Vzhledem k tomu, že stále více organizací využívá vzdálenou práci, potřebují všechny zdroje, které mohou získat, aby mohly mít produktivní virtuální schůzky. Navzdory velkému množství softwaru pro virtuální schůzky na trhu některé obchodní týmy dosud nenašly ten správný.

Microsoft Teams vytváří rovné podmínky pro pracovní týmy, které se mohou zapojit a prakticky spolupracovat, aniž by to zruinovalo. Přečtěte si dále, když diskutujeme o tom, jak můžete pomocí systému zvýšit svou produktivitu.

1. Naplánujte si schůzku přesně

Plánování je prvním krokem ke schůzce v Microsoft Teams. I když schůzku můžete zahájit kdykoli, pokud chcete, aby se k vám připojili další lidé, musíte je předem informovat.

Při nastavování schůzky v Microsoft Teams byste měli vzít v úvahu časová pásma účastníků. Pokud jste hostitelem, můžete naplánovat schůzku se svým časovým pásmem, který automaticky zobrazí časová pásma účastníků na jejich řídicích panelech.

Chcete-li zvýšit účast na schůzce, naplánujte ji na čas, který vyhovuje většině účastníků, ne-li všem. Naplánování schůzky na liché hodiny by mohlo bránit členům vašeho týmu, aby se dostavili. I když se objeví, nemusí se účastnit optimálně, pokud je načasování vypnuté.

2. Vyberte si moderátora

Skutečnost, že pořádáte schůzku v Microsoft Teams, neznamená, že musíte být moderátorem schůzky. Jeden z způsoby, jak úspěšně uspořádat schůzku týmu na dálku je jmenovat moderátora, zvláště pokud už máte příliš mnoho práce.

Svěřte svému moderátorovi odpovědnost za vedení programu schůzky a efektivní zapojení účastníků. Moderátor by měl bedlivě sledovat chování účastníků a zajistit, aby během schůzky nikdo nebyl na obtíž. Udělte moderátorovi odpovídající přístup a kontrolu nad nastavením schůzky, aby mohl v případě potřeby zadávat příkazy.

3. Optimalizujte online zážitek

Online schůzky jsou nejproduktivnější ve správném nastavení. Před zahájením schůzky si najděte vhodné místo a místo k sezení. Ujistěte se, že je fotoaparát vašeho počítačového zařízení v dobrém stavu, aby byla zajištěna vysoká kvalita obrazu. Totéž platí pro audio. Zajistěte mikrofon s dobrou kvalitou zvuku. Otestujte si kameru a mikrofon před začátkem schůzky, abyste se vyhnuli nepříjemným překvapením.

Zatímco většina hostitelů dává přednost tomu, aby se pohodlně usadila a předala své poselství elegantním zobrazením, jiní dávají přednost spojení s účastníky na stojanu. Microsoft Teams nabízí několik vlastních pozadí pro zkrášlení vašeho online prostoru.

4. Dělat si poznámky

Psaní poznámek je jedním z způsoby, jak vést produktivní virtuální setkání. Když zpracováváte velké množství informací, máte tendenci vynechávat některé podstatné detaily. Vzhledem k tomu, že váš mozek dokáže uchovat jen tolik, můžete přijít o životně důležité informace, pokud si nebudete dělat poznámky. Proto je psaní poznámek při schůzkách klíčové.

Při schůzce v Microsoft Teams nepotřebujete tužku a papír, abyste si mohli dělat poznámky. Nástroj nabízí poznámkový blok, kam můžete zapisovat a ukládat informace ze schůzky. Vždy se můžete vrátit ke svým poznámkám a získat klíčovou agendu vaší schůzky.

5. Ztlumit nemluvící účastníky

Hluk brání produktivitě na pracovišti. Pokud to nezničíte hned v zárodku, mohlo by to bránit i vašemu virtuálnímu setkání. I když se budete snažit být na schůzce na klidném místě, ostatní účastníci nemusí udělat totéž. Microsoft Teams vám pomůže zbavit se hluku pomocí funkce ztlumení.

