Dobrý systém produktivity je nezbytný, zvláště pokud vaše práce vyžaduje trávit hodně času u počítače. Bez jednoho je příliš snadné upírat vaši pozornost do mnoha oblastí – a nepokračovat v cílech, kterých chcete dosáhnout.
Pokud máte zájem o optimalizaci své produktivity, téměř jistě jste již o Apple Calendar slyšeli. Notion je další aplikací, která v posledních letech získala významnou trakci, přičemž jako Ali Abdaal a Thomas Frank jsou obzvláště silnými zastánci.
Která aplikace je ale lepší pro každodenní plánování a – v tomto ohledu – co vám každá může nabídnout? Měli byste zvážit jejich použití společně, spíše než vybírat jeden nebo druhý? Pojďme to zjistit.
1. Pořádání schůzek
Kalendář je lepší volbou pro pořádání schůzek a dalších událostí. Můžete si snadno vybrat, zda chcete, aby vaše akce trvaly celý den nebo jen na určité časové úseky, a pozvat lidi je snadné. Kromě toho můžete přidat přílohy, poznámky nebo odkazy na užitečné zdroje. Při používání aplikace kalendáře bude také snadné přijímat všechny události, na které jste pozváni.
Pojem však nemá cenu úplně ignorovat. K vytváření kalendářů můžete použít šablony, které vám poskytnou úplný přehled o vašich nadcházejících povinnostech.
2. Blokování vašeho času
Pro mnoho lidí je časové blokování efektivním způsobem, jak zajistit, že strávíte dostatek času smysluplnými úkoly. Pokud si neplánujete čas, riskujete, že se váš den roztříští. Navíc se vám může stát, že neuděláte takový pokrok ve svých velkých projektech a cílech, jak byste chtěli.
Kromě aranžování událostí můžete kalendář použít také k blokování času na důležitou práci. K dosažení tohoto cíle můžete použít stejné nástroje uvedené v předchozí části, například zvolit, kolik času chcete přidělit. Pokud jsi vyzkoušet techniku Pomodoronapříklad vaše potřeby se mohou lišit od potřeb někoho jiného.
V Notion si můžete vytvořit šablonu, která vám umožní naplánovat si den, ale je jednodušší použít kalendář. Pokud nemáte zařízení Apple, můžete to zkusit místo toho zvýšit svou produktivitu pomocí Kalendáře Google.
3. Další funkce pro denní plánování
Každá aplikace ve vašem systému produktivity by měla splňovat jednu z vašich potřeb, ale vždy je příjemné, když máte k dispozici další funkce, se kterými můžete pracovat. Zatímco v předchozích dvou kategoriích se kalendář umístil na prvním místě, v této sekci získává cenu Notion.
Notion má několik funkcí, které můžete použít k lepšímu plánování dne. Můžete například shrnout své nejdůležitější úkoly pro každý den v týdnu a přidat je na stejnou stránku. Při použití Notion, můžete si také stáhnout šablony, které vám umožní zmapovat vaše cíle a sledovat váš pokrok směrem k nim.
Můžete si však také upravit několik věcí v kalendáři. Můžete se například rozhodnout, zda chcete svůj rozvrh zobrazit na základě měsíce jako celku – nebo podle roku, dne či týdne.
4. Zařízení, na kterých můžete tyto aplikace používat
Pojem a kalendář se značně liší ve schopnostech mezi zařízeními. Stejně jako u jiných aplikací vyvinutých společností Apple můžete kalendář Apple používat pouze v rámci uvedeného ekosystému. Pokud nepoužíváte zařízení Apple, budete muset hledat alternativu.
Stejně jako Apple Calendar je Notion k dispozici na zařízeních Apple. Oficiální aplikaci pro iOS a iPad si můžete stáhnout z App Store a stažení pro Mac je k dispozici na webu Notion. Pokud si aplikaci pro Mac raději nestahujete, můžete Notion použít také ve svém prohlížeči.
Kromě zařízení Apple můžete Notion používat také na Androidu. Kromě toho má společnost aplikaci pro Windows.
5. Nastavení opakujících se úloh
Mnoho z nás potřebuje provádět podobné úkoly několikrát týdně; kontrola e-mailů je jedním příkladem. Ano, můžeme je přidat do našich kalendářů pokaždé – ale je to monotónní a časově náročné ve stejné míře.
Kalendář Apple vám umožňuje snadno nastavit opakující se úkoly. Můžete si vybrat, zda se má opakovat každý den, týden, měsíc nebo rok. Případně se můžete rozhodnout pro vlastní časový plán.
Pokud chcete v Notion vytvářet opakující se úkoly, můžete zkusit vytvořit denní seznamy úkolů a jednoduše je pokaždé zrušit. U funkcí, které nejsou časově závislé, to možná zjistíte nastavení opakujících se úkolů pomocí Todoist je lepší alternativa.
6. Vytváření seznamů úkolů
Pokud si chcete vytvořit základní seznamy úkolů, Notion je lepší volba než Apple Calendar. Vše, co musíte udělat, je vytvořit novou stránku a psát / na klávesnici před výběrem Seznam úkolů z Základní bloky sekce. Najdete zde mnoho šablon, které vám umožní vytvářet seznamy úkolů a můžete si také vytvořit své vlastní.
7. Možnosti přizpůsobení
Primární funkcí aplikací pro produktivitu je pomoci vám převzít kontrolu nad vaším pracovním postupem. Zároveň je ale fajn, když si můžete vše upravit tak, aby vypadalo, jak chcete. Apple Calendar a Notion se v této oblasti liší svými možnostmi, ale máte na výběr pro oba.
Apple Calendar umožňuje změnit barvy každého kalendáře, který přidáte do aplikace. Můžete si vybrat z nabídky předpřipravených, ale máte také možnost vybrat si vlastní, pokud je to pro vás jednodušší. S Apple Calendar se také můžete rozhodnout, které kalendáře chcete zobrazit – a ty, které byste ze svého pohledu raději skryli.
V Notion máte mnoho možností přizpůsobení. Na každou stránku můžete například přidat emotikony. Kromě toho si můžete vybrat ze tří různých písem, která chcete napsat na svou stránku. Notion také poskytuje kontrolu nad šířkou stránky a velikostí textu.
8. Pozvání ostatních ke spolupráci
Spolupráce je klíčovou součástí udržení produktivity, zejména pokud pracujete na dálku nebo jako součást hybridního modelu. A v Notion and Calendar najdete výběr možností. V Apple Calendar můžete některé své kalendáře sdílet s ostatními prostřednictvím odkazu. Můžete se také rozhodnout, zda chcete, aby byly veřejné nebo ne.
Notion vám umožňuje pozvat další uživatele do vašeho pracovního prostoru. Počet lidí, které můžete přidat do jednoho prostoru, však závisí na vašem členství. Bezplatná verze vám umožňuje pozvat až 10 hostů; u placených plánů počet přesahuje 100.
Pojem i kalendář by měly být součástí vašeho ekosystému produktivity
Místo toho, abyste se podívali na „Notion vs. Kalendář“, přemýšlet o tom, jak můžete obě aplikace používat společně, je mnohem moudřejší přístup. Oba se vzájemně doplňují a budete mít mnohem lepší systém produktivity tím, že budete hrát na jejich silné stránky.
Kalendář je skvělý nástroj pro plánování konkrétních událostí během dne, ale pomocí Notion můžete nastínit větší obrázek. Navíc je to užitečné pro vytváření jednoduchých seznamů úkolů.