Hybridní práce se v 21. století stala populárnější a má několik výhod. Týmy mohou pokračovat v osobní spolupráci, zatímco zaměstnanci mohou ušetřit peníze na cestování a vydržet méně času dojížděním. Pro dlouhodobý úspěch je však zásadní zavést správné systémy.
Mnoho lidí po celém světě používá Kalendář Google ke správě svého pracovního dne a vy máte spoustu možností, jak jej nastavit pro hybridní práci. Tento článek vám ukáže, jak efektivněji fungovat na více místech.
1. Sdílení pracovní polohy a pracovní doby
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak spolupracovat na hybridní práci prostřednictvím Kalendáře Google, je sdílet svou pracovní polohu a pracovní dobu. Když to vy a váš tým uděláte, bude pro vás snazší domlouvat schůzky, pochopit, proč lidé nereagují, a další.
Pokud chcete sdílet pracovní dobu, po kterou jste online, můžete jednoduše přidat poznámku na kartu Google. Zde můžete také přidat své časové pásmo. Můžete také sdílet svou pracovní dobu tím, že přejdete na svůj
Nastavení a sdílení > Pracovní doba. Zaškrtněte políčko Povolit pracovní dobu a upravte pracovní dobu pro každý den.Dalším způsobem, jak sdílet své časové pásmo v Kalendáři Google, je vybrat kalendář, na kterém vy a váš tým pracujete. Než vyberete, kde sídlíte, přejděte do Nastavení a sdílení Časové pásmo sekce.
2. Používání času soustředění v Kalendáři Google
Pokud používáte iPhone, pravděpodobně znáte režimy zaostření. Stručně řečeno, můžete je použít k omezení oznámení a dalších věcí, které by vám mohly způsobit uklouznutí při práci. Hybridní práce může vést k tomu, že se vás mnoho lidí snaží kontaktovat, když byste se měli intenzivně soustředit na nějaký úkol, a Kalendář Google má nástroj, který vám pomůže tento problém vyřešit.
Funkce času na soustředění v Kalendáři Google vám umožňuje vyhradit si čas na svou práci a můžete si také vybrat, zda chcete automaticky říkat ne schůzkám, na které vás ostatní pozvou. Všimněte si, že pouze některé plány umožňují přístup k funkci fokusu. Můžete to zkontrolovat vytvořením nové události a podívat se, zda si všimnete možnosti, která vám to umožňuje.
3. Sledujte kalendáře všech
Už se vám stalo, že vás někdo pozval na důležitou událost, jen abyste už měli v kalendáři něco jiného? Pokud ano, budete vědět, jak nepříjemné to může být. Dobrou zprávou je, že s Kalendářem Google můžete tento problém omezit při práci na hybridním modelu.
Jedním ze způsobů, jak zabránit častým střetům, je vědět, kdy jsou všichni k dispozici. Při vytváření nové události přejděte na Setkat se s… možnost na levé straně a zadejte jména lidí, které chcete pozvat.
Měli byste vidět kalendáře lidí, které pozvete. Někteří uživatelé však ten svůj možná nesdíleli – a pokud tomu tak je, měli byste se pokusit zajistit, aby to změnili (možná také budete muset upgradovat jejich tarify předplatného Google Workspace).
4. Používejte integrace třetích stran
Když váš tým přijme hybridní pracovní model, měli byste odstranit co nejvíce překážek spolupráce. Dobrou zprávou je, že Kalendář Google má několik integrací třetích stran a ty vám mohou pomoci používat více vašich oblíbených aplikací společně. S Googlem můžete integrovat komunikační nástroje, jako je Zoom, a další užitečné aplikace, jako je připomenutí schůzky.
Chcete-li integrovat aplikace třetích stran s Kalendářem Google, přejděte na stránku + ikonu na pravé straně obrazovky. Poté vyhledejte nebo vyberte aplikace, které chcete použít. Pak si můžete vybrat Instalace správce nebo Individuální instalace, podle toho, co vyhovuje vašim potřebám.
5. Mějte na paměti státní svátky jiných zemí
Jako součást vašeho hybridního modelu můžete mít členy týmu pracující v různých zemích. A pokud působíte přes různé hranice, je důležité si uvědomit, že celý svět neběží podle stejného plánu.
Pokud se snažíte domluvit schůzky, ujistěte se, že tyto události nejsou v rozporu s jinými svátky. Například, zatímco Spojené království neruší 4. červenec, USA ano. Můžete se zeptat členů svého týmu, ale spoustu míst najdete také online; typ „[země] státní svátky [rok]“a měli byste být schopni najít seznam.
6. Omezte počet schůzek, které máte
Pokud jste někdy měli práci 9-5 po delší dobu, pravděpodobně víte, jak je mnoho schůzek nesmyslných. A pokud do toho nepůjdete se správným plánem, můžete se rychle dostat do pasti, kde váš tým diskutuje o poslední schůzce.
Než naplánujete schůzku, zeptejte se, zda je nutné ji uspořádat. Většinu času, můžete poslat zprávu přes Slack nebo místo toho pošlete členům týmu e-mail. Pokud potřebujete uspořádat schůzku, mějte jasný seznam bodů k rozhovoru a držte jej co nejkratší.
7. Pro termíny použijte funkci Úkol v Kalendáři Google
Nebýt neustále ve stejné místnosti jako vaši kolegové může být požehnáním. Často se například můžete soustředit na dokončení úkolů, které vyžadují značné kognitivní úsilí – aniž byste se museli obávat, že vás ostatní rozptylují. Může však způsobit i problémy.
Jedním z problémů je, že můžete zapomenout na důležité termíny. Ke zmírnění tohoto problému však můžete použít Kalendář Google. Sledovat termíny je snadné; Můžeš jít do Vytvořit > Úkol a zadejte vše, co potřebujete dokončit. Poté vyberte datum, do kterého je splatná.
Kromě Kalendáře Google můžete používat nástroje jako Todoist a Microsoft To Do pro podobné účely.
8. Blokujte čas, kdy budete pracovat na důležitých úkolech
Jednou z výhod hybridní práce je, že máte větší flexibilitu nad svým rozvrhem. Koncept „Deep Work“ pochází z knihy Cala Newporta na toto téma a jedna z hlavních součástí zahrnuje práci na obtížných úkolech po určitou dobu každý den – bez rozptylování.
Hluboká práce není něco, co můžete očekávat na osmihodinový den, ale naplánovat si kapsy na náročné úkoly je dobrý nápad. Můžeš jít do Vytvořit > Úkol abyste si vyhradili čas na dokončení svých projektů, a také se můžete rozhodnout, zda chcete nastavit opakující se úkoly.
Časové blokování je na začátku obtížné a doporučujeme podívat se na naše nejlepší tipy na blokování času abych ti pomohl.
Kalendář Google: Užitečný společník pro vaše hybridní pracovní úsilí
Hybridní práce může být přínosem pro zaměstnavatele i zaměstnance. Když to uděláte správně, můžete vytvořit prostředí pro členy týmu, kteří mohou spolupracovat a inovovat – a přitom dát lidem více svobody. Díky větší kontrole nad svým plánem si můžete všimnout, že členové týmu jsou produktivnější.
Kalendář Google dokáže vyřešit mnoho problémů vyplývajících z hybridních pracovních modelů, jako je omezená transparentnost a komunikace. Vyzkoušejte tyto tipy a zjistěte, zda fungují pro vás.