Digitální nepořádek se projevuje různými způsoby, včetně neuspořádaných ploch, neotevřených e-mailů, špatně označených souborů a načtených schránek. Vycházejí z chaotického virtuálního života.
Pokud máte tendenci zdržovat uspořádání souborů, je čas změnit svůj zlozvyk. Brání produktivitě. Zde je několik způsobů, jak digitální nepořádek zpomaluje váš pracovní tok, způsobuje zbytečný stres a odvádí vaši pozornost od vašich povinností.
1. Třídění přes neuspořádané soubory plýtvá časem
Neuspořádané systémy digitálních spisů jsou způsobeny špatnými návyky. Většina uživatelů náhodně odesílá různé soubory na plochu, stažené soubory nebo složky dokumentů. I když se zpočátku zdá, že několik špatně umístěných dokumentů lze zvládnout, mohou se rychle nahromadit, pokud zanedbáte řádnou správu.
Pamatujte: volba krátkodobého pohodlí vytváří dlouhodobé překážky. Jak se vaše složky hromadí nepořádkem, nalezení konkrétních souborů bude postupně trvat déle. Vezměte si jako příklad výše uvedenou fotografii. Žádný ze souborů v této složce nebyl pojmenován; budete muset každý prohledat, než najdete, co potřebujete.
Chcete-li tento zlozvyk napravit, organizace cvičných souborů. Ujistěte se, že každá uložená fotografie, video nebo dokument půjde přímo do příslušné složky. Ve výchozím nastavení je přestaňte odesílat do složek se staženými soubory nebo do složek na ploše.
2. Nepořádek je rušivý
Ponechání souborů v jejich výchozích složkách pro ukládání zaplní obrazovku. Pokud neurčíte nový cíl, budou nadále plnit vaše stažené soubory, dokumenty nebo složky na ploše. Pokud nebudete opatrní, mohou zabírat celou vaši obrazovku.
Nejen, že tento typ nepořádku vypadá hrozně, ale také způsobuje vizuální přetížení. Vaše mysl více pracuje na zpracování různých informací. V důsledku toho se přidaný kognitivní stres bude cítit ohromující, bude vám bránit v co nejlepším výkonu a naruší váš myšlenkový pochod.
Nejlepším řešením je vyvinout konvence pojmenovávání souborů (FNC). Označte soubory podle jejich účelu. V ideálním případě by vaše FNC měla ilustrovat jejich obsah, funkci, autora a relevanci projektu – seskupovat aktiva na základě společných prvků.
3. Hromadění nepoužitých softwarových programů omezuje rychlost zařízení
Digitální domorodci potřebují několik pracovních a osobních softwarových programů. The Obchod s aplikacemi uvádí, že globální uživatelé si v roce 2021 stáhli 143 miliard aplikací. Je běžné pravidelně zkoušet více nástrojů.
Navzdory vysokému počtu stažení je většina aplikací opuštěna. Statista říká, že 25 % je použito pouze jednou. Projděte si složku ke stažení – najdete programy, na které jste již zapomněli. Možná jste museli otestovat nový nástroj pro práci, nebo možná ve vás zvědavost vzbudila trendy hra.
Udržování starých aplikací po ruce se může zdát pohodlné, ale výrazně zpomalují zařízení. Instalace programů zabírá místo na disku. Budou stále spotřebovávat výpočetní výkon, i když je často nespouštíte.
Nejlepší je přestat hromadit nepoužívané programy. Pokud se opakovaně nesetkáte s používáním něčeho, co jste si stáhli, smažte to. Stačí podle potřeby znovu nainstalovat vymazané aplikace.
4. Neorganizovaná aktiva zpomalují sledování úkolů
Uživatelé mají tendenci přijímat pracovní aplikace příliš rychle. Zpráva z roku 2021 od Společnost Okta, Inc. ukazuje, že 10 % zaměstnavatelů v USA provozuje více než 199 pracovních nástrojů. Ano, každý program přináší specifické výhody. Ale začlenění příliš velkého množství do každodenní rutiny zpomaluje váš pracovní postup –přepínání mezi platformami ztrácí čas.
