Jak synchronizovat odpovědi Microsoft Forms s Excelem

Nic není tak elegantní, jako napsat své odpovědi z online průzkumu přímo do tabulky aplikace Excel v reálném čase. Naštěstí si tuto funkci můžete užít, pokud používáte Microsoft Forms. Existují opakující se a dynamické (automatizované) způsoby, jak to obejít.

Automatizované metody jsou šikovnější, ale v tomto článku uvidíte, jak postupovat v obou případech.

Jak exportovat odpovědi Microsoft Forms do Excelu

Export odpovědí z Microsoft Forms do Excelu vám pomůže získat nejnovější odpovědi na váš průzkum. Zahrnuje stahování odpovědí z průzkumu do počítače jako soubor aplikace Excel. Proces je snadný, pokud ano vytvořili formulář průzkumu společnosti Microsoft již:

1. V Microsoft Forms přejděte na Odezvy vpravo nahoře.
2. Klikněte Otevřít v Excelu na pravé straně obrazovky ke stažení aktuálních odpovědí do vašeho počítače.
3. Tento proces musíte opakovat pokaždé, když chcete získat aktualizaci odpovědi.

Ale tato metoda není nejlepší, protože budete muset často znovu vynalézat kolo, abyste aktualizovali tabulku; to znamená stáhnout nový soubor Excel pokaždé, když někdo odešle odpověď. To může být vyčerpávající, zvláště pokud mnoho lidí odpovídá v reálném čase.

Abyste si usnadnili život, můžete proces automatizovat pomocí OneDrive pro firmy a Power Automate, jak je popsáno v následujících částech.

Jak synchronizovat Microsoft Forms s Excelem přes OneDrive pro firmy

Excelovou tabulku můžete aktualizovat dynamicky, pokud máte účet Microsoft 365 Business. Chcete-li to provést, vytvoříte formulář průzkumu, který dokáže dynamicky zapisovat odpovědi do Excelu přímo z OneDrive.

Když použijete OneDrive pro firmy k vytvoření Microsoft Forms pro Excel, vytvoří z tohoto formuláře excelovou tabulkovou verzi se sloupci s odpovídajícími atributy polí formuláře.

Chcete-li vytvořit formulář aplikace Excel, který automaticky aktualizuje odpovědi Microsoft Forms v reálném čase:

1. Přihlaste se do svého Microsoft 365 Business Admin Center.
2. Klikněte na čtvercovou ikonu nabídky vlevo nahoře a přejděte na OneDrive.
3. Jakmile jste na OneDrive, klikněte na Nový vlevo nahoře.
4. Z možností vyberte Formuláře pro Excel.
5. Pojmenujte svůj průzkum a klikněte Vytvořit.
6. OneDrive spustí váš prohlížeč, kde si můžete vytvořit pole formuláře, jak chcete.
7. Na OneDrive se zobrazí excelová tabulka s názvem vašeho formuláře.
8. Po vytvoření a sdílení průzkumu otevřete tabulku Excel online a nyní uvidíte nová data, jak se aktualizují v reálném čase.
9. Pokud sdílíte excelovou tabulku se členy svého týmu, získají také aktualizace odpovědí v reálném čase, když lidé reagují na váš průzkum.

Jak synchronizovat odpovědi Microsoft Forms s Excelem prostřednictvím Power Automate

Power Automate je a výkonný nástroj pro automatizaci rutinních úkolů. Zajímavé je, že také poskytuje vynikající způsob synchronizace Microsoft Forms s Excelem. Je to nejlepší metoda, pokud jste již svůj dotazník sdíleli.

Metoda Power Automate funguje pouze s Microsoft Forms vytvořenými pomocí vašeho účtu Microsoft Business. A zahrnuje vytvoření automatizovaného cloudového toku v Power Automate.

Proto musíte mít také účet Microsoft Business, abyste mohli používat tuto funkci toku v Power Automate. Pomocí následujících kroků můžete automaticky propojit Microsoft Forms s Microsoft Excel pomocí Power Automate:

Vložte tabulku do svého excelového sešitu online

Váš online excelový sešit musí být ve formátu tabulky, protože Formuláře zapisují pouze do tabulek v excelové tabulce.

Pokud jste si stáhli excelovou tabulku z odpovědí Microsoft Forms, můžete ji nahrát na OneDrive, ignorovat tuto podsekci a přejít na synchronizaci Microsoft Forms s Excelem.

