Má Google nástroj pro správu úloh?

Sada aplikací Google usnadňuje práci a spolupráci s ostatními. Pokud ale hledáte místo, kde byste mohli sledovat své úkoly, věci mohou být trochu nejasné.

Možná se divíte, že Google vůbec má nástroj pro správu úkolů. Pokud ano, nejste sami. Zde jsou možnosti, které technický gigant nabízí svým uživatelům pro správu úkolů.

Google překvapivě nenabízí jednoúčelové řešení správy úloh. V sadě aplikací není žádný software Notion, ClickUp ani podobný software. Ale to neznamená, že to nemůžete udělat.

Pomocí jeho řady aplikací a nástrojů vytvoříte svůj systém. Toto je pět způsobů, jak můžete pomocí aplikací Google sledovat, co musíte udělat.

1. Vytvářejte jednoduché poznámky a seznamy pomocí Google Keep

Google má výstižný název Keep, protože je to ideální místo pro uchovávání informací a pořádek. Zde si můžete rychle zapisovat poznámky a vytvářet seznamy úkolů. Je to jako osobní bulletin pro všechny vaše digitální lepicí papírky – veškerá zábava bez nákladů, fyzického nepořádku a plýtvání papírem.

Další funkce, které Google Keep nabízí, jsou připomenutí, štítky, připnutí, spolupracovníci, archivace a její dostupnost ve službě Google Workspace. Zde je o každém trochu více.

Připomenutí

• Ke svým poznámkám můžete přidat připomenutí, abyste měli přehled o termínech. Google je pak pro vás shromažďuje v Připomenutí na postranním panelu, takže je můžete vidět v pořadí.

Štítky

• Štítky vám pomohou označit a najít položky. Když nějakou přidáte, její název se zobrazí na postranním panelu. Zde můžete kliknout a zobrazit všechny položky se stejným štítkem. Tímto způsobem, pokud napíšete více poznámek na stejné téma, můžete je všechny rychle zaokrouhlit.

Připnutí

• Připnutí je užitečné, pokud jste někdo, kdo si dělá mnoho poznámek. Pomůže vám udržet nejdůležitější poznámky v horní části obrazovky, abyste je později snadno našli.

Vyhledávání

• Pokud jste napsali poznámku, ale nemůžete ji najít ve stovkách (nebo tisících), které jste schovali v Google Keep, je snadné ji najít pomocí vestavěné funkce vyhledávání. A pro upřesnění vyhledávání můžete použít toto Cheat sheet pro Vyhledávání Google které vám pomohou najít to, co potřebujete.

Spolupracovníci

• Chcete se spřátelit s někým a okamžitě plnit úkoly nebo sdílet své poznámky? Další můžete do svých poznámek přidat kliknutím na ikonu spolupracovníka uvnitř. Vy a váš přítel tak nebudete muset probírat texty, abyste později našli sdílené položky.

Archivace

• Jakmile s poznámkou nebo seznamem skončíte, můžete je místo mazání archivovat, pokud si myslíte, že je později znovu použijete. Tímto způsobem můžete svou desku uklidit, aniž byste se museli obávat, že vyhodíte něco důležitého. Tlačítko najdete ve spodní části poznámek a archiv na postranním panelu.

Dostupnost

• Keep je přístupný na panelu nástrojů vpravo v jakékoli aplikaci Google. To znamená, že ke svým poznámkám budete mít přístup ve službě Google Workspace, což vám umožní odškrtávat položky, když na nich pracujete, a přistupovat k poznámkám.

Není třeba přeskakovat mezi aplikacemi. Ve skutečnosti, pokud dáváte přednost jedné hlavní aplikaci pro všechny své úkoly, může být Keep vaší odpovědí díky svým funkcím a snadnému přístupu.

