Výběr správného nástroje pro řízení projektů pro vás a váš tým může být problém, zvláště když potřebujete více míst, ale nemáte rozpočet. Pokud ještě nejste připraveni investovat nebo jste stále na lovu, můžete si mezitím v Tabulkách Google vytvořit funkční panel pro řízení projektů. Pokračujte ve čtení, abyste zjistili, jak na to.

Zmapujte svou projektovou tabuli v Tabulkách Google

Nejprve si musíte určit, které sloupce budete na desce používat. Chcete-li tak učinit, vytvořte si seznam základních informací, které budete muset předat, jako je název úkolu, datum dokončení, priorita, stav a poznámky.

Pokud spolupracujete s ostatními, bude ve sloupci Vlastník uvedeno, kdo na úkolu pracuje. Pokud na nástěnce deleguje více lidí, budete chtít zahrnout také sloupec, který ukazuje, kdo to přidělil.

Dále se zamyslete nad všemi informacemi, které jsou jedinečné pro váš pracovní postup. Cílem je vytvořit rychlý přehled úkolů pro vás a vaše spolupracovníky. Některé příklady jsou identifikační čísla klienta, barevné kódy, kontaktní informace, odkazy atd. Ať už si vyberete cokoli, ujistěte se, že jej budete používat pro většinu svých úkolů, aby sloupec nebyl jen dalším krokem – nebo v horším případě nepořádkem.

instagram viewer

Jak vytvořit tabuli pro řízení projektů v Tabulkách Google

Tabulky Google velmi usnadňují vytvoření funkční nástěnky pro řízení projektů. Zde jsou kroky, které musíte provést:

1. Zmrazit svůj horní řádek

Jakmile budete mít seznam sloupců, které chcete zahrnout, zadejte je do tabulky nahoře a zmrazit řádek v Tabulkách Google aby vám při rolování zůstalo. Udělat to tak:

  1. Zvýrazněte celý řádek.
  2. Jít do Pohled v levém horním rohu.
  3. Vybrat Zmrazit.
  4. Vybrat 1 řádek.

2. Přidejte do sloupce data formátování

Chcete-li, aby bylo přidávání dat na tabuli konzistentní, můžete sloupci uzávěrky přiřadit formátování. Udělat to tak:

  1. Vyberte celý sloupec.
  2. Jít do Formát v horním menu.
  3. Vybrat Číslo.
  4. Vybrat datum.

Se sloupcem úkolů a poznámek nemusíte nic dělat – stačí je ponechat v textovém formátu. Pro sloupce priorita, stav a vlastník se bude hodit rozbalovací nabídka – o tom si můžete přečíst v další části.

3. Vytvořte v Tabulkách Google sloupec funkčního stavu

Pomocí softwaru jako ClickUp a Asana můžete rychle nastavit stav úkolu několika kliknutími. Chcete-li to provést v Tabulkách Google, můžete použít Ověření dat pro vytvoření letového menu s více slovy k výběru. Udělat to tak:

  1. Vyberte buňky pod nadpisem.
  2. Jít do Data v horní části obrazovky.
  3. Vybrat Ověření dat z nabídky.
  4. Vedle Kritéria, Vybrat Seznam položek.
  5. Vlevo zadejte slova, která chcete zahrnout, oddělená čárkou.
  6. Udeřil Uložit.

Stejné kroky můžete zopakovat pro vložení rozevírací nabídky do dalších buněk pod nadpisem.

Nyní se v buňkách objeví rozevírací nabídka. Když jsou buňky stále vybrané, můžete do barevných kódů stavů přidat podmíněné formátování. Udělat to tak:

  1. Jít do Formát v horní části obrazovky.
  2. Vybrat Podmíněné formátovánía zobrazí se postranní nabídka.
  3. Znovu zkontrolujte, zda jsou zvýrazněné buňky vybrány v souboru Použít na rozsah box.
  4. Pod Pravidla formátu, klikněte na rozbalovací nabídku níže Formátovat buňky, pokud… a vybrat si Text obsahuje.
  5. Zadejte stav do pole, které se zobrazí pod ním.
  6. Pod Styl formátování, změnit barvu pozadí nebo textu.
  7. Udeřil Hotovo.
  8. Opakujte se zbývajícími stavy.

