Dnes jsou e-maily nezbytné pro produktivní život. Umožňují vám komunikovat, přihlašovat se ke službám, udržovat účty v bezpečí a další. To také znamená, že vaše doručená pošta se může snadno zahltit, což je problém, když používáte e-maily k práci.
Gmail je obzvláště bohatý na funkce a rozptýlení, ale existují způsoby, jak spravovat svůj účet a sebe, abyste neskončili znovu u multitaskingu. Schopnost soustředit se na jednu práci najednou je věcí organizace a disciplíny. Pojďme prozkoumat, co to přesně znamená.
1. Uspořádejte si e-maily
Nejprve můžete kliknout na hvězda nebo označení ikonou vedle libovolného e-mailu jej označit jako S hvězdičkou nebo Důležité. Tím se odešle do příslušné složky na vašem bočním panelu a zároveň se zvýší pravděpodobnost, že Gmail v budoucnu automaticky označí důležité e-maily.
Můžete jít ještě dál vytváření barevných štítků v Gmailu a ukládání e-mailů v logickém pořadí místo toho, abyste museli procházet stěnou smíšených e-mailů, některé zajímavé, jiné spam.
Když tedy přijde nová dávka e-mailů, prolistujte je a označte je. Pak se například můžete zaměřit na e-maily v
Důležité nejprve složku a ty, které jste označili jako „Osobní“, nechte na později.2. Použijte funkci odložení u e-mailů, které mohou počkat
Dalším nástrojem, který vám může pomoci upřednostnit, na které e-maily se zaměřit, je tzv Podřimovat.
Vyberte e-mail nebo na něj najeďte myší a zobrazí se ikona, která vypadá jako hodiny. Klikněte na něj a můžete si vybrat jeho délku Podřimovat.
Ať už je vaše volba jakákoli, e-mail zmizí z vaší doručené pošty a vrátí se ve stanovený čas. Do té doby se k němu však dostanete pouhým otevřením Odloženo složku.
3. Změňte typ doručené pošty
Existuje mnoho způsobů, jak si přizpůsobit svůj řídicí panel Gmailu tak, aby vám zabránil v multitaskingu. Vaše Rychlé nastavení nabízejí velmi snadnou a šikovnou metodu.
Klikněte na Ozubené kolo ikonu v horní části stránky otevřete Nastavení Jídelní lístek. Najít Typ doručené pošty sekce a podívejte se na své možnosti:
- Výchozí
- Nejprve důležité
- Nejprve nepřečteno
- První s hvězdičkou
- Prioritní pošta
- Více schránek
Každý typ strukturuje vaši doručenou poštu jinak. Tuto funkci také najdete v Rychlé nastavení > Zobrazit všechna nastavení > Doručená pošta.
Chcete-li rozvržení Gmailu dále vylepšit, zkombinujte nejproduktivnější rozvržení s filtry, které třídí vaši doručenou poštu Gmailu. S pečlivým plánováním můžete zajistit, že vaše pozornost bude vždy směřovat k e-mailům, které jsou pro vás nejdůležitější.
4. Změňte hustotu doručené pošty
Usnadněte si svou e-mailovou schránku na očích, jak je to jen možné, a vyhledávání důležitých e-mailů bude jednodušší. Také se vyhnete rychlé únavě při práci na Gmailu.
Další funkce ve vašem Rychlé nastavení vám to může pomoci dosáhnout. Pod Hustota, existují tři možnosti, jak blízko by měly být vaše e-maily:
- Výchozí
- Komfortní
- Kompaktní
Podívejte se, která vám umožní rychle a snadno procházet doručenou poštu.
5. Změňte maximální velikost stránky svého účtu Gmail
Gmail vám dává větší kontrolu nad rozložením vaší doručené pošty, včetně toho, kolik e-mailů má obsahovat na stránce. Chcete-li najít tuto funkci, přejděte na Rychlé nastavení > Zobrazit všechna nastavení > Obecné.
Na této kartě je vaše Maximální velikost stránky sekce, kde si můžete vybrat počet konverzací, které se mají zobrazit na každé stránce. Vaše přednastavené možnosti se pohybují od 10 do 100, takže můžete své e-maily skutečně rozložit nebo je spojit dohromady.
Rozhodněte se, jaké rozvržení vám pomůže soustředit se na úkoly nejvíce a přitom dobře využijete své filtrovací nástroje.
6. Rozdělte si podokno čtení
Pomocí další funkce Gmailu můžete zastavit multitasking a soustředit se na jeden e-mail po druhém. Nad vašimi e-maily je Přepnout režim rozděleného panelu ikona.
