně

Tabulky Google jsou jen jedním z mnoha způsobů, jak si naplánovat život a práci. I když existuje několik nevýhod, skutečnost, že je zdarma a snadno se používá, z něj činí životaschopnou možnost, zvláště když ji zkombinujete s dalšími aplikacemi Google Suite, jako je Kalendář Google.