Nikdy neposílejte špatně sestavené e-maily. Strašné struktury nejen zaměňují sdělení, ale také vyvolávají v příjemcích negativní dojem o vaší pracovní morálce a profesionalitě. Dobré komunikační schopnosti jsou zásadní v každém odvětví.
Abyste předešli chybám, zkontrolujte své návrhy. Opravte tyto běžně přehlížené špatné postupy a chyby, kvůli kterým jsou e-maily neprofesionální.
1. Spamové předmětové řádky
Marketéři si myslí, že předmět prodeje-y zvýšit sazby za otevření e-mailu; bohužel přinášejí opačné výsledky. Příjemci mají tendenci ignorovat příliš propagační e-maily. Pokud vás již neznají, nemají povinnost vaši zprávu kontrolovat.
Místo toho, abyste byli prodejní, buďte zapojení. Komponovat poutavé předmětové linie obsahující popisná slova, která nutí k zamyšlení. Vzbuďte zvědavost vašich čtenářů. Můžete použít otevřené otázky a nabídky – jen se ujistěte, že jsou relevantní pro vaši zprávu. V opačném případě vás mohou příjemci zablokovat kvůli zneužití clickbaitových předmětů.
2. Vtipy a vtipné poznámky
Dobře si rozmyslete, než budete do pracovních e-mailů vkládat vtipy. I když vám sdílení smíchu může v některých případech pomoci vybudovat vztah, často to způsobí více škody než užitku. Vtipy se těžko doručují e-mailem. Dokonce i odlehčené slovní hříčky mohou být považovány za sarkastické nebo urážlivé, pokud vám čtenář nerozumí.
Obecně platí, že přeskočte vtipy. Místo toho prozkoumejte jiné způsoby, jak zlepšit náladu, například sdílet osobní příběh nebo diskutovat o společném zájmu. Být přístupný a přátelský nevyžaduje roubíky.
3. Emojis a nadměrná interpunkční znaménka
Více poskytovatelů poštovních schránek dnes využívá emotikony. Platformy jako Outlook a Gmail vám dokonce umožňují vkládat emotikony do řádků předmětu.
Přestože jsou zábavné a kreativní, nepatří do pracovních e-mailů. Lidé vnímají emotikony různě. Například, zatímco vy můžete použít emotikon smějícího se obličeje k vyjádření radosti, ostatní to mohou považovat za sarkasmus. Smajlíci ne vždy předávají zamýšlenou zprávu.
Také stinní obchodníci mají rádi emotikony. Pokud je často používáte, příjemci si vás mohou spojovat s phishingovými útoky, prodejními bulletiny a příliš propagačními reklamami.
4. Překlepy a gramatické chyby
Překlepy nemění záměr. I když každé slovo ve svém e-mailu napíšete špatně, čtenáři mu stále porozumí pomocí kontextových vodítek. Pokročilé gramatické chyby mohou způsobit zmatek, ale text nebude nesrozumitelný.
Znamená to, že můžete přehlédnout překlepy? Určitě ne! Přestože pravopisné a gramatické chyby vaši zprávu nezmačkají, vypadají nedbale. Ať už předhazujete potenciálnímu zákazníkovi nebo aktualizujete kolegu, budete mít problém získat si jejich důvěru neprofesionálním psaním.
Nejlepším přístupem je zkontrolovat koncepty před jejich odesláním. Proveďte text přes a spolehlivá kontrola pravopisu, odstranit zbytečné chmýří, upravit podle toho tón a vyměnit složitá slova za jednodušší. Opakujte tyto kroky tolikrát, kolikrát je potřeba.
5. Dlouhé odstavce
Při kopírování a vkládání konceptů e-mailů z Dokumentů Google nebo Microsoft Word buďte opatrní. Textové procesory mají různá výchozí nastavení. Nemůžete očekávat, že vaše e-maily budou vypadat, jako když jste je psali. Přizpůsobí se stylu písma, velikosti textu a mezerám aktuálního programu.
Nejlepším postupem je kopírování a vkládání bez formátování klepnutím Ctrl/Cmd + Shift + V místo pouze Ctrl/Cmd + V. Tím se vymažou předchozí změny formátu. A abyste se vyhnuli zdlouhavým textovým blokům, ponechte v každém odstavci dvě až tři věty.
6. Nadměrné informace
Obsáhlé vysvětlování je přínosné, ale musíte je správně načasovat. Neuvádějte pouze náhodná fakta. Čtenáři pravděpodobně odkliknou váš e-mail, pokud je hned na začátku zahltíte informacemi.
