Pokud potřebujete ručně odesílat mnoho personalizovaných e-mailů, zabere to spoustu času. Dobrá věc je, že existuje Hromadná korespondence – doplněk Tabulky Google, který umožňuje pomocí databáze rychle odesílat přizpůsobené e-mailové zprávy. Jakmile si doplněk nastavíte ve svých tabulkách Google, stačí si připravit e-mailovou šablonu se zástupnými symboly a můžete začít.

Využijte tuto funkci, pokud potřebujete poslat spoustu cílených e-mailů, ale nechcete se zavázat k automatizovanému marketingovému řešení. Podívejte se, jak nastavit a používat hromadnou korespondenci v Tabulkách Google.

Jak používat hromadnou korespondenci v Tabulkách Google

Kroky použití hromadné korespondence v Tabulkách Google jsme rozdělili do tří částí, přičemž každá z nich obsahuje několik kroků.

Pečlivě postupujte podle níže uvedených pokynů, abyste pochopili proces a úspěšně jej implementovali.

Část 1: Instalace hromadné korespondence

První věc, kterou musíte udělat, abyste mohli začít, je nainstalovat hromadnou korespondenci.

instagram viewer

Jednoduše zamiřte Hromadná korespondence na Google Workspace Marketplace a udeřit do Nainstalujte knoflík. Vybrat Pokračovat ve výzvě k potvrzení.

Poté vyberte preferovaný e-mailový účet a klikněte Dovolit abyste zajistili, že doplněk má požadovaný přístup. Po dokončení procesu instalace nastavte funkci v Tabulkách Google.

Postupujte podle následujících kroků:

  1. Spusťte Tabulky Google a klikněte na Karta Rozšíření v nabídce pásu karet.
  2. Vybrat Sloučení emailůs přílohami z kontextové nabídky a klikněte na Povolit hromadnou korespondenci.
  3. Jakmile je rozšíření povoleno, přejděte na Hromadná korespondence s přílohami > Vytvořit slučovací list.
  4. Nyní byste měli vidět sloučenou šablonu se sloupci jako Jméno, Příjmení, E-mailová adresa, Naplánovaná data atd. v tabulce. Chcete-li začít, můžete informace zadat ručně a také přidat další sloupce podle svých preferencí.
  5. Pokud chcete do tabulky přidat své kontakty Google, přejděte na Hromadná korespondence s přílohami na kartě Rozšíření a vyberte Importujte Kontakty Google.
  6. V následujícím dialogu vyberte skupinu kontaktů a poté stiskněte ImportKontakty knoflík.

Jakmile jsou kontakty exportovány, můžete okamžitě začít. Na rozšíření Hromadná korespondence s přílohami se nám opravdu líbí, že můžete naplánovat e-maily podle vašich preferencí, jako je zasílání upomínek v pondělí na jednu dávku a ve středu na další. Ujistěte se však, že pro tuto část používáte formát data a času dd/mm/rrrr hh: mm, abyste předešli chybám.

Za druhé, můžete vkládat přílohy ve formě odkazů pro konkrétní uživatele. Jednoduše přejděte na svůj Disk Google a zkopírujte odkaz na soubor, který chcete sdílet. Vložte ten odkaz do Přílohy souborů kartu a můžete jít. Když jste u toho, můžete také použijte v Tabulkách Google alternativní barvy nebo změnit celé téma oživit váš dokument.

Krok 2: Vytvořte šablonu

Jakmile si připravíte tabulku Google, je čas vytvořit šablonu e-mailu pro příjemce.

V této metodě použijeme jako zástupný symbol {{název pole}}.

Zde je vše, co musíte udělat:

  1. Přejděte na kartu Rozšíření v Tabulkách Google a Hromadná korespondence s přílohami > Nakonfigurujte hromadnou korespondenci.
  2. Vybrat Vytvořit šablonu e-mailu z dostupných možností a poté klepněte na Upravit vedle možnosti Použít vizuální editor.
  3. Do pole zadejte předmět e-mailu Předmětové pole. Můžete přidat zástupný symbol jako {{First Name}}.
  4. Poté stejným způsobem přidejte tělo e-mailu. Pokud posíláte e-mail více příjemcům za stejným účelem (například připomenutí schůzky), můžete také připojit soubory v konceptu.
  5. Klikněte Uložit používat tento koncept v budoucnu.

Krok 3: Otestujte funkci

Jakmile bude tabulka a koncept e-mailu připraveny, můžete začít odesílat e-maily. Než je ale začnete rozesílat skutečným lidem, můžete dát hromadné korespondenci s přílohami pokyn, aby vám poslal zkušební e-mail.

Zde je návod, jak můžete vyzkoušet, zda doplněk funguje správně:

  1. Rozbalte Odeslat e-mailovou kampaň části kontextové nabídky, kterou jste dříve otevřeli.
  2. Klikněte na Pošlete zkušební e-mail možnost a vyberte Jít.

Nyní byste měli obdržet zkušební e-mail na účet Gmail, pomocí kterého jste se zaregistrovali. Pokud je vše v pořádku, můžete si vybrat Spusťte hromadnou korespondenci příště pokračovat.

Odesílejte přizpůsobené e-maily pomocí Tabulek Google a hromadné korespondence

Nyní byste měli být schopni nastavit rozšíření hromadné korespondence v Tabulkách Google a efektivně je používat pro práci, zejména pro marketingové úkoly. Kdykoli budete chtít tuto funkci v budoucnu přestat používat, můžete se vrátit na stránku Google Marketplace hromadné korespondence a kliknout na tlačítko Odinstalovat.