4 Podceňované použití funkce SUBSTITUTE aplikace Excel

Při zpracování velkých dávek dat je jen málo funkcí Excelu tak univerzálních jako funkce SUBSTITUTE. Bohužel je tragicky často přehlížena ve prospěch mnohem složitějších řešení často jednoduchých problémů.

Funkce SUBSTITUTE je rychlý a čistý způsob, jak dezinfikovat data, přidat podrobnosti do sestav a vytvořit jednoduchou komunikaci prostřednictvím formulářů. Zvládnutí této funkce a pochopení jejího použití z ní dělá nenahraditelný a snadno použitelný nástroj pro analýzu velkých datových sad.

1. Vytváření formulářové komunikace pomocí funkce SUBSTITUTE aplikace Excel

Funkce SUBSTITUTE aplikace Excel usnadňuje rychlé a snadné vyměňování předem zadaných značek na kusu předformátovaného textu. To umožňuje uživatelům snadno vytvářet formulářovou komunikaci a vyměňovat informace, které se mění s každou iterací.

Šablonu můžete umístit do buňky v tabulce a poté zadat seznam příjemců do jiné tabulky. Dále zřetězte funkce SUBSTITUTE na jiné buňce a přidejte podrobnosti pro každého příjemce.

Všimněte si, že do sebe můžete vnořit více než jednu SUBSTITUTE:

=NAHRADIT(NAHRADIT(NAHRADIT(NAHRADIT(NAHRADIT(NAHRADIT)(Šablona!)$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal ", E2), "{ cardtype }", D2), "{ datum ukončení }", TEXT(C2; "mmm dd, yyyy")), "{ lname ", B2), "{ fname ", A2)

Pokud se mění příliš mnoho polí, můžete celé písmeno rozdělit na odstavce a měnit je jeden po druhém. V poslední buňce řádku zřetězte všechny tyto odstavce do jednoho písmene.

Automaticky generované e-maily jsou fantastickým způsobem, jak rychle a snadno oslovit seznam zákazníků, vytvořit personalizovanou marketingovou korespondenci nebo generovat přizpůsobené průvodní dopisy.

Delší zprávy můžete rozdělit na odstavce nebo jednotlivé věty, abyste se vyhnuli příliš složitým vzorcům SUBSTITUTE. Můžete dokonce použít podmínky pro další přizpůsobení, jako je výměna různých seznamů dovedností v průvodním dopise podle typu práce, o kterou se ucházíte.

2. Použití funkce SUBSTITUTE aplikace Excel ke generování sestav

Funkce SUBSTITUTE je nejen užitečná pro vkládání základních informací do předem naformátovaných polí, ale také dokáže vložit složité výpočty do předem připravených sestav. Injektážní výpočty vám to umožňují použít Excel k vytvoření řídicího panelu který poskytuje vizuální informace a poskytuje přizpůsobená pozorování založená na datech.

Kombinace SUBSTITUTE pro předgenerování bloků textu a podmínek, jako je funkce IF, umožňuje vytvářet podrobnější sestavy.

Ve výše uvedeném příkladu můžete vidět, že se pomocí některých informací ze sestavy vytvářejí dva samostatné odstavce. Podmíněná funkce pak může určit, který ze dvou odstavců je vhodné zobrazit čtenářům sestavy.

První odstavec je vytvořen pomocí tohoto vzorce:

=IF(A2>B2, SUBSTITUTE(Šablony!$A$3, "{ procento růstu ", (ROUND(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Šablony!$A$4, "{ pokles procent }", 100 - (KOLA (A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Spárování více zřetězených funkcí SUBSTITUTE s podmínkami vám může pomoci navrhnout přehlednější řídicí panely a sestavy. Výpočty lze dokonce provádět přímo ve funkcích SUBSTITUTE, abyste zajistili, že budete svým čtenářům předkládat pouze ty nejrelevantnější informace.

3. Dezinfekce dat aplikace Excel pro ukládání pomocí funkce SUBSTITUTE aplikace Excel

Pokud jde o dlouhodobé uchovávání dat, je jen málo ohledů tak zásadních jako dezinfekce. Zabránění znečištění nebo poškození datové sady odpadními daty je zásadní pro prevenci budoucích chyb, kterým nerozumíte.

