Většina společností, včetně vládních organizací, podniků a neziskových organizací, používá pro sestavování rozpočtu aplikaci Microsoft Excel. Excel jim nabízí flexibilitu, znalost a snadnost sestavování, třídění, správy a analýzy dat pro rozpočtování a prognózy.
Je ale Excel tím správným nástrojem pro podnikové rozpočtování? Pojďme zvážit klady a zápory používání Excelu jako rozpočtového softwaru, abychom odpověděli na tuto důležitou otázku.
Výhody podnikového rozpočtování v Excelu
Microsoft spustil Excel již v roce 1985. Podle průzkumu od Centage CorporationVětšina finančních ředitelů (téměř 88 %) stále používá pro sestavování podnikového rozpočtu tabulky. To říká hodně o užitečnosti programu. Proč je ale Excel tak oblíbený jako nástroj pro tvorbu podnikového rozpočtu? Pojďme to zjistit.
1. Každý ví, jak používat Excel
Většina absolventů vysokých škol tak či onak během studia používala Excel. To ukazuje na všestrannost programu a na to, že téměř každý zná základy programu. Vzhledem k tomu, že většina vašich zaměstnanců již zná základy Excelu, stačí jim jen trochu postrčit správným směrem a vaše podnikové finance budou spravovat během okamžiku.
Vytvořením rozpočtu v Excelu ušetříte čas a zdroje, které by jinak byly vynaloženy na školení – zvláště užitečné, pokud provozujete malou firmu nebo startup s omezenými zdroji.
2. Excel je levný a snadno dostupný
Téměř každý má kopii aplikace Microsoft Excel. Pokud vaše firma vyžaduje více lidí, aby se podíleli na procesu sestavování rozpočtu, můžete sdílet přístup s kýmkoli s kopií Excelu, aniž byste museli kupovat další licence. Pokud je to možné, malé podniky by se měly vyhnout softwaru pro tvorbu podnikových rozpočtů, protože může zvýšit náklady.
3. Excelové tabulky si můžete přizpůsobit
V podnicích, zejména začínajících, je přizpůsobitelnost mimořádně užitečnou a vyhledávanou funkcí, protože různé vývojové fáze podnikání vyžadují různé přístupy. Jednou z největších výhod tabulek Excel oproti jiným rozpočtovým softwarům je to, že moc leží v rukou uživatelů.
Excel je poměrně složitý program, který svým uživatelům nabízí flexibilitu v podobě mnoha funkcí a vzorců. Jednou ty porozumět vzorcům Excelu, můžete v podstatě dělat cokoli od podnikového rozpočtování po finanční analýzy a grafy. V Excelu můžete dokonce vytvářet své vlastní vzorce, makra a šablony rozpočtu, které splňují jedinečné požadavky vašeho podnikání.
Nevýhody Business Budgeting v Excelu
Jako cokoli jiného, i Excel má v oblasti podnikového rozpočtu určitá omezení.
1. Je to časově náročné a náchylné k chybám
Podnikové rozpočtování v Excelu vyžaduje ruční zadávání dat. Protože je to tak závislé na lidském úsilí, chyby jsou prakticky nevyhnutelné. Pravděpodobnost takových chyb se zvyšuje s rostoucí velikostí a složitostí rozpočtů, což vede k chybným rozpočtovým prognózám a projekcím příjmů.
Ve společnostech s mnoha miliony dolarů může i jednoduchý překlep nebo chyba při transpozici stát miliony dolarů. Vezměte si příklad z TransAlta: jednoduchá chyba vyjmutí a vložení stála společnost 24 milionů dolarů. Společnosti často kontrolují a opravují problémy ve svých excelových tabulkách, aby takovým rizikům předešly, což je stojí drahocenný čas, úsilí a náklady.
2. Problémy se škálovatelností pro větší datové sady
Excel, který je levný a dostupný, nabízí malým podnikům nízkou překážku vstupu s dokonalou užitečností a funkčností. Jak však firma roste, data potřebná pro rozpočtování a prognózování se drasticky zvyšují. Excel si často nedokáže poradit s velkými objemy dat pomocí četných vzorců a maker a pravděpodobně se zpomalí nebo dokonce spadne.
3. Nedostatek problémů s přístupem a zabezpečením na základě rolí
Soubory aplikace Excel lze snadno sdílet s kýmkoli, kdo má kopii programu, což ohrožuje důvěrné firemní informace. Zatímco můžeš soubory Excel chránit heslem, heslo musí být při sestavování rozpočtu sdíleno s relevantními lidmi.
Excel nenabízí přístup na základě rolí, takže kdokoli s heslem má přístup k celé tabulce. To může být pro většinu podniků hlavním problémem dodržování předpisů.
Je Excel tím správným softwarem pro vaše obchodní rozpočtování?
Excel má své výhody jako nástroj pro tvorbu podnikového rozpočtu, ale pokud se potýkáte s problémy, je nejlepší investovat do softwaru pro vytváření podnikového rozpočtu. Větší podniky pravděpodobně budou trpět s Excelem jako jediným řešením pro rozpočtování.
Problémy s konsolidací dat, koordinací, zabezpečením a spoluprací jsou jen některé problémy, kterým mohou větší organizace čelit při sestavování rozpočtu v Excelu. Pokud jste však stále malá firma nebo startup s omezeným počtem pohyblivých částí, může být Excel všestranným, levným a efektivním nástrojem pro tvorbu rozpočtu.
Pokud používáte Excel pro vaše podnikové rozpočtování, ale stále jste uvízli v základech, zvažte naučení se několika pokročilých kurzů, které vám pomohou zlepšit proces podnikového rozpočtování.