Pokud na něj kliknete, když je řídicí panel ve standardním nerozděleném tvaru, Vertikální rozdělení se aktivuje, což znamená, že vaše e-maily dostanou vedle sebe panel, kde se zobrazí obsah každé konverzace, kterou vyberete. To vám umožní vidět, co je ve vašich e-mailech, aniž byste je museli úplně otevřít. Následně se můžete rychleji dostat do vaší schránky.
Pokud kliknete na šipku vedle Přepnout režim rozděleného panelu ikonu, najdete Horizontální rozdělení možnost také.
To vše je k dispozici také v Rychlé nastavení > Zobrazit všechna nastavení > Doručená pošta.
Ale je toho mnohem víc, co můžete udělat přizpůsobením nastavení Gmailu, např nastavení opakované odpovědi na dovolenou. Prozkoumejte, co dalšího může prospět vašemu mono-taskingu.
7. Začněte číst nové e-maily zdola
Pokud jde o osobní návyky, které vás mohou odvést od multitaskingu, jednou z bezpečných metod je číst vaše e-maily podle účelu nebo logického pořadí.
Například ve standardním seznamu e-mailů budou nejnovější e-maily nahoře, takže má smysl začít od konce všech nepřečtených konverzací a zabývat se nejstaršími.
Mohou mít termíny nebo důležité informace, které jsou relevantní pro pozdější e-maily. Pokud jen chcete být na bezpečné straně a soustředit se, propracujte si své e-maily.
8. Nejprve vymažte ty nejjednodušší e-maily
Díky rozdělenému panelu Gmailu můžete rychle identifikovat e-maily, které vás nezajímají nebo je lze rychle vyřídit. Projděte si doručenou poštu a nejprve se pusťte do těch nejjednodušších úkolů a zbavte se jich. Poté můžete upřednostnit složitější e-maily.
Je to jednoduchá strategie, která však rychle a konstruktivně vyčistí vaši doručenou poštu, aniž by vás zahltila.
Váš účet Gmail má vestavěné dvě užitečné funkce pro nastavení úkolů a psaní poznámek.
Začněme s Úkoly Google, označené symbolem šek ikonu na postranním panelu. Klikněte na něj a poté Přidejte úkol, pokud ještě žádné nemáte. Každému úkolu můžete přiřadit název, popis, datum a dílčí úkol. Ozdobte je tak, jak je to nutné, abyste měli pořádek.
Přímo nad Úkoly je Google Keepžárovka ikona, která otevře panel se seznamem všech existujících záznamů Keep pod Poznamenejte si knoflík. Použijte to například k tomu, abyste si zanechávali poznámky o e-mailech konkrétního klienta nebo abyste si udělali minuty během relací Google Meet.
Oba tyto nástroje vám mohou připomenout důležité úkoly, které musíte dokončit, a zároveň nabídnout způsoby, jak být produktivnější s každým úkolem, na který se soustředíte.
10. Použijte rozšíření prohlížeče
Pokud máte rádi podporu praktických nástrojů, podívejte se na doplňky prohlížeče, které zvýší vaši efektivitu tím, že uspořádají váš pracovní postup nebo jej rozdělí na části, se kterými si můžete snáze poradit.
Poznat jak může Todoist zlepšit vaši produktivitu, například díky naprosté síle inteligentní správy úloh. Můžete jej synchronizovat se svým účtem Gmail a zjednodušit každou důležitou práci.
Pak máte Seřadit doručenou poštu Gmailu, rozšíření, které k vašim standardním možnostem Gmailu přidává filtry. E-maily můžete třídit podle kontaktu, společností, příloh a dalších.
Pokud s e-maily používáte Tabulky Google, zvažte Zvýrazňovač řádků, který dělá přesně to, co název napovídá: zvýrazňuje řádky v tabulkách, takže je můžete číst rychleji.
Dokonce i něco podobného Monotab může být pro pracovníky online neocenitelné. Je to rozšíření, které ukládá odkazy na jednu kartu, takže neskončíte s několika otevřenými a zpomalí váš prohlížeč.
Nakonec potřebujete organizační nástroje a také disciplínu, abyste zabránili tomu, aby se vaše soustředění rozdělovalo do několika směrů a nezkazilo vaši produktivitu.
Pomocí výše uvedených tipů a nástrojů lze vaše e-maily a jakoukoli další práci, kterou na Gmailu děláte, uspořádat do logického a dokonce příjemného pořadí. Budete se moci věnovat úkolům, které chcete, a přestanete se odchylovat.
Jak již bylo zmíněno, vaše sebeovládání hraje velkou roli v tom, že vám zabráníte v multitaskingu, ale spousta digitální podpory je také dlouhá cesta. Podívejte se tedy, co dalšího může Google nabídnout na svých platformách, od vašeho účtu Gmail až po prohlížeč Chrome.
