Pokud jde o odhad času a řízení projektů na volné noze, nejdůležitější je přesně sledovat vaši pracovní dobu. Je důležité, abyste svůj projekt dobře znali, abyste svým klientům s jistotou poskytli realistický odhad toho, jak dlouho bude konkrétní úkol trvat.

Nechcete přece, abyste se přistihli, že svým klientům přeplácíte nebo podceňujete. Pojďme se podívat na některá doporučení, která byste při tom měli mít na paměti.

1. Definujte rozsah svého projektu

Prvním krokem je ujistit se, že máte pevnou představu o tom, co bude projekt obnášet. Zjistěte přesně, jaké úkoly, termíny a rozpočty budete řešit. Konkrétní pochopení rozsahu a příslušných úkolů vám pomůže vyhnout se zbytečným výdajům.

Pozor na tečení rozsahu. Pokud si nedáte pozor, váš projekt se pravděpodobně prodlouží déle, než jste původně předpokládali. Nejlepší způsob, jak se tomu vyhnout, je mít a Struktura rozpisu práce (WBS), abyste mohli podrobně zmapovat všechny úkoly a efektivně zefektivnit pracovní postup s klientem. K tomuto účelu můžete také použít šablonu rozsahu projektu.

instagram viewer

Stažení:Smartsheet (K dispozici jako soubor Excel)

2. Použijte správnou techniku ​​odhadu času

Za každou cenu byste se měli snažit vyvarovat podhodnocování a nadhodnocování. Mnoho nezávislých pracovníků má tendenci uvádět svou hodinovou sazbu při určování hodnoty odvedené práce, ale to může vést buď k nafouknutým fakturám nebo dokonce podcenění za váš čas – zvláště pokud jste nevzali v úvahu nepředvídané události, omezení zdrojů a další faktory. Zde je několik metod, jak přesně odhadnout dobu projektu:

  • Odborný posudek: To je nezbytné v případech, kdy je obtížné nebo nemožné měřit data nebo kde nejsou přesně k dispozici podrobné specifikace. Klíčem k použití této techniky je získat co nejvíce informací a analýz, než se rozhodnete. Tuto metodu byste měli použít k identifikaci dílčích úkolů a jejich trvání ve fázi odhadu úsilí a předpovědi času.
  • Analogický odhad: Analogický odhad je běžnou praxí, která zahrnuje použití projektu (projektů) s podobnými vlastnostmi jako základ pro váš odhad. Můžete použít předchozí zkušenosti, oborové průměry nebo jiné zdroje, které vám s tímto procesem pomohou. Analogický odhad v zásadě používá historická data z podobných projektů k provedení odhadu.
  • Tříbodový odhad: Tato metoda zahrnuje stanovení všech možných scénářů (optimistických, pesimistických a nejpravděpodobnějších), stejně jako jejich pravděpodobnosti, že nastanou, a poté vypracování konečného odhadu. Běžně se vypočítává pomocí techniky trojúhelníkového rozdělení nebo PERT beta odhadu.

Při použití metody trojúhelníkového rozdělení můžete vzít průměr z následujících odhadů – optimistický odhad (O), pesimistický odhad (P) a nejpravděpodobnější odhad (M). Takže trojúhelníková distribuční rovnice bude vypadat takto:

E= (O+P+M)/3

PERT je zkratka pro "Program Evaluation and Review Technique". Je to model rozhodování, který pomáhá skupinám upřednostňovat svou práci tím, že určuje, kolik času potřebují na dokončení různých úkolů.

PERT beta distribuční metoda je spíše váženým průměrem. Přikládá větší váhu nejpravděpodobnějšímu výsledku a menší váhu ostatním výsledkům. Projektoví manažeři běžně používají tuto metodu k odhadu dat dokončení projektu, protože bývá přesnější.

Rovnici PERT Beta lze odhadnout následujícím způsobem:

Distribuce PERT beta = (P + O + 4ML) / 6

Podle našeho příkladu výše řekněme, že v případě nezávislého pracovníka pracujícího na úloze A (což se stane být kampaň na sociálních sítích) nejoptimističtější odhad je dva týdny a nejhorší scénář je devět týdnů. Nejpravděpodobnější odhad jsou čtyři týdny.

Při použití PERT beta rovnice by se přibližný časový odhad ukázal na 4,5 týdne. Pomocí této metody můžeme v tomto případě zohlednit i směrodatnou odchylku, abychom našim klientům poskytli širší čas dokončení. Pro úlohu A to můžeme vyjádřit následovně:

Směrodatná odchylka = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

V našem příkladu to vyjde na 1,75. Můžeme tedy uvést pravděpodobné okno dokončení 6,25 týdne namísto 4,5 týdne.