Než tedy začnete, vytvořte si na OneDrive novou excelovou tabulku. Ujistěte se, že k OneDrive přistupujete prostřednictvím účtu Microsoft Business:

1. Klikněte Nový v levé horní části OneDrive.
2. Vybrat Excelový sešit.
3. V excelové tabulce otevřené v prohlížeči klikněte vlevo nahoře na Uložit. Poté do pole zadejte preferovaný název Název souboru pole. Kliknutím na libovolný prázdný prostor zavřete toto modální pole.
4. Nyní vytvořte své sloupce a ujistěte se, že odpovídají polím ve formuláři průzkumu společnosti Microsoft. Pokud jste například sdíleli formulář, který požaduje e-mail a pohlaví, bude váš excelový sešit obsahovat sloupec e-mail a pohlaví.
5. Zvýrazněte sloupce. Pak přejděte na Vložit na pásu karet a klikněte Stůl.
6. Klíště Můj stůl má záhlaví zaškrtněte a klikněte OK.

Synchronizujte Microsoft Forms s Excelem pomocí Power Automate

1. Přihlaste se do svého Power Automate účet.
2. Klikněte Vytvořit v levém postranním panelu.
3. Vybrat Automatizovaný tok cloudu.
4. Dále klikněte Při odeslání odpovědi z modální krabice.
5. Pak klikněte Vytvořit ve spodní části otevřené modální krabice.
6. Klikněte Přihlásit se pokud budete vyzváni. Ujistěte se, že používáte k přihlášení účet Microsoft 365 Business, pokud máte osobní účet Microsoft. Můžete to udělat kliknutím Použijte jiný účet na přihlašovací schránce.
7. Po přihlášení klikněte na Vyberte formulář pole v Power Automate.
8. Dále vyberte z formulářů, které jste vytvořili dříve.
9. Klikněte Nový krok. Poté pomocí vyhledávacího pole vyhledejte „formuláře“.
10. Klikněte Microsoft Forms a vyberte Získejte podrobnosti o odpovědi z níže uvedených možností Akce.
11. Klikněte na ID formuláře pole a znovu vyberte formulář průzkumu. Poté vyberte ID odpovědi z ID odpovědi pole.
12. Klikněte Nový krok. Poté vyberte Excel online.
13. Dále vyberte Přidejte řádek do tabulky z níže uvedených možností Akce.
14. Pod Umístění pole, vyberte si OneDrive pro firmy.
15. Vybrat OneDrive z Knihovna dokumentů Pole.
16. Klepněte na prohlížeč souborů na Soubor pole a vyberte sešit Excel, který jste vytvořili dříve. Nebo můžete vybrat ten nahraný z vašeho počítače, pokud používáte dříve exportovanou tabulku.
17. Vyberte název tabulky z listu aplikace Excel. Nyní by se měla objevit nová pole odpovídající sloupcům aplikace Excel v této tabulce. Ty musí také korelovat s poli formuláře průzkumu.
18. Klikněte na každé z nových polí a vyberte odpovídající pole formuláře z Dynamický obsah možnosti.
19. Nakonec klikněte Uložit.

A je to! Nyní jste vytvořili automatizovaný cloudový tok pro Microsoft Forms v Power Automate.

Power Automate nyní bude dynamicky zapisovat nové odpovědi do vašeho excelového sešitu, protože respondenti odesílají odpovědi v reálném čase.

Pokud jste již dříve exportovali odpovědi z Microsoft Forms do Excelu na svém PC, můžete zkopírovat a vložit existující data do nově automatizovaného excelového sešitu. Tato akce nezastaví vaše toky Power Automate.

Aktualizujte odpovědi průzkumu v Excelu v reálném čase

Automatizace aktualizací odpovědí Microsoft Forms v reálném čase v aplikaci Microsoft Excel usnadňuje život. I když možnost přímého OneDrive pro firmy poskytuje snadnou synchronizaci, pokud jste svůj formulář nesdíleli, Power Automate je užitečnější, pokud jste svůj průzkum Microsoft Forms sdíleli a lidé již jsou reagovat.

Přestože můžete využívat Microsoft Forms na osobním účtu, zápis dynamické odezvy do Excelu stále vyžaduje, abyste vlastnili účet Microsoft Business. Možná byste také chtěli vidět, jak jsou Google Forms ve srovnání s Microsoftem, protože se jedná o blízké konkurenty.