Pokud se obáváte, že se vaše e-mailové úvody zdají slabé, nebojte se – nejste sami. Dokonce i zkušení spisovatelé tráví hodiny vytvářením dokonalého intro. Každý ví, že by měly upoutat pozornost čtenáře, ale jen málokomu se to podaří.
Abyste zvládli otevírací řádky e-mailů, nejprve si prostudujte, jak vypadají ty špatné. Zde jsou některé škodlivé, ale běžně přehlížené chyby, kterým se při psaní profesionálních e-mailů vyhnout.
1. Psaní emodži a nadměrných interpunkčních znamének
Emoji se staly tak běžnými, že je v každodenních konverzacích používají i dospělí, kteří nejsou technicky zdatní. Vyjadřování emocí textem je totiž ošemetné. Místo přesného popisu nuancí neverbální komunikace bude pro vás snazší klikat na digitální obrázky. Pro osobnější pocit můžete dokonce vytvářet přizpůsobené emotikony pomocí aplikací.
Navzdory pohodlí emotikonů byste je neměli používat v pracovních e-mailech. Vypadají neprofesionálně. Někteří čtenáři si vás dokonce mohou spojovat s otravnými obchodníky, kteří začínají e-maily s masivními emotikony.
Stejné pravidlo platí pro nadměrné množství interpunkčních znamének. Zatímco více vykřičníků a teček značí zvýšené emoce, někdy se projeví jako spam. Používejte je pouze s blízkými přáteli a vrstevníky. V opačném případě budete riskovat, že budete vypadat jako stinní obchodníci, kteří nadměrně používají „!!!“ vytvořit falešnou naléhavost.
2. Použití jazyka Sales-y
Agresivní e-mailové taktiky už fungují jen zřídka. Příjemci automaticky uzavírají e-maily s uvedením prodejního y bez ohledu na záměr zprávy. Jakmile to udělají, znovu je neotevřou. Někteří lidé dokonce odesílatele zablokují úplně, pokud je osobně neznají.
Abyste se vyhnuli stejné léčbě:
- Zahoďte donucovací e-mailové otevírací řádky.
- Použijte prvních pár vět ke zvýraznění své osobní značky, místo toho, abyste prezentovali výzvy k akci.
- Získejte si čtenářovu důvěru dříve než cokoli jiného. Ať už chcete zvýšení platu od svého zaměstnavatele nebo schůzku s vřelým vedením, musíte se nejprve etablovat jako důvěryhodná osoba.
3. Úvod trvá příliš dlouho
Je ironií, že lidé mají tendenci přehnaně vysvětlovat, když se jim nedostává slov. Kompenzují nejistotu nesourodým a odvádějícím čtenáře k souvisejícím, ale nepodstatným prvkům. Je to přirozená reakce. Pokud jste neopatrní, může se stát, že napíšete několik odstavců, než se dostanete k jádru zprávy.
Ačkoli se zdá, že je to užitečné, více než čtenáře odrazuje. Digitální domorodci mají obvykle krátké intervaly pozornosti – nedají vašemu sdělení šanci, pokud začne dlouhým a nudným úvodem. Udržujte své otevření přímočaré. Zmiňte své přihlašovací údaje, podělte se o to, proč je oslovujete, a poté vzbuďte jejich zvědavost bolestí.
Pamatovat: Úvody musí udávat tón vaší zprávy, ne je shrnovat. Zkuste napsat informativní a poutavý úvod, který poskytne kontext a vyzve čtenáře, aby se zapojili. Také se omezte na dvě nebo tři věty.
4. Představujeme příliš mnoho žargonu
Žargon odkazuje na odborná slova používaná v konkrétních komunitách. Rychle sdělují složité pojmy, které by jinak vyžadovaly zdlouhavé a nadbytečné vysvětlování. Tyto výrazy nemají synonyma. Budete se na ně nejvíce spoléhat při projednávání záležitostí specifických pro dané odvětví s ostatními profesionály.
I když je to nezbytné, žargony se také cítí vylučující. Neměli byste bezstarostně předpokládat, že příjemci porozumí složitým technickým myšlenkám. Jinak byste je mohli zastrašit. E-maily vždy začínejte obecnými frázemi a stručným jazykem. Žargon používejte pouze tehdy, když se představíte a určíte záměr zprávy.
