S Dokumenty Google je sdílení a spolupráce na dokumentech hračkou. Pokud ale pracujete s řadou z nich, budete chtít řadu způsobů, jak sdílet své odkazy a upravit oprávnění.
Tato nastavení je snadné vypnout, takže kdokoli s odkazem může rychle získat přístup k souboru a začít pracovat. Někdy to však může znamenat sdílení nebo umožnění úpravám lidem, které vy nechcete. V tomto článku si můžete přečíst o různých způsobech sdílení odkazů na vaše Dokumenty Google a o tom, jak fungují.
1. Ke sdílení dokumentů Google použijte nastavení sdílení
Pokud nepracujete na sdíleném disku, Google nastaví dokumenty, které vytvoříte Omezený ve výchozím stavu. To znamená, že budete muset upravit nastavení sdílení, než si to ostatní budou moci zobrazit pomocí odkazu. V opačném případě se vaši diváci dostanou na stránku, která je vyzve k žádosti o přístup, což pro vás může znamenat spoustu práce a upozornění a čekání na ně.
Chcete-li upravit nastavení oprávnění pro váš soubor, klikněte na Podíl v pravém horním rohu obrazovky vyvolejte nastavení sdílení. V této nabídce můžete vidět rychlý přehled o tom, kdo má k dokumentu přístup. Můžete také udělit přístup ostatním. Takto fungují jednotlivé sekce v této nabídce.
Přidat lidi a skupiny
Pokud chcete omezit, kdo má přístup k vašim Dokumentům Google, můžete přidat konkrétní lidi pomocí tohoto pole v horní části nabídky. Sem zadejte jejich e-mailovou adresu. Dalším krokem je přiřadit jejich roli, zvolit, zda je chcete upozornit, a přidat volitelnou zprávu.
Dostanou e-mail s informací, že jste je s nimi sdíleli, včetně odkazu, který je na to přesměruje. Mohou to také znovu najít později v Sdíleno se mnou na jejich vlastním Disku Google.
Lidé s přístupem
Pod Lidé s přístupem záhlaví, můžete vidět, kdo má k dokumentu přístup. Můžete také upravit jejich roli kliknutím na šipku vedle ní – jsou to:
- Divák– tito lidé mohou dokument zobrazit, stáhnout, vytisknout nebo zkopírovat.
- Komentátor– mohou sdílet a používat komentáře nebo návrhy ke komunikaci s vámi.
- Editor– mají druhou nejvyšší kontrolu nad Majitel (vy, pokud jste dokument vytvořili). Mohou jej měnit, pracovat s návrhy ostatních a dokonce soubor sdílet s ostatními lidmi a upravovat jeho oprávnění.
Kromě toho můžete tuto nabídku použít k Převést vlastnictví souboru nebo Odebrat přístup.
Další úpravy nastavení sdílení můžete provést kliknutím na ozubené kolo v levém horním rohu panelu. Zde můžete editorům vypnout možnost sdílet nebo měnit oprávnění dokumentu. Můžete také zabránit čtenářům a komentátorům ve stahování, tisku nebo kopírování dokumentu.
Obecný přístup
V rámci Obecný přístup,můžete se rozhodnout, zda chcete dokument ponechat jako omezený, nebo mu chcete udělit přístup Kdokoli s odkazem. Chcete-li tak učinit, klikněte na nabídku procházení vedle Omezený a provést výměnu.
Jakmile přepnete, můžete upravit nastavení a umožnit uživatelům s odkazem prohlížet, komentovat nebo upravovat. Mějte na paměti, že pokud máte svůj soubor otevřený pro uživatele s odkazem, nemůžete ostatním zabránit ve sdílení odkazu.
Až budete mít vše připraveno, můžete odkaz rychle uchopit kliknutím Kopírovat odkaz v levém dolním rohu panelu. Nyní jej můžete vložit kamkoli chcete. Pro rychlý přístup můžete vizuálně ukládat a organizovat své odkazy v softwaru jako Notion, který vám pomůže je později najít a sdílet.
Navíc můžete odkaz zkopírovat přímo z adresního řádku. Zvýrazněte vše až do lomítka za dlouhým řetězcem čísel a písmen.
Můžeš publikovat své Dokumenty Google pro zobrazení kliknutím Soubor v levém horním rohu obrazovky a umístěte na něj ukazatel myši Podíla výběrem Publikovat na webu. Odtud vše, co musíte udělat, je kliknout na Publikovat knoflík.
Může to vypadat stejně jako nastavení sdílení Kdokoli s odkazem. Je, až na to, že informace jsou pouze pro zobrazení a změny, které v dokumentu provedete, nejsou aktivní. Jakmile je tedy váš soubor připraven k prohlížení, můžete kliknout na publikovat a udělit přístup ostatním.
Pokud ale na dokumentu potřebujete dál pracovat, můžete nastavení upravit tak, aby vaše změny nikdo neuvidí, dokud nenarazíte Publikovat znovu. Chcete-li tak učinit, klikněte na nabídku procházení vedle Publikovaný obsah a nastavení jakmile jej zveřejníte, zrušte zaškrtnutí Po provedení změn automaticky znovu publikovat.
Jakmile jej publikujete, můžete odkaz sdílet nebo jej vložit do jiných dokumentů nebo webových stránek. Chcete-li soubor odstranit, vše, co musíte udělat, je vrátit se do stejné nabídky a vybrat Zastavit publikování. Je to skvělý způsob, jak sdílet informace, aniž byste museli vytvářet webové stránky nebo se starat o doménu a hosting.
Vytvořením záložky v Dokumentech Google přivedete čtenáře na konkrétní místo na stránce. Udělat to tak:
- Umístěte kurzor na místo, kde chcete záložku zobrazit.
- Jít do Vložit a Záložka do knihy.
- Jakmile si vyberete Záložka do knihy, ve vašem dokumentu se objeví symbol.
- Kliknutím na symbol odkaz zkopírujete nebo odstraníte.
Mějte na paměti, že ti, se kterými sdílíte odkaz na záložku, budou také potřebovat přístup ke zbytku dokumentu. To také znamená, že mohou vidět celou věc.
Odkazy na Dokumenty Google můžete sdílet mnoha způsoby:
- Pomocí nastavení sdílení jej můžete ponechat exkluzivní nebo jej široce zpřístupnit divákům, komentátorům nebo editorům.
- Publikování vám umožňuje sdílet vaši práci ve veřejném formátu.
- Záložky vám umožní být konkrétnější.
Jaký zvolíte, je na vás a na typu dokumentu, na který chcete odkazovat. Před sdílením nezapomeňte dokumenty znovu zkontrolovat.