  • Odhad zdola nahoru: Nejjednodušší (a nejpřesnější) metodou pro výpočet projektových hodin na volné noze je metoda odhadu zdola nahoru. Tento přístup naznačuje, že začnete na samém základu struktury rozpisu vaší práce, sečtete si všechny výdaje a poté je podle potřeby přidejte.

S tímto přístupem můžete vytvářet přesné odhady tím, že začnete od spodu a propracujete se až k jednotlivým nákladům v rozsahu vašeho projektu. Pomůže vám mít pokryty všechny náklady najednou.

3. Spočítejte si svůj fondový poměr

Protože všichni nezávislí pracovníci nepracují stejným způsobem, může být obtížné změřit, kolik času tráví prací na projektu. V takových případech vám může pomoci vypočítat přesné odhady pomocí kalkulátoru poměru fondu. Pomáhá vám vidět podíl času nad/podceněný, takže můžete optimalizovat fakturovatelné hodiny.

Pokud například odhadujete, že dokončení projektu vám zabere čtyři dny, ale zabere vám to jen dva dny, pak je váš poměr fušování 2:1. Cílem fudge ratio je určit, jak rychle můžete procházet úkoly v projektu a jak moc máte volnost ve svém plánu.

4. Účet pro dobu nečinnosti a přestávky

Možná si myslíte, že můžete jednoduše sečíst hodiny, které jste vložili, ale ve skutečnosti to tak nefunguje. Dny dovolené a doby nečinnosti by měly být započítány do celkového počtu hodin, které plánujete pracovat.

Pokud nebudete dělat přestávky, skončíte s vyhořením rychleji, než se očekávalo. Pokud používáte nástroje pro spolupráci, jako je Slack nebo Todoist, je důležité nastavit a dovolená nebo stav mimo kancelář když si bere volno.

Pokud si vezmete den volna, měli byste to zohlednit při výpočtu počtu hodin, které plánujete pracovat týdně. Pokud máte delší nečinnost nebo přestávku v práci, pak stojí za zmínku také to – jednoduše přidejte hodinu nebo dvě k celkovému počtu odpracovaných hodin každý týden.

Stažení: Vertex42 (K dispozici jako soubor Excel)

5. Faktor při plánování, nepředvídaných událostech a revizích

Jednou z nejčastějších chyb nezávislých pracovníků je, že nepočítají s časem plánování. Podobně jsou nutné odhady pro nepředvídané události, které mohou nastat v průběhu projektu – například omezení zdrojů.

  • Plánování: Budete potřebovat čas na plánování své práce a ujistěte se, že od klientů získáváte všechny potřebné informace. To je zvláště důležité při práci s klienty, kteří jsou ve vašem oboru noví nebo s vámi nikdy předtím nepracovali.
  • Správa: Budete potřebovat čas na administrativní úkony, jako je posílání faktur nebo nastavení účtů na sociálních sítích. Můžete také potřebovat čas na sledování klientů po dokončení projektů.
  • Podmíněné události/revize: Pokud projekt trvá déle, než se očekávalo, nebo pokud se s projektem něco pokazí, možná budete potřebovat více času na administrativní úkony nebo provádění dodatků či revizí.

Sledování času je skvělý způsob, jak lépe porozumět tomu, kolik času věnujete jednotlivým projektům. Můžete použít nástroje jako šablony časové osy projektu nebo šablony časového rozvrhu a aplikace pro sledování času abyste zajistili, že získáváte správná data o tom, jak dlouho vám trvá dokončení úkolů.

Zjistíte také, že nastavení systému pro sledování času, jako je např Technika Pomodoro, vám pomůže zvýšit produktivitu, sledovat váš pokrok a zajistit dodržování termínů.

7. Zkontrolujte své konečné odhady

Dokončili jste svůj odhad a nyní je čas udělat konečné číslo. Jednou z věcí, kterou zde musíte udělat, je zkontrolovat svůj odhad. Zkontrolujte, zda nebyly některé úkoly z odhadu vynechány. Pokud ano, přidejte tyto hodiny navíc zpět do konečného odhadu. Pomocí různých šablony pro řízení projektů může pomoci.

Máte-li odhad od svého klienta, zkontrolujte jej, abyste se ujistili, že jsou čísla v rozumných mezích. Pokud mezi vašimi dvěma odhady existuje rozpor, zeptejte se jich na další podrobnosti o tom, co chtějí a jak to chtějí udělat.

Vyhodnoťte a spravujte své zúčtovatelné hodiny přesně

Téma projektových hodin je pro freelancery sporné, protože každý člověk bude mít svou vlastní míru (na základě zkušeností, odbornosti předmětu, požadavků klienta atd.) a metodiku řešení problémů.

Pokud si plánujete spočítat své fakturovatelné hodiny na volné noze, pak znalost těchto tipů a triků bude neocenitelná. Doufejme, že vám ušetří čas a peníze na vašem dalším projektu – a celý proces bude mnohem méně stresující.