Odpovídání na vaše e-maily v aplikaci Outlook bude rychlé a efektivní.

Outlook je skvělý e-mailový klient, ať už posíláte e-maily nebo na ně odpovídáte. Ale pokud jde o odpovědi, existuje několik způsobů, jak můžete proces přizpůsobit. V této příručce se podíváme na to, jak vytvořit šablonu rychlé odpovědi, změnit vzhled původní zprávy a změnit adresu pro odpověď.

I když v této příručce používáme Outlook pro Microsoft 365, budou tyto pokyny fungovat také pro Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 a 2021. Začněme.

Jak vytvořit šablonu rychlé odpovědi v aplikaci Outlook

Stává se vám, že neustále odpovídáte na několik e-mailů slovo od slova? Místo opakování stejné odpovědi můžete jednoduše vytvořit šablonu rychlé odpovědi a odpovědět na ni jediným kliknutím. Můžete to udělat vytvořením rychlého kroku pro automatizaci tohoto únavného úkolu.

Další informace o rychlých krocích naleznete v našem průvodci na vytváření a používání rychlých kroků v aplikaci Outlook.

Zde jsou kroky k vytvoření šablony rychlé odpovědi v aplikaci Outlook:

instagram viewer
  1. Spusťte aplikaci Outlook a ujistěte se, že máte Domov vybrána karta.
  2. Vyberte e-mailový účet, pro který chcete vytvořit šablonu rychlé odpovědi. Pokud máte v Outlooku více než jednu e-mailovou adresu, budete muset pro každou napsat šablonu rychlé odpovědi.
  3. V Rychlé kroky skupina, klikněte na Vytvořit nový.
  4. Pojmenujte Quick Step v název textové pole — pojmenovali jsme naše Rychlá odpověď.
  5. V Akce klikněte na Vyberte akci rozevírací seznam a vyberte Odpověď.
  6. Klikněte na Zobrazit možnosti odkaz přímo pod rozevíracím seznamem a zobrazí se další pole.
  7. Aby byl tento návod rychlý a snadný, můžete opustit každé další pole, jako např Na a Předmět, jak je – buď jej Outlook automaticky vyplní na základě povahy původního e-mailu, nebo se použijí výchozí hodnoty. Zadejte však zprávu, kterou chcete odeslat Text Textové pole.
  8. Klikněte Dokončit.

Když chcete někomu poslat přesně tuto zprávu, stačí otevřít jeho e-mail a stisknout Rychlá odpověď nebo jak jsi to pojmenoval v Rychlé akce skupina. Chcete-li získat další způsoby, jak být pomocí tohoto e-mailového klienta produktivnější, přečtěte si našeho průvodce na webu doporučené postupy pro zlepšení pracovního postupu v aplikaci Outlook.

Jak změnit vzhled původních zpráv v aplikaci Outlook

Při odpovídání na zprávu nebo přeposílání zprávy můžete buď původní zprávu vyloučit, nebo změnit její vzhled, aby bylo jasnější, kde vaše zpráva končí a kde začíná původní. Můžete také připojit původní e-mail, pokud nechcete, aby byl přeplněný.

Chcete-li to provést, postupujte podle pokynů níže:

  1. V aplikaci Outlook klepněte na Soubor v levém horním rohu.
  2. V nabídce na levé straně klikněte na Možnosti.
  3. Vybrat Pošta v levém panelu.
  4. Přejděte dolů na Odpovědi a přeposlání sekce, dokud neuvidíte Při odpovídání na zprávu a Při přeposílání zprávy rozbalovací nabídky.
  5. Ve výchozím nastavení budou rozevírací nabídky nastaveny na Zahrnout původní text zprávy. Přesto je můžete rozbalit a vybrat Nezahrnujte původní zprávu, Připojte původní zprávu, Zahrnout a odsadit původní zprávunebo Předpona každému řádku původní zprávy.

Co dělají tyto další možnosti:

  • Nezahrnujte původní zprávu: Odešlete svou odpověď nebo přeposlanou zprávu bez textu z původního e-mailu.
  • Připojte původní zprávu: Zahrnout text z původního e-mailu jako přílohu.
  • Zahrnout a odsadit původní zprávu: To zahrnuje text z původního e-mailu, ale bude odsazen vpravo – je to jako stisknout klávesu Tab v každém řádku původní zprávy.
  • Předpona každému řádku původní zprávy: Je to jako odsazení původní zprávy. Ale místo prázdného místa zde bude znak označující, kde každý řádek původního e-mailu začíná.

Jak změnit adresu pro odpověď vaší e-mailové adresy v aplikaci Outlook

Změna adresy pro odpověď na e-mail v aplikaci Outlook znamená, že jakákoli odpověď odeslaná na vybraný účet bude přesměrována na jiný.

Postup:

  1. V aplikaci Outlook klepněte na Soubor v levém horním rohu.
  2. Klikněte na Nastavení účtu rozbalte nabídku a poté vyberte Nastavení účtu.
  3. Ve vyskakovacím okně klikněte na e-mailovou adresu, kterou chcete upravit, a poté klikněte na Změna (je to v nabídce pod kartami). Můžete také jen dvakrát kliknout na e-mailovou adresu.
  4. V textovém poli vedle Odpověď na adresu, zadejte e-mailovou adresu, na kterou chcete e-maily přesměrovat.
  5. Klikněte další aplikujte změny.

Nechte přizpůsobení odpovědí aplikace Outlook pracovat za vás

Podle výše uvedených jednoduchých pokynů můžete snadno přizpůsobit odpovědi v aplikaci Outlook. Tento malý průvodce sotva poškrábe povrch úrovně přizpůsobení, které Microsoft zabudoval do svého e-mailového klienta. K tomu, abyste začali s tím, jak učinit své odpovědi čistší a efektivnější, to však stačí.