Jako hostitel schůzky můžete ztlumit nejen sebe, ale i ostatní účastníky schůzky v Microsoft Teams. Pravidlem je vždy ztlumit nemluvící účastníky. To vytváří pořádek a slušnost. Ostatní účastníci porozumí sdělení, které mluvící účastník předává.

6. Pro zdůraznění použijte okno chatu

Virtuální setkání musí být poutavé, aby účastníky zaujalo. Lidé se snadno nudí dlouhými hovory, takže k udržení jejich pozornosti musíte použít také okno chatu v Microsoft Teams.

Jako hostitel můžete vytvořit okno chatu, kde můžete vy a ostatní účastníci vkládat relevantní komentáře ke schůzce. Je to dobré místo pro zapsání klíčových informací, kterých by si měli účastníci být vědomi. Moderátor může také požádat účastníky, aby do okna chatu vložili své případné dotazy, aby každý mohl otázkám jasně porozumět.

7. Zaznamenejte schůzku

Jednou z chyb, kterých se hostitelé virtuálních schůzek dopouštějí, je neschopnost sledovat všechny aktivity. Když se potřebují vrátit k tématu, nemohou. Microsoft Teams usnadnil proces nahrávání zavedením funkce nahrávání pro rychlé zachycení každého malého detailu.

Vytváření referencí je součástí procesu učení a vedení záznamů o každém online setkání je velmi přínosné. Když zaznamenáte schůzku na Microsoft Teams, máte konkrétní důkaz o podrobnostech schůzky.

8. Rozostření pozadí

Stejně jako hlučné prostředí může způsobit, že někdo jiný přehlédne zprávu, kterou řečník předává na online schůzce, hlučné pozadí může také způsobit rozptýlení. Například krásná malba na účastníkovi by vás mohla odvést od toho, co říká. Můžete dokonce zapomenout na svůj myšlenkový směr.

Microsoft Teams umožňuje účastníkům rozmazat jejich pozadí, takže se mohou soustředit na sebe a na to, o čem diskutují. Díky této funkci se nemusíte bát, že budete mít pro vaši schůzku dokonalé zázemí.

9. Použijte funkci Whiteboard

Mnoho uživatelů nevyužívá funkci tabule v Microsoft Teams na maximum. Je to online plátno pro zachycení vašich zpráv a nápadů v akci.

Tabule Microsoft Teams se hodí, když potřebujete členům týmu během schůzky vysvětlit složité nápady. Nabízí různé skicovací prvky, které vám pomohou jasně vyjádřit své myšlenky.

10. Aktivujte sdílení obrazovky

Někdy nestačí vysvětlovat nápady a koncepty týmům na virtuální schůzce. Musíte jim ukázat informace tak, jak jsou na vašem počítači. Microsoft Teams to umožňuje díky funkci sdílení obrazovky.

Když aktivujete sdílení obrazovky, získáte příležitost zvýšit úroveň zapojení účastníků při online schůzce s Microsoft Teams. Umožňuje vám ukázat ostatním, o čem mluvíte a jak to přesně je ve vašem systému.

Zajistěte, aby se vaše virtuální schůzky vyplatily s Microsoft Teams

Virtuální schůzky zůstaly. Pracovní týmy dělají velké pokroky ve vzájemné interakci ze svých vzdálených míst. Ale aby k tomu došlo, musíte být úmyslní, abyste ze svých schůzek vytěžili maximum využitím mnoha funkcí v Microsoft Teams.

Pokud se chystáte hostit lidi na schůzce, vyplatí se vám to optimalizovat zážitek. Vytvořte prostor pro všechny, aby mohli přispívat a sdílet nápady. Když členové vašeho týmu uvidí hodnotu vašich schůzek, budou se chtít připojit, kdykoli si naplánujete schůzku.