Jakmile ke každé možnosti přidáte barevné kódování, proklikejte je, abyste se ujistili, že fungují, než zkopírujete a vložíte rozevírací seznam do celého sloupce. Chcete-li vložit, vyberte sloupec pomocí jeho písmene nahoře a zrušte výběr buňky názvu tak, že na ni kliknete a držíte CMD nebo CTRL než to vložíte.

4. Přidejte poznámky na svůj projektový panel v Tabulkách Google

Pomocí projektové nástěnky, jako je tato, můžete mít vše na jednom místě, včetně poznámek k úkolům. To znamená, že se můžete vyhnout prohledávání komunikace, dokumentů a papírů na vašem stole a hledat podrobnosti. Navíc můžete eliminovat potřebu zasílat e-mailem poznámky k úkolu svým spolupracovníkům.

Díky tomu budete chtít mít své poznámky uklizené, abyste zabránili tomu, aby byly rušivé nebo kontraproduktivní. Zde je několik tipů, které vám pomohou je naformátovat:

  • Poklepáním na buňku upravte její text.
  • Přidejte zalomení řádku pomocí Option + Enter na Mac nebo Ctrl + Enter na Windows.
  • Stisknutím přidejte před text odrážku Možnost + 8 na Mac nebo Alt + 0149 na Windows.
  • Zkopírujte a vložte odrážky, pokud je chcete znovu použít. Tabulky Google nepodporují skutečné.
  • Pomlčky také fungují jako odrážky, které usnadňují práci.
  • Nastavte si svůj Obtékání textu na Klip, takže nepřekročí hranice buňky.
    • Clip také zabrání příliš dlouhému prodlužování buněk.
  • Poklepáním na buňku s oříznutým textem zobrazíte její obsah.

Další věci, které je třeba vzít v úvahu při vytváření projektové desky v Tabulkách Google

Zde je několik dalších věcí, které vám mohou pomoci spravovat vaši projektovou desku:

  • Označte své spolupracovníky kdekoli, včetně sloupce vlastníka, pomocí symbolu @ následovaného jejich jménem nebo e-mailem.
  • Pomocí komentářů udržujte komunikaci na nástěnce oddělenou od informací o úkolu – stačí přidat jeden přesně do buňky, na kterou máte dotaz.
  • Chcete-li své dokončené úkoly archivovat, přidejte nový list kliknutím na symbol přidat v levém dolním rohu obrazovky a poté úkoly zkopírujte a vložte.
  • Archivace nebo smazání předchozích úkolů zajistí, že budete mít ty nejdůležitější a nejaktuálnější informace před sebou – navíc budete moci věci rychleji najít.
  • Pokud vy nebo váš kolega omylem něco smažete nebo přepíšete, můžete použít historii verzí najdete uprostřed Tabulek Google nahoře a můžete se vrátit a zkontrolovat to nebo se vrátit k předchozímu uložení.

Uspořádejte své projekty pomocí Tabulek Google

Vytvoření projektové nástěnky v Tabulkách Google je jednoduché a cenově dostupné řešení pro ty, kteří chtějí mít přehled o úkolech nebo spolupracovat s týmem. S určitým počátečním plánováním a trochou práce můžete vytvořit takový, který vám umožní přidávat informace pouze několika kliknutími.

Další výhodou je, že kromě vytváření šablony je pro vás a vaše spolupracovníky menší křivka učení, jak ji udržovat, pokud jste již používali tabulkový procesor. Navíc můžete přidat tolik nebo jen málo funkcí, kolik chcete.