Podniky a korporace po celé věky používají Excel jako nástroj pro správu zásob. Ale protože je zavedeno mnoho specializovaného softwaru pro správu zásob, je životaschopnost Excelu pro tento úkol zpochybňována.
Přestože je Excel velmi užitečný program, stačí pro správu zásob? Abychom na tuto otázku odpověděli, porovnejme správu zásob v Excelu se softwarem pro správu zásob.
Proč mnoho firem používá Excel pro správu zásob
Excel je v podstatě tabulkový procesor, který využívá mřížky buněk k rychlé konsolidaci, organizaci a výpočtu dat. Jde však nad rámec základní aritmetiky –Excel má šablony a funkce pro správu projektů, účetnictví, prognózování a další odborné úkoly. To je důvod, proč je to také aplikace pro správu zásob mnoha firem.
Excel má nízkou bariéru vstupu, protože je ekonomický. Stačí si zakoupit licenci pro Microsoft Office a můžete začít. To je důvod, proč byste jej používali všichni od startupů po korporace.
Excel je navíc velmi univerzální. Můžete si jej přizpůsobit podle svých jedinečných požadavků a přidat makra, vzorce a šablony. S Excelem nejste omezeni jen na nudná čísla. Můžeš
vytvářet výkonné grafy a tabulky v Excelu vizuálně prezentovat a analyzovat data na první pohled.6 Nevýhody řízení zásob v Excelu
Není pochyb o tom, že Excel nabízí působivé funkce, které začínající podniky a malé podniky používají ke správě svých zásob. S růstem podniků však vznikají problémy kvůli omezením Excelu jako nástroje pro správu zásob. Zde jsou některá z jeho omezení.
1. Časově náročný proces a nedostatek automatizace
Větší podniky řeší rozsáhlejší inventury, které je nutné ručně dokumentovat v Excelu. Od zadávání a aktualizace dat až po organizování a revizi stojí správa zásob Excel společnost spoustu manuální práce a času.
V ideálním světě byste chtěli, aby vás Excel vyzval, když vaše zásoby poklesnou na určitou úroveň, abyste mohli změnit pořadí. Bohužel tomu tak není, protože v Excelu chybí automatizace.
2. Zvýšená možnost lidských chyb
Dalším problémem ručního zadávání dat je možnost lidských chyb. I když se takovým chybám lze v menším měřítku často vyhnout, lidské chyby jsou téměř nevyhnutelné, když se potýkáme s masivním přílivem dat z více zdrojů.
Nesprávný vzorec může například ovlivnit více buněk, ne-li celou tabulku, což vede k chybným sestavám. Zdánlivě neškodné chyby mohou často generovat špatné výsledky, které stojí společnost miliony dolarů.
Hledání a oprava těchto chyb je zcela nová míčová hra. Jak najdete chybějící čárku nebo desetinnou čárku v tisících datových buněk? I když problém najdete, často je nutné jej opravit ve více buňkách, což může trvat několik hodin.
3. Nedostatek aktualizací v reálném čase
Efektivní správa zásob vyžaduje data v reálném čase pro rychlé a přesné rozhodování. To je však v Excelu nemožné, protože tabulku musíte ručně aktualizovat po každé zásilce nebo prodaném produktu. I s nejoddanějšími zaměstnanci, kteří mají zájem o dostupné zásoby a zásoby, budou vaše data v Excelu často o krok pozadu.
Kvůli nedostatku aktualizací v reálném čase se podniky často musí rozhodovat na základě zastaralých dat. To může vést k několika problémům, jako je nadměrné nebo nedostatečné zásobení.
4. Omezená spolupráce
Efektivní spolupráce je nezbytná pro řízení zásob, protože pracuje s daty z více zdrojů. Kromě sdílení sešitu, komentování a doplňků třetích stran je v Excelu jen málo funkcí pro spolupráci. Současná aktualizace dat zásob je však v Excelu oříšek.
5. Nedostatek zabezpečení a historie dat
V každém podnikání potřebuje přístup ke konkrétním částem inventárních dat více zúčastněných stran. To se stává problematickým při práci s Excelem, protože nenabízí přístup na základě rolí. Osoba s přístupem k tabulce zásob k ní může přistupovat buď úplně, nebo vůbec, což ztěžuje ochranu citlivých firemních informací.
I když můžete sledovat změny v Excelu, nestačí to pro společnosti s většími a složitějšími soubory dat o zásobách. Je obtížné sledovat, kdo provedl změny v datech zásob, jaké změny byly provedeny a kdy byly provedeny.
Taková omezená auditní stopa umožňuje komukoli snadno změnit inventární data, aby skryla podvodné aktivity, čímž je v sázce integrita inventárních dat.
Proč přejít na software pro správu zásob?
Pokud se při správě zásob pomocí Excelu potýkáte s problémy, je čas přejít na software pro správu zásob. Na rozdíl od Excelu je tento software speciálně navržen pro správu zásob a hladce kombinuje všechny aspekty správy zásob, jako jsou prodejní kanály, doplňování zásob a skladování.