Profesionální tip: Při psaní s lidmi mimo obor se vyhněte technickým výrazům a žargonu. Pokud se musíte podrobněji zabývat příliš složitými záležitostmi, nahrajte relevantní zdroje jako velké přílohy namísto.
5. Herectví přes známé
Komunikace na pracovišti nevyžaduje vždy přátelské, veselé vystupování. Osobní příběhy, výplňové fráze a chmýří zamotají vaši úvodní linii, pokud budou vytrženy z kontextu. Než uvedete tón svého představení, zvažte úroveň své blízkosti k příjemci. Respektujte jejich profesní hranice.
Nadbytečné formální výrazy zní neosobně, ale podrážděný a nevhodný postoj by mohl být urážlivý. Buďte slušní, aniž byste se chovali příliš povědomě. A pokud si svým přístupem nejste jisti, hrajte na jistotu a přikloňte se k formálnímu tónu. Vyhněte se frázím, které by mohly být špatně interpretovány. Méně formální postoj zaujměte, až když vás druhá strana zahřeje.
6. Házet kolem vtipy a pointy
Mnoho obchodníků přísahá na vtipné e-mailové úvody. Tvrdí, že vtipné poznámky budují vztah a upoutají pozornost čtenáře. Vtipné úvody mohou učinit vaše e-maily poutavějšími, ale rizika převažují nad výhodami. Vtipy se těžko sdělují e-mailem.
I odlehčená slovní hříčka se může změnit v urážlivou urážku, pokud použijete nesprávný tón, fráze a kontext. Zvažte použití vtipů pouze v neformálních rozhovorech s kolegy, které znáte na osobní úrovni. V opačném případě udržujte své pracovní e-maily profesionální.
7. Po neobvyklých formátech
Většina poskytovatelů e-mailu používá stejné styly, velikosti a barvy písma jako v textových procesorech. Můžete si dokonce stáhnout nové z webové stránky s písmy zdarma. Přestože písma vyjadřují kreativitu, pečlivě vybírejte ta, která používáte v profesionálních zprávách. Ne každý ocení neobvyklé formáty.
Chcete-li hrát na jistotu, používejte při psaní pracovních e-mailů výchozí styl. Pobuřující designy jsou nejen neprofesionální, ale také snižují čitelnost. Například bílé pozadí vymývá světlé barvy, zatímco velká velikost písma odklání čtenáře od menšího textu.
Existují profesionálnější způsoby vyjádření kreativity. Místo hraní s písmy předveďte svůj talent vytvoření webu od nuly, nahrávání relevantních aktiv, popř vytvoření portfolia psaní.
8. Vytváření agresivních varování
Obchodníci, jako jsou ti na obrázku výše, začínají své e-maily s vymyšleným termínem. I když to přitahuje pozornost, je to také nepříjemné. Dokonce i komerční banky a věřitelé se představí, než se pustí do podnikání. Pokud se vaše zpráva otevře s agresivním varováním, čtenáři ji odmítnou jako spam.
Prozkoumejte další způsoby, jak můžete vytvořit naléhavost. Místo toho, abyste se řídili termíny, které jen zřídka ovlivňují nákupy, zdůrazněte hodnotu své časově omezené nabídky. Vyhlídky nereagují dobře na agresivní přístupy.
Pokud byste se však mohli vyhnout přidávání termínů do úvodního řádku, udělejte to prosím. Poskytněte hodnotu před vytvořením naléhavosti. Uzavření obchodu bez vysvětlení vašeho návrhu způsobí, že budete vypadat dotěrně a zoufale. Uložte si své výzvy k akci jako poslední.
Začněte e-maily se silným, profesionálním otevřením
„Perfektní“ úvodní linie neexistuje. Místo toho, abyste se spoléhali na šablony, vytvářejte jedinečné úvody, které jsou v souladu s vaším záměrem zprávy a rezonují s příjemcem. Pamatujte: obecná, nadměrně používaná intra nikdy nepřinesou výsledky.
I když váš úvodní řádek udává tón vašemu e-mailu, nevěnujte tomu veškerý čas. Pracovní e-maily se skládají z několika částí. Měli byste zkontrolovat, zda váš koncept neobsahuje další chyby z nedbalosti, např. prázdné řádky předmětu, gramatické chyby a chybějící přílohy souborů.
