Sdílení souborů je běžnou praxí v týmové práci. Ale je kontraproduktivní, když jsou soubory, které sdílíte, neuspořádané a zasypávají váš systém. Je jen tolik práce, kterou můžete udělat uprostřed toho nepořádku.
Uspořádání sdílených souborů je klíčem k zefektivnění vašeho pracovního postupu. Pokud to neuděláte, můžete během práce přijít o důležité soubory nebo je zamíchat. Podívejte se na efektivní způsoby organizace sdílených souborů pro zvýšení produktivity.
1. Zkontrolujte existující soubory
Pravidelná kontrola existujících souborů je nezbytná, aby byl váš systém dobře organizovaný. Je velká šance, že máte v systému nějaké soubory, které již nepoužíváte nebo nepotřebujete. Tyto soubory tam mohou zůstat a zabírat místo bez vašeho vědomí.
Vždy si udělejte čas na kontrolu souborů, abyste mohli smazat ty, které již nepotřebujete, a aktualizovat ty zastaralé, abyste z nich získali co největší hodnotu. Samotné prohlížení souborů může být obtížné udržet krok. Vzdělávejte a učte členy svého týmu nebo zaměstnance o důležitosti kontroly existujících souborů. Tato jednoduchá povinnost vytváří čistý pracovní prostor pro vyšší efektivitu.
2. Vytvořte a pojmenujte své složky podrobně
Nic není více dezorientující, než muset strávit většinu své pracovní doby hledáním souborů ve vašem systému. Ušetřete si potíže vytvořením různých složek pro vaše soubory podle jejich kategorií.
Mastering jak podrobně organizovat své složky šetří čas a zvyšuje produktivitu. Můžete rychle procházet soubory nebo složky, aniž byste je museli otevírat, abyste k nim měli přístup nebo je identifikovali. Podobně vytváření a pojmenovávání složek pomáhá členům týmu identifikovat, které soubory jim patří za účelem přístupu a které obsahují citlivé informace.
Při pojmenovávání složky se snažte co nejvíce vyhnout používání dlouhých a složitých názvů, protože jsou obtížně zapamatovatelné. Vyhněte se také používání speciálních znaků a symbolů, protože nejenže nejsou viditelné, ale také postrádají smysl. A konečně, pokud musíte k oddělení slov používat mezery, použijte místo toho podtržítka nebo pomlčky.
3. Omezte své složky
I když je vytváření a pojmenovávání složek dobrou praxí pro organizaci sdílených souborů, nepřehánějte to. Mít jednu složku pro každý soubor, který máte, vytvoříte nepořádek. Ve svých systémech budete mít příliš mnoho souborů, což může být zahlcující.
Takže místo vytváření složky pro každý soubor sloučte soubor do složky s podobným obsahem. Při hledání souborů ve stejné kategorii přesně víte, kde hledat.
4. Vypusťte místní úložiště
Místní úložiště bývalo základní věcí, ale s digitalizací existují životaschopnější možnosti. Pokud tedy k ukládání souborů stále používáte místní úložiště, uvízli jste v minulosti. Kromě toho, že údržba je drahá kvůli nákupu větší šířky pásma pro ukládání více souborů, představuje místní úložiště bezpečnostní riziko. Pokud někdo manipuluje s vaším úložným zařízením, můžete přijít o všechny informace, které na něm máte.
Místo místního úložiště tedy jděte na cloudové úložiště. S cloudovým úložištěm můžete přistupovat ke svým souborům vzdáleně, mít více úložného prostoru a implementovat silnější zabezpečení. Podívejte se na nejlevnější poskytovatelé cloudových úložišť ušetřit náklady.
5. Přijměte software s řízením verzí
Existuje vysoká pravděpodobnost, že po vytvoření souborů budete muset upravit. Správa verzí vám pomáhá sledovat změny provedené v souboru nebo kolekci souborů. Ruční sledování změn je skličující a může vás zmást.