Kromě toho, že nabízí komplexní řešení, software pro správu zásob jako Cin7 a Inventář Zoho automatizovat proces pomocí oznámení a výstrah. Poskytují specializované funkce vytváření sestav, které pomáhají předpovídat trendy prodeje a rozhodovat se na základě údajů o zásobách v reálném čase.
5 výhod softwaru pro správu zásob oproti Excelu
Nejnovější software pro správu zásob nabízí oproti Excelu obrovské výhody. Díky tomu jsou problémy s automatizací a škálovatelností, s nimiž se uživatelé Excelu potýkají, se softwarem pro správu zásob nadbytečné.
Podívejme se na výhody aplikací pro správu zásob, abychom viděli, jak předčí Excel.
1. Automatizace šetří čas a zdroje společnosti
Software pro správu zásob automatizuje správu zásob pomocí technologie RFID nebo snímačů čárových kódů. Automatizuje také přeskupování. Jakmile vaše zásoby dosáhnou určité prahové hodnoty, automaticky se generují nákupní objednávky, čímž se zabrání nadměrnému nebo nedostatečnému zásobování.
Automatizace procesu umožňuje spravovat věci, což společnosti šetří čas a zdroje. Je to krok kupředu oproti Excelu, díky kterému je mnohem snazší škálovat vaše podnikání strategickým přiřazením ušetřeného času a zdrojů k činnostem generujícím zisk.
2. Spolehlivější data
Automatizací většiny aspektů řízení zásob software pro řízení zásob minimalizuje pravděpodobnost lidských chyb. Nejen, že to dělá získaná data spolehlivější, ale také snižuje čas a zdroje jinak vynaložené na audit a opravu chyb.
Spolehlivá data se promítají do přesných předpovědí, které jsou klíčové pro růst jakékoli firmy. Přesná analýza dat může společnostem pomoci činit informovaná rozhodnutí týkající se přeskupování a alokace zdrojů, zlepšit ziskovost a umožnit škálovatelnost.
3. Systémová integrace se stává hračkou
Software pro správu zásob lze integrovat s ostatními odděleními vaší firmy, jako je nákup, prodej, účty atd. Taková bezproblémová integrace ušetří společnostem ruční shromažďování dat z různých oddělení a jejich konsolidaci do sešitu aplikace Excel.
Škálování často zahrnuje současné podnikání na více prodejních tržištích. S Excelem byste museli vytvářet a spravovat četné sešity zásob pro různé prodejní kanály a snažit se je udržovat spolehlivé a aktuální.
Software pro správu zásob tento proces usnadňuje integrací všech kanálů. Nebudete muset podstupovat potíže se správou tak rozsáhlých dat pomocí softwaru pro správu zásob, protože automaticky shromažďuje data a poskytuje sledování zásob v reálném čase.
4. Snadnější předpovídání a plánování
Správa zásob v Excelu zaostává za tím, co se děje, kvůli své povaze ručního zadávání. Tato mezera mezi vašimi tabulkovými zásobami a skladovými zásobami se stává významnou překážkou v efektivním předpovídání, plánování a rozhodování. V konečném důsledku se podniky potýkají se stále se zvyšujícími požadavky trhu a nedaří se jim konkurovat společnostem využívajícím automatizovaná řešení.
Použití softwaru pro správu zásob odstraňuje tuto mezeru s údaji o zásobách v reálném čase. V každém okamžiku jste si vědomi svých zásob na různých místech, nákupních objednávek a dalších. Předpovídání a plánování se stávají snadnějšími a přesnějšími pomocí dostupných dat v reálném čase.
5. Vyšší zabezpečení dat díky přístupu na základě rolí
Na rozdíl od Excelu poskytuje software pro správu zásob přístup na základě rolí. Správci mohou přidělovat role s různými oprávněními a úrovněmi přístupnosti.
Například vedoucí skladu může mít úplný přístup k softwaru s oprávněním pro přístup k dostupným datům, generování sestav, zadávání objednávek a další. Referent pro zadávání dat má přitom přístup pouze k obrazovkám pro zadávání dat.
Přístup na základě rolí pomáhá vytvářet a udržovat firemní hierarchii a zlepšuje zabezpečení citlivých firemních informací. Navíc pomáhá sledovat, jaké změny byly v systému provedeny, kdo je provedl a kdy. To zvyšuje odpovědnost a minimalizuje šance na porušení soukromí a podvody.
Aplikace pro správu zásob pomáhají škálovat vaši firmu
Excel je obvykle dostačující pro malou firmu, zvláště pokud nemá peníze na utrácení za specializované aplikace a služby. To je však překážkou škálovatelnosti, když vaše firma roste. Takže přijde čas, kdy se objeví znatelné problémy. Když takový čas nastane, součástí řešení je specializovaný software pro správu zásob.
Pomocí softwaru pro správu zásob mohou podniky lépe spravovat své zásoby automatizací procesu, odstraněním lidských chyb a zlepšením spolupráce. Automatizace by se však neměla omezovat na řízení zásob. Společnosti by se měly vždy snažit zvyšovat efektivitu a ziskovost automatizací různých aspektů podnikání.