To může znamenat cokoli, od čištění nelegálních znaků z datové sady až po zajištění toho, aby se s vyhrazenými klíčovými slovy zacházelo jako s textem, nikoli jako s příkazy. Bez ohledu na to, co musíte udělat, aby byly vaše databáze v bezpečí hrozby jako SQL injection a vaše data použitelná, může vám pomoci funkce SUBSTITUTE aplikace Excel.

Můžeme například připravit seznam uživatelských odpovědí na anketu pro vložení do SQL databáze. Neověřená data mohou obsahovat různé nepovolené znaky, které mohou způsobit problémy, pokud nebudou odstraněny:

=SUBSTITUTE(A2:A4, "'", '\'")

Výše uvedená funkce představuje zjednodušený, ale nezbytný krok při přípravě dat k uložení. Tato funkce prozkoumá každou odpověď ve sloupci B na jednu nabídku. Pokud je přítomen, znak má předtím připojené zpětné lomítko. Přidání zpětných lomítek pomáhá zajistit, že vyhrazené znaky nebudou kolidovat s dotazem použitým k vložení dat do DB.

Pokud je třeba znak nebo řetězec, který hledáte, zcela odstranit, funkce SUBSTITUTE je stále užitečná:

=SUBSTITUTE(B2:B20, "$", "")

Použití prázdného řetězce pro třetí argument zcela odstraní zadané znaky z buňky. Pomocí funkce SUBSTITUTE můžete odstranit konkrétní text a zcela vymazat potenciálně škodlivé znaky z vašich dat.

4. Zajištění správného formátování dat pomocí funkce SUBSTITUTE aplikace Excel

Jedním z potenciálních problémů při shromažďování dat je možnost příjmu nesprávně tvarovaných informací. Když uživatelé zadávají informace ve formuláři s volnou odpovědí, může to vést k nesprávným informacím v hlášení. Nepřesná data mohou být tak jednoduchá jako běžná překlep nebo tak složitá jako rovnice ve špatném formátu.

Funkce SUBSTITUTE aplikace Excel je dokonalým způsobem, jak zabránit tomu, aby jednoduché chyby způsobovaly nesprávné hlášení dat. Při analýze výsledků vytvořených konkrétním zdrojem může odstranění známých nepřesností pomoci získat přesnější výsledky:

=SUBSTITUTE(A2; "Název společnosti Inc.", "Název společnosti Inc.")

Výše uvedený příklad ukazuje, jak může funkce SUBSTITUTE odstranit jednoduchý překlep ze seznamu recenzí produktů. Nahrazením běžného překlepu může zajistit, že zmínka o značce nebo společnosti nezůstane při pozdějším zkoumání dat přehlédnuta.

Použití funkce SUBSTITUTE k nahrazení známých potenciálních chyb správnými informacemi může zachytit problémy ve vaší datové sadě dříve, než se stanou problémy, což vám pomůže vyhnout se chybám, pokud chcete používat své tabulka pro datové profilování v budoucnu.

Funkce SUBSTITUTE aplikace Excel: jednoduchá, ale funkční

Zatímco funkce SUBSTITUTE může být relativně jednoduchá, je to extrémně užitečný vzorec. Nahrazení textu v předformátovaných blocích, pomoc při generování sestav, dezinfekce dat a odstranění informací o potenciálních problémech z datové sady jen poškrábe povrch.

Použití výpočtů v SUBSTITUTE a jejich spárování s podmíněnými vzorci pomáhá rozšířit jeho možnosti. Může rozšířit řídicí panely a sestavy z prezentace vizuálních dat na poskytování komplexních automaticky generovaných analýz.

Kombinací této funkce s dalšími vzorci a technikami lze vytvořit řídicí panel, který se vyrovná specializovaným databázovým nástrojům. Znalost a pochopení funkce SUBSTITUTE aplikace Excel je tedy nezbytné, pokud jste datový analytik, inženýr nebo pracujete s rozsáhlými soubory dat.