2. Napište si svůj seznam úkolů do Tabulek Google

Pokud jste spíše na seznamech, mohou být Tabulky Google tou aplikací, kterou potřebujete. Zde můžete využít rozsáhlé možnosti přizpůsobení, které je spojeno s prací v tabulkách – nebo si věci zjednodušit. Je to čistě na vás a v tom je ta krása.

Protože můžete vytvářet systémy správy úloh, které jsou robustnější, možná budete chtít zvážit přidání sledování nevyřízených položek do vašeho seznamu úkolů v Tabulkách Google. S místem pro uložení každého úkolu je méně pravděpodobné, že vaše úkoly proklouznou mezi trhlinami.

Chcete-li přidat zaškrtávací políčka do Tabulek Google, vyhledejte je v nabídce vložení v horní části obrazovky.

3. Vytvořte si jednoduchý nástroj na sledování projektů v Tabulkách Google

Pokud hledáte místo pro sledování celých projektů, může být vaší odpovědí také tabulka. Můžeš vytvořit v Tabulkách funkční tabuli pro řízení projektů které vám a vašim spoluhráčům pomohou zůstat na správné cestě a zabránit překrývání.

Můžete dokonce vytvořit nástěnku, která poskytuje okamžité vizuální aktualizace těm, kteří pracují vedle vás rozbalovací seznamy v Tabulkách Google. Jak přidáváte aktualizace, každý ví, kdo na čem pracuje, a zobrazuje stav projektů v reálném čase oproti vzájemné kontrole.

Zasekli jste se, kde začít? Inspirujte se svými současnými procesy a softwarem – nebo vyhledejte výukové programy či reference od ostatních, kteří udělali totéž. Začínáme s jakýmkoli softwarem pro řízení projektů bude mnohem snazší, pokud si nejprve naplánujete, jak se softwarem pracovat – spíše než jej obcházet později.

4. Spárujte Úkoly Google s Gmailem a Kalendářem Google

Google Tasks je vynikající pro ty, kteří tráví hodně času ve svém kalendáři a doručené poště. Je to proto, že jej najdete přímo na panelu nástrojů jakékoli aplikace Google kliknutím na modré logo zaškrtnutí. Najdete tam také Google Keep, ale výhodou používání Úkolů je, že Google přidává veškerá připomenutí, která si nastavíte, přímo do vašeho kalendáře. To a je to čistý a jednoduchý kontrolní seznam pro ty, kteří preferují formát.

5. Použijte Kalendář Google, abyste měli přehled o datech a úkolech

Některým pomáhá zobrazení úkolů ve formátu kalendáře. Nepochybně pomáhá držet se na vrcholu svých termínů. Je to také skvělé pro plánování dopředu. Každý má jiný systém, takže možná budete muset prozkoumat, co vám vyhovuje.

Některé příklady způsobů, jak používat Kalendář Google po termínech a připomenutích, jsou:

• Čas blokování vašich pracovních relací – přidání názvu úkolu nebo seznamu úkolů do poznámek, abyste se mohli soustředit.
• Čas blokování vašich e-mailů a zpráv které vám pomohou udržet vaši mysl u daného úkolu.
• Vytvořte nový kalendář a přidejte poznámky a seznamy úkolů jako události.
• Sdílejte kalendář s někým jiným, abyste mohli plnit termíny a společně řešit úkoly.

Spravujte své úkoly pomocí Googlu

Google sice nemá přehledného správce úloh, ale nabízí mnoho nástrojů, které vám pomohou udržet si přehled ve vašem seznamu úkolů. Vše záleží na tom, jaký styl správce úloh vám vyhovuje, ale díky rozsáhlé nabídce si pravděpodobně každý najde něco.

Google Keep a Úkoly jsou zdaleka nejjednodušší a nejdostupnější – navíc se dobře spárují s vaším kalendářem a doručenou poštou. Pokud ale hledáte něco do hloubky, na čem byste mohli stavět, Tabulky Google jsou pravděpodobně vaší nejlepší volbou.