Sdílejte pouze to, co čtenáři potřebují. Při vysvětlování složitých témat připojte relevantní výzkumné dokumenty, naplánujte si virtuální konzultace a vyhovte všem dotazům, které se vám objeví.
7. Obecná závěrečná prohlášení
Obecná závěrečná prohlášení jsou vzdálená. Díky nim vypadáte neprofesionálně a navíc oslabují závěr vašeho e-mailu. Budete mít menší šance na úspěšné uzavření. Při ukončování e-mailů používejte přímější, stručnější alternativa k „Těším se na vaši zprávu“.
Už jsou nadužívané. Čtenáři je viděli již stokrát – nezanechají pozitivní dopad. Místo použití obecných řádků použijte silnou výzvu k akci. Řekněte svým čtenářům jejich možnosti a veďte je, aby na vašem e-mailu jednali.
8. Nepotřebné přílohy
E-mailové přílohy usnadňují sdílení informací. Místo přetěžování čtenářů zdlouhavými nevyžádanými zprávami je nasměrujte na relevantní zdroje. Ušetříte tím čas všem zúčastněným stranám.
Díky tomu byste se také měli zdržet hromadného odesílání souborů. Uživatelé jsou obecně skeptičtí k otevírání příloh, protože by mohly šířit malware. Odesílání více souborů e-mailem dokonce vyvolává obavy o bezpečnost.
Pokud musíte odeslat několik dokumentů současně, použijte nástroj pro sdílení souborů, jako je Dropbox. Nahrajte soubory na preferovanou platformu, nastavte nezbytná omezení ochrany osobních údajů a poté odešlete přístupový odkaz e-mailem.
9. „Kreativní“ formáty
Vyhněte se hraní si s odvážnými fonty. Pro zvýraznění můžete text podtrhnout, kurzívou nebo tučným písmem, ale použijte výchozí styl, barvu a velikost písma.
„Kreativní“ typy písma přinášejí v profesionálním prostředí zanedbatelné výhody. Odvádějí pozornost čtenářů od vašeho e-mailu. Namísto pochopení záměru sdělení se jejich mysl zaměří na různé barvy a styly, které jste použili.
Také díky podivným formátům vypadáte povrchně. Poskytovatelé poštovních služeb dokonce posílají e-maily obsahující odporné vzory a barvy přímo do složek se spamem.
Šablony kreativ používejte pouze v případě, že jsou v souladu s vaší značkou. Například níže uvedený příklad ukazuje, jak na to virtuální platforma pro setkávání s názvem Gather sdílí své vlastnosti, aniž by to snižovalo profesionalitu.
10. Nejasné motivy
Malá konverzace může pomoci odlehčit nepříjemné schůzky, ale jen zřídka vyhovuje pracovním e-mailům. Přestaň mlátit do křoví. Většina lidí klikne, pokud vaši zprávu považují za únavnou a matoucí.
Chcete-li vyjádřit svůj názor, používejte jasný a stručný jazyk. Úvod by měl být stručný a poutavý, zatímco tělo se musí věnovat danému tématu. Vágní vysvětlení nakonec povedou k časově ztrátovým následným e-mailům.
Pokud nemůžete téma zkomprimovat do jedné zprávy, uspořádejte místo toho schůzku. Aplikace pro nastavení schůzek eliminovat opakované e-maily při plánování hovorů. Stačí poslat druhé straně odkaz na pozvánku a počkat na její odpověď.
Udržujte své pracovní e-maily profesionální a respektované
Vzhledem k počtu e-mailů, které pravidelně odesíláte a přijímáte, očekávejte, že některé chyby propadnou trhlinami. Občasné překlepy jsou pochopitelné. Uvědomte si však, že důsledné používání podprůměrných šablon na vás bude mít špatný dopad. Příjemci mohou mít dokonce pocit, že nestojí za dobře promyšlené e-maily. Nikdy nevynechávejte fázi korektury.
Chcete-li napsat ještě lepší e-maily, prostudujte si ty špatné, které dostáváte. Najděte společné rysy mezi různými prodejními nabídkami, informačními bulletiny a pokusy o phishing ve své složce se spamem. Dělat gramatické chyby je jedna věc, ale používání IP adres na černé listině, zneužívání jazyka sales-y a náhodné hromadné hromadné odesílání odkazů je věc druhá.