Stejně jako můžete použít aplikace pro správu verzí pro zvýšení vaší produktivity, můžete použít software pro organizování souborů s řízením verzí ke sledování úprav, které v souboru provedete, abyste si je nepletli.
Úkolem systému správy verzí je udržovat všechny členy týmu na stejné stránce. A co je nejdůležitější, zajišťuje, že všichni v týmu spolupracují a pracují na stejném projektu a zároveň zajišťuje, že všichni používají nejnovější verzi souboru.
6. Vytvářejte zástupce a oblíbené položky
Pokud máte omezený rozpočet nebo potřebujete rychle jednat, je nejlepší vytvořit si zkratky a oblíbené položky. Zástupce je odkaz na soubor na pevném disku. Program, soubor nebo složka mohou být určeny svým ukazatelem.
Protože obsahuje informace o umístění původního souboru, zástupce je malý soubor, který zabírá velmi málo úložného prostoru. Duplikát přesně neodpovídá původnímu souboru. Původní soubor je tedy po odstranění zástupce stále neporušený.
Pomocí zkratek můžete umístit nejčastěji používané programy a zástupce složek na snadno dostupná místa, jako je pracovní panel nebo panel rychlého spouštění.
7. Předem vytvořit šablony složek
Dalším způsobem, jak uspořádat sdílené soubory, je předem vytvořit dočasnou šablonu. Pokud si nejste jisti, kterou šablonu v tuto chvíli použít, můžete předem vytvořit šablony složek.
Předběžné vytvoření šablony složky vám pomůže ponechat některé soubory ve složce, místo abyste je ponechali kdekoli ve vašem systému. Zabraňuje také vesmírnému houbaření. Pokud nakonec určíte svůj postoj k těmto předem vytvořeným složkám, můžete je přesunout do svého trvalého úložiště, ale také nemusíte.
8. Využijte automatizovaný organizační software
Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak organizovat sdílené soubory, je začlenění softwaru pro automatizovanou organizaci do vašeho systému. Ruční organizace souborů je nejen únavná, ale také časově náročná. Přesouvání různých souborů do konkrétních umístění vyžaduje pozornost věnovanou detailům.
Přesto existuje tendence, že věci proklouzávají trhlinami. Ale je to jiná míčová hra, když automatizujete proces pomocí organizačního softwaru. Efektivní organizační software umístí vaše sdílené soubory na správná místa s minimálním nebo žádným dohledem. Vy a váš tým budete mít více času na to, abyste se mohli soustředit na důležitější úkoly, abyste zvýšili svou produktivitu.
9. Odstraňte zastaralé soubory
Zastaralé soubory vám nejsou k ničemu. Pokud je neplánujete aktualizovat, nemají ve vašem systému žádnou práci. Pokud provedete inventuru svých souborů, možná zjistíte, že soubory, které již nepoužíváte, zabírají značné množství úložného prostoru. Jejich odstraněním získáte více prostoru pro vytváření a ukládání příslušných souborů.
Také ponechání zastaralých souborů ve vašich systémových souborech může náhodně sloučit s novějšími nebo aktuálními soubory, což způsobí zmatek. Tento scénář může nastat, když jsou tyto soubory v rukou nových nebo nezkušených zaměstnanců. Chcete-li tento proces automatizovat, můžete se rozhodnout pro software pro mazání souborů, jako je PrivaZer, Skartovačka, a Glary Utility, mezi ostatními.
Uspořádání sdílených souborů pro zvýšení produktivity
Čistý pracovní prostor zvyšuje produktivitu. Můžete snadno přistupovat k jakémukoli dokumentu, který potřebujete, a přesouvat věci bez překážek. Uspořádání sdílených souborů nejen zvýší vaši produktivitu, ale také zvýší vaši efektivitu, protože se budete více soustředit na úkoly, které máte po ruce.
Zajímavé je, že to nemusíte dělat úplně sami. Ke zvedání a pokládání můžete využít automatizované nástroje, takže se můžete věnovat jiným úkolům, které vyžadují vaši pozornost.
