Pokud často posíláte stejný e-mail a už vás nebaví psát stejnou zprávu opakovaně, budete rádi, že existuje nástroj Outlook, který vám s tím pomůže: e-mailové šablony. Tyto zprávy můžete znovu použít jediným kliknutím, abyste ušetřili čas a námahu.
Lze je také rychle a snadno vytvořit ve webové nebo desktopové aplikaci Outlook. Pojďme si tedy projít, jak vytvořit šablonu e-mailu a používat ji pro každodenní korespondenci.
Jak vytvořit šablonu e-mailu aplikace Outlook
Pokud nechcete používat základní šablony společnosti Microsoft, musíte si vytvořit vlastní šablonu, která bude vyhovovat vašim potřebám. Zde je návod, jak to udělat.
Vytvoření e-mailové šablony v aplikaci Outlook Web App
Šablony e-mailů mohou být jednou z pokročilé tipy pro Microsoft Outlook, ale dělat jeden v Webová aplikace Outlook je vlastně relativně snadné.
o vytvoření e-mailové šablony ve webové aplikaci, musíte se nejprve přihlásit na web, pokud jste tak ještě neučinili. Poté vyberte
Nová pošta tlačítko v levém horním rohu obrazovky.Klikněte na tři vodorovné tečky vedle Poslat a Vyřadit tlačítka ve spodní části pole nového editoru e-mailů. Vybrat Moje šablony z rozbalovací nabídky.
Na pravé straně obrazovky se objeví seznam předem připravených šablon. Zde klikněte na + Šablona. Zadejte název šablony a poté napište zprávu. Po dokončení vyberte Uložit.
Vytvoření e-mailové šablony v aplikaci Outlook Desktop App
Vytvoření e-mailové šablony v desktopové aplikaci Outlook je méně přímočaré než ve webové aplikaci. Chcete-li jej vytvořit, postupujte takto:
- Spusťte aplikaci Outlook v počítači.
- Vybrat Nový Email tlačítko v levém horním rohu.
- V novém okně vytvořte e-mail jako obvykle, ale bez příjemců (žádné e-mailové adresy v polích Komu, Kopie a Skrytá kopie). Můžete také přidat předmět, ale je to volitelné.
- Jakmile bude váš e-mail připraven, vyberte možnost Soubor kartu v horní části pásu karet.
- Klikněte na Uložit jako.
- Zadejte název šablony do Název souboru pole.
- v Uložit jako typ, vyberte Šablona aplikace Outlook z rozbalovací nabídky.
- Udeřil Uložit.
- Zavřete a zahoďte původní e-mail.
Jak používat e-mailovou šablonu aplikace Outlook
Jakmile vytvoříte potřebné šablony, je snadné je přidat do e-mailů. Zde je postup:
Vkládání e-mailových šablon do aplikace Outlook Web App
Šablony e-mailů můžete snadno najít ve webové aplikaci. Přejděte na web a vytvořte nový e-mail nebo na něj odpovězte. Pokud se e-mailová služba společnosti Microsoft nenačítá ve vašem webovém prohlížeči, podívejte se na některé snadné opravy, pokud se Outlook nenačítá v prohlížeči Google Chrome.
Po přihlášení klikněte na tři vodorovné tečky dole a vyberte Moje šablony. V seznamu šablon klikněte na šablonu, kterou chcete použít, a automaticky se zobrazí jako odpověď. Zprávu můžete stále upravovat, jak chcete, a pokud vytváříte nový e-mail, přidejte také předmět a příjemce.
Až budete hotovi, stiskněte Poslat aby se váš e-mail dostal k příjemci.
Použití e-mailových šablon v aplikaci Outlook Desktop App
Na rozdíl od webové aplikace Outlook neexistuje žádný zřejmý způsob, jak získat přístup k vlastním e-mailovým šablonám v aplikaci pro stolní počítače. Chcete-li používat e-mailové šablony, postupujte takto:
- Otevřete aplikaci pro stolní počítače.
- V levém horním rohu vyberte Nové položky > Další položky > Zvolte formulář.
- V Koukni do rozbalovací nabídka, vyberte Uživatelské šablony v systému souborů.
- Vyberte šablonu dle vašeho výběru.
- Klikněte na OTEVŘENO knoflík.
- Upravte zprávu podle potřeby.
- Přidejte své příjemce.
- Po dokončení klikněte na Poslat knoflík.
Při používání e-mailových šablon v desktopové aplikaci Outlook je třeba mít na paměti omezení. Můžete je použít pouze při vytváření nového e-mailu, nikoli při odpovídání na jeden.
Využijte sílu šablon aplikace Outlook
Díky e-mailovým šablonám v Outlooku se můžete rozloučit s únavným procesem psaní a přepisování e-mailů a pozdravit zvýšenou produktivitu a více odvedené práce. Přestože vytvoření šablony e-mailu pro všechny opakující se zprávy, které odesíláte, může chvíli trvat, z dlouhodobého hlediska ušetříte spoustu času.
