Pokud jste někdy uklidili skříň, víte, jak snadné je najít své věci. Nejen proto, že je toho k procházení méně, ale protože jste odstranili vše, co už nepoužíváte nebo co nepatří.
Totéž platí pro vaše nástroje projektového řízení. Používáte je, abyste zůstali nad svými úkoly, ale někdy se mezi nimi nebo mezi nimi může stát kontraproduktivní.
Když se svými věcmi praktikujete minimalismus, jste obklopeni pouze svými nejcennějšími a nejoblíbenějšími věcmi. Proč byste tedy měli ke svým nástrojům projektového řízení přistupovat minimalisticky? Čtěte dál a dozvíte se to.
Představte si toto: Vy a vaši spolupracovníci používáte ClickUp ke správě vašeho kreativního pracovního postupu, Asana k odesílání žádostí o projekty a Notion pro všechno ostatní. I když víte, kde vše najít nebo umístit, musíte mezi nástroji přecházet, abyste se tam dostali. Pak jsou chvíle, kdy úkol spadá mezi to. Nemůžete jej umístit do žádného softwaru, takže si vyberete jeden a musíte si připomenout, kde se nachází.
Zůstanete-li u jednoho softwaru pro všechny své projekty, ušetříte čas. Přemýšlejte o tom, jak často se přihlašujete, odhlašujete nebo se pohybujete mezi více. Nemluvě o procházení, abyste zjistili pouze informace, které potřebujete, jsou jinde.
Na první pohled si možná myslíte, že jediný software nepokryje všechny vaše potřeby, ale ty jako Notion, ClickUp a monday.com jsou vysoce přizpůsobitelné. První krok v začít s jakýmkoli softwarem pro řízení projektů určuje, jak jej chcete používat. Odtud můžete kombinovat plánování a kreativitu, abyste nastínili své pracovní postupy a projektové desky.
Vy a váš tým to zvládáte. Pečlivě vyjmenujte každý úkol a nezapomeňte uvést podrobnosti. Ale často klikáte na nesprávný úkol a vaše stránky jsou tak dlouhé, že jste při posouvání netrpěliví.
Pokud se vám zdá, že vaše projektové desky jsou příliš dlouhé nebo nepřehledné, existuje jednoduché řešení. Ať už je každý odpovědný za své vlastní úkoly, nebo určíte někoho, kdo bude věci uklízet, chcete mít jistotu, že budete mít neustále přehled o údržbě. To znamená:
- Archivace dokončených úkolů.
- Mazání duplicitních úkolů.
- Pouze uvedení relevantních informací.
- Držet se aktuálních položek.
- Ujistěte se, že data a poznámky jsou aktuální.
Díky pravidelnému procházení a úklidu bude nalezení toho, co potřebujete, hračkou.
3. Méně funkcí znamená méně položek ke správě
Na vyhnout se únavě funkcí při používání softwaru pro správu projektů, je důležité dobře rozumět tomu, co s tím chcete dělat – než nechat zvonky a píšťalky programu, aby to udělaly za vás. Widget nebo integrace, které se nyní jeví jako užitečné, by se mohly jednoduše stát dalším krokem ve vašem procesu.
Když se podíváte na to, jak již přidělujete a spravujete úkoly, pomůže vám to určit, které funkce jsou nejužitečnější a které jsou jen šumem. Používání základních funkcí, jako jsou seznamy softwaru, komunikační nástroje a upomínky, může být pro vás dostatečně přínosné.
Pokud se budete držet pouze těch nejužitečnějších funkcí, rozložení vaší desky nebo pracovního postupu bude také čistší a bude se v něm snáze orientovat.
Méně znamená více produktivity a zaměření
Minimalistický přístup k nástrojům pro řízení projektů vám pomůže ušetřit čas při hledání toho, co potřebujete, a budete mít před sebou ty nejrelevantnější a nejaktuálnější informace. Navíc můžete na první pohled vidět, kde jste vy a váš čas.
To znamená omezit počet nástrojů, které používáte, udržovat přehlednou tabuli s aktuálními informacemi a držet se pouze funkcí, které jsou pro vás přínosem.
