Pro mnoho lidí je kontrola e-mailů nevyhnutelnou součástí jejich pracovního nebo akademického života. Závislost na e-mailu (nebo únava z e-mailu) se však může vplížit téměř na každého a je snadné si zvyknout kontrolovat svou doručenou poštu ve dne i v noci.
Zde je návod, jak vytvořit zdravější vztah s e-mailem, abyste snížili stres a zároveň si užili prostoje s méně rušivými vlivy. V naprosté většině případů nové zprávy stejně nevyžadují okamžitou pozornost.
O závislosti na e-mailu
Jak často během dne kontrolujete e-maily? Obecně platí, že méně častá kontrola e-mailů – řekněme asi třikrát denně – je spojena s menším stresem a pocity přetížení. Počítače v lidském chování. Je pravděpodobné, že mnoho uživatelů e-mailu má tendenci kontrolovat své účty mnohem důkladněji.
Na první pohled to není špatná věc: snažíte se být zodpovědní a reagovat na zprávy včas. To však může vést k pocitu, že musíte neustále sledovat svou schránku.
Ačkoli někteří lidé potřebují ke svému profesionálnímu úspěchu e-maily takto bedlivě sledovat, pro mnoho dalších může těžit z toho, že budou své schránky otevírat o něco méně často. Ve většině případů mohou zprávy obsahující reklamy, které vás nezajímají, nebo připomenutí schůzek několik hodin počkat.
Zde je návod, jak zkrátit čas, který strávíte každodenní kontrolou (a starostmi o) e-mailů.
1. Udržujte e-mail mimo svůj telefon
Snižte únavu e-mailů v každodenním životě odstranění všech e-mailů z telefonu. Tím odstraníte pokušení skenovat doručenou poštu během zvláštních okamžiků během dne, zejména když nemáte hodiny. Může se stát pouze činností počítače.
2. Zkontrolujte svou doručenou poštu v konkrétních časech
Snažte se kontrolovat e-maily v konkrétních časech během dne, řekněme v 9:00, poledne a 16:00. (nebo jakékoli uspořádání vhodné pro váš rozvrh). Zaměřte se na třikrát denně nebo ještě méně, v závislosti na vašich potřebách.
Tato strategie, někdy známá jako dávkování e-mailů, má tendenci zahrnovat menší emocionální vyčerpání z e-mailu Internetové zásahy. Namísto pocitu, že musíte být neustále k dispozici, se e-mail stává lépe zvládnutelnou činností, která probíhá pouze několikrát denně.
Pokud máte obavy nechat potenciální e-mailové korespondenty čekat, nastavte si zprávu s automatickou odpovědí. Nakonfigurujte a opakující se odpověď v nepřítomnosti v Gmailu se zprávou uvádějící časy, kdy obvykle každý den kontrolujete e-maily. Jako potenciální zálohu uveďte telefonní číslo a dejte příjemcům zprávy pokyn, aby zavolali nebo napsali SMS v případě, že něco vyžaduje naléhavou pozornost.
Z velké části může nastavení těchto hranic pomocí monitorování e-mailů vést k mnohem většímu klidu a zároveň zajistit, že budete vidět a reagovat na důležité zprávy včas. Je to to nejlepší z obou světů.
3. Přestaňte hned ráno kontrolovat e-maily
Přibližně jedna třetina mileniálů kontroluje e-maily, jakmile se probudí, podle průzkumu z Spánkový poradce, i když tato praxe často zahrnuje zvýšenou úzkost. Impuls je pochopitelný – chcete si naskočit do pracovního dne nebo do studia – ale není to nejpříjemnější způsob, jak strávit ráno. Myšlenky na nevyřízený seznam úkolů vám začnou kolovat v mozku ještě předtím, než vůbec vstanete z postele.
Místo toho odolejte nutkání otevřít schránku hned po ránu a vytvořit lepší ranní rutinu to zahrnuje některé aktivity, které vás baví. Připravte si lahodnou snídani, protáhněte se nebo si na chvíli dejte deník. Jakékoli nevyřízené e-maily mohou počkat.
4. Mějte na paměti svůj kontrolní impuls
Kdy nejčastěji cítíte potřebu kontrolovat e-maily? Je to hned po probuzení nebo během dne, kdykoli dojde na několik minut k prostojům? Kontrolní impuls může být tak obvyklý a automatický, že si ho vlastně ani nevšimnete.
Chcete-li tento zvyk lépe sledovat, stáhněte si aplikace navržené tak, aby vám pomohly změnit vaše návyky, jako jsou například Strides. Stanovte si cíl snížit počet kontrol e-mailů nebo (je-li to možné) množství času, které strávíte interakcí s e-mailem vůbec. Pokud se rozhodnete pro jasný cíl, zkrátíte čas strávený e-mailem o něco lépe.
5. Zavřete v počítači kartu E-mail
Při práci je snadné nechat kartu e-mailu otevřenou a klepnout na kartu pokaždé, když přijde nová zpráva. Odvádění pozornosti od e-mailu však může vykolejit koncentraci a přerušit pracovní tok. Není divu, že kontrola e-mailů je jednou z nich běžné výzvy pro správu úkolů že je těžké soustředit se na to, co musíte udělat.
Pokud je to možné, vyzvěte svůj tým, aby komunikoval s jiným nástrojem, jako je Slack nebo Microsoft Teams. Funkce chatu mohou v mnoha případech nahradit e-mailovou komunikaci.
Pokud je těžké se zbavit tohoto zvyku, odhlaste se ze svého e-mailu a přimějte se pokaždé zadat přihlašovací jméno a heslo. Přidává k celému procesu další krok a činí jej méně automatickým. Časem ale oceníte možnost soustředit se bez neustálého koukání na záložku emailu a čekání, až se objeví příchozí zpráva.
6. Sledujte svůj čas na e-mailu
Když budete přesně sledovat, kolik času strávíte na e-mailu, bude snazší ušetřit. Na iPhonu funkce Screen Time zobrazuje, kolik času strávíte v e-mailové aplikaci. Nástroje Digital Wellbeing systému Android pomáhají nejen sledovat váš čas na e-mailu, ale také vám umožňují vložit e-mail do konkrétní pracovní aplikace, která zůstane skrytá, když nepracujete.
Případně můžete ke sledování využití e-mailů použít aplikaci pro sledování času, jako je Toggl Track nebo RescueTime. Někdy stačí vidět, kam plyne váš čas, dostatečně motivující k tomu, abyste omezili své e-mailové návyky.
Zkroťte své návyky kontroly e-mailu, abyste snížili stres
Jste sotva sami, pokud je pro vás těžké odolat nutkání nakouknout do vaší schránky po celý den, ale je to zlozvyk. Tím, že ponecháte e-mailové aplikace mimo svůj telefon, omezíte počet kontrol, které denně kontrolujete, a jednoduše se stanete více vědom si své tendence dívat se do doručené pošty, je možné překonat zahlcení e-maily a uvolnit čas na další činnosti.
Vyzkoušejte tyto tipy a zjistěte, které z nich pomáhají spravovat vaše e-mailové návyky nejlépe, a za chvíli se budete cítit o něco méně vázáni na tato oznámení doručené pošty.