Používejte pouze ty, které potřebujete. Budování a udržování více systémů způsobuje zbytečný kognitivní stres. Zatímco přepínání karet trvá několik sekund, vstřebání nových informací vyžaduje alespoň několik minut. Budete mít potíže s udržením pozornosti, pokud budete neustále přeskakovat mezi úkoly.
Chcete-li zefektivnit obchodní procesy, investujte do platformy, která kombinuje všechny vaše pracovní nástroje. Například byste mohli získat nástroje projektového řízení. Umožňují vám přidělovat úkoly, sledovat průběh projektu, vydávat celopodniková oznámení a posílat soukromé zprávy z jedné platformy.
5. Mít více účtů s různými přihlašovacími údaji je matoucí
V dnešní době je běžné mít několik účtů. Vzhledem k různým dostupným platformám sociálních médií, pracovním nástrojům, systémům řízení projektů, informačním bulletinům a poskytovatelům poštovních služeb můžete snadno mít tucet profilů.
Bohužel sledování více přihlašovacích údajů je náročné. Mnozí si jako hesla nastaví krátká slova ze slovníku, která si snadno zapamatují. Avast dokonce uvádí, že 83 % Američanů recykluje slabá hesla napříč osobními a profesními účty. Přestože jsou zapamatovatelné, jsou také nejisté. Zkušený hacker mohl rychle obejít běžné kombinace pomocí metod hackování hrubou silou.
Jako hesla prosím zvolte dlouhé alfanumerické řetězce. Pokud máte potíže se zapamatováním, investujte do a bezpečný a spolehlivý správce hesel který automaticky vyplňuje přihlašovací stránky.
6. Uchovávání starých důvěrných dokumentů vás vystavuje riziku krádeže ID
Kromě nepořádku na ploše ohrožují vaše zabezpečení neuspořádané soubory. Dokumenty od vládních úřadů, zaměstnavatelů, obchodních partnerů, zdravotnických institucí a komerčních bank obsahují důvěrné osobně identifikovatelné údaje (PII).
Upozorňujeme, že zločinci mohou s těmito osobními údaji páchat různé druhy podvodů. Pokud by se jim do rukou dostaly přímé identifikátory, jako je vaše SSN, celé právní jméno a informace o zaměstnavateli, nic jim nezabrání v krádeži vaší identity. Mohli by si dokonce vzít masivní půjčky bez vašeho vědomí.
Obecným pravidlem je, že při ochraně důvěrných souborů podnikněte další kroky. Šifrujte své složky, vyhněte se odesílání osobních údajů e-mailem a trvale odstranit staré dokumenty pomocí skartovačů souborů.
7. Informační přetížení způsobuje stres
Multitaskeři často otevírají desítky karet najednou. Současně přebírají různé úkoly, aby dokončili více práce, ale ironicky přepínání kontextu pouze zabíjí produktivitu. The Americká asociační psychologie říká, že kognitivní stres z vstřebávání příliš velkého množství informací a přeskakování mezi úkoly vás činí neefektivními. Na konci pracovního dne toho uděláte méně.
Přestaňte přetěžovat svůj mozek daty. Vaše mysl bude bloudit, pokud budete neustále vidět náhodné úkoly. Jednu minutu dokončujete článek do práce a další minutu bezmyšlenkovitě procházíte recepty na večeři.
Nenechávejte různé dokumenty, soubory a seznamy úkolů otevřené, minimalizujte je a skládejte je, dokud je nebudete potřebovat. Soustřeďte se pouze na úkol, který máte před sebou. Potřebujete klid a svobodu vstoupit do kreativního, produktivního stavu toku.
Hodnocení digitálního minimalismu a zvýšené produktivity
Přeplněný digitální prostor je stejně škodlivý jako nepořádný stůl. I když organizace virtuálních souborů může znít zdlouhavě, prohrabávání stovkami souborů, e-mailů a složek bude plýtvat mnohem více energie. Chcete-li být efektivní, ujistěte se, že můžete bez problémů procházet svými digitálními systémy.
Všimněte si také, že odstranění nepořádku přesahuje organizaci souborů. Namísto pouhého uspořádání složek každých pár měsíců začleňte do svého každodenního života postupy digitálního minimalismu. Zvykněte si udržovat čistý virtuální prostor.