Jak používat Notion pro hybridní práci: Konečný průvodce

Hybridní práce se stala populárnější s nárůstem celosvětové penetrace internetu. A po zhruba dvou letech práce z domova během pandemie COVID-19 přijalo mnoho zaměstnavatelů dohody, které zaměstnancům umožňují alespoň část času pracovat mimo kancelář.

Navzdory výhodám spojeným s hybridní prací můžete vydržet pokles produktivity, pokud nemáte ty správné systémy. Naštěstí aplikace jako Notion usnadnily spolupráci s vaším týmem, když nejste všichni současně v kanceláři.

V tomto článku se dozvíte více o tom, jak můžete Notion používat pro hybridní práci. Poskytneme vám také podrobné pokyny, které vám pomohou tyto tipy rychleji implementovat.

1. Přidávání uživatelů do pracovních prostorů

Když pracovat v hybridním prostředí, usnadnit členům týmu vzájemnou spolupráci by mělo být vaší nejvyšší prioritou. V Notion je to docela jednoduché; i když máte pouze bezplatný plán, stále můžete do svých pracovních prostorů přidávat další uživatele.

Počet uživatelů, které můžete přidat do svého pracovního prostoru, bude záviset na vašem předplatném. Pokud používáte bezplatný plán, můžete přidat až 10 lidí; to by mělo být více než dobré, pokud pracujete jako agentura nebo jiný druh malého podniku.

Pokud získáte placenou verzi Notion, budete mít mnohem vyšší limit. Verze Plus vám umožňuje přidat až 100 lidí do jednoho pracovního prostoru a tento počet se s obchodním plánem zvýší na 250. Pokud máte Notion Enterprise, můžete své limity probrat s prodejním týmem Notion.

Bez ohledu na to, který plán používáte, je proces přidávání uživatelů do vašich pracovních prostorů Notion stejný.

1. Jít do Nastavení a členové > Členové. Když tam budete, uvidíte modré tlačítko s názvem Přidat členy.
2. Zadejte e-mailovou adresu osoby, kterou chcete pozvat do svého pracovního prostoru Notion. Pokud máte Notion Plus nebo vyšší, můžete také rozbalit rozevírací nabídku a určit, zda je pozvaný vlastník nebo člen pracovního prostoru.
3. Až budete připraveni přidat uživatele do svého pracovního prostoru, vyberte Pozvat.

Můžete také pozvat lidi tím, že půjdete na členové kartu a zkopírujte odkaz pro odeslání všem.

2. Kategorizace různých projektů

Při používání Notion pro hybridní práci je dobré mít své projekty uspořádané. Své úkoly můžete kategorizovat několika způsoby. Níže vám ukážeme dvě možnosti, jak to udělat.

Vytváření dalších pracovních ploch

Notion vám umožňuje mít až 10 pracovních ploch, pokud máte bezplatný plán. Stejně jako při přidávání uživatelů do těchto prostorů jsou vaše limity vyšší, pokud si zakoupíte placené předplatné. V každém případě budete postupovat stejným způsobem při vytváření nových pracovních prostorů v aplikaci.

1. V horní části levého panelu nástrojů klikněte na svůj aktuální pracovní prostor. Když se zobrazí rozevírací nabídka, vyberte ikona se třemi tečkami. 2. Po výběru výše uvedené ikony se zobrazí možnost s názvem Připojte se nebo vytvořte pracovní prostor. Klikněte na toto. 3. Notion se vás zeptá, k čemu chcete svůj pracovní prostor používat. Vyberte si, co nejlépe vyhovuje vašim potřebám a vyberte si Pokračovat. V tomto případě vybereme Pro můj tým když mluvíme o hybridní práci. 4. Poté budete muset svůj pracovní prostor pojmenovat. Poté, co to uděláte, stiskněte Pokračovat znovu tlačítko. 5. Notion vám pak dá příležitost sdílet svůj nový pracovní prostor s ostatními. Pokud to chcete udělat, zadejte jejich e-mailové adresy nebo zkopírujte odkaz. Jakmile si vše přizpůsobíte, vyberte Vezmi mě do Notiona budete moci používat svůj nový pracovní prostor.

Vytváření stránek uvnitř stránek

Dalším způsobem, jak můžete své projekty kategorizovat, je vytváření stránek na stránkách. Chcete-li vytvořit novou vzorovou stránku v Notion, vyberte + tlačítko na levém panelu nástrojů.

Na této stránce můžete klepnutím vytvořit další stránku / a vybírání Strana. Jakmile to uděláte, můžete si vše přizpůsobit, jak uznáte za nutné.

3. Sledování důležitých úkolů

Software pro řízení projektů je skvělý způsob, jak rozvíjet své podnikání, a tyto druhy řešení budete chtít používat i v případě, že jste zaměstnanec nebo nezávislý pracovník. Když používáte Notion pro hybridní práci, máte mnoho možností, jak sledovat důležité úkoly.

Notion má několik šablon, které můžete použít k bližšímu sledování svých projektů. Najdete zde Ganttovy diagramy, stránky řízení úkolů a projektů a několik dalších možností. Mnoho z nich je k použití zdarma a své oblíbené šablony můžete snadno duplikovat do svého pracovního prostoru Notion. Udělat toto:

1. Jít do pojem.tak/šablony a vyberte šablonu, kterou chcete vy a váš tým použít.
2. Pod Duplicitní informace, vyberte pracovní prostor, ve kterém jej chcete používat, a klikněte na něj Duplicitní šablona. Vše si pak budete moci ihned přizpůsobit svým potřebám.

4. Poskytování shrnutí pro vaše schůzky

Pokud nepracujete na stejném místě jako členové vašeho týmu, vědět, jak daleko ostatní pokročili na projektech, na kterých společně pracujete, může být náročné. I když byste se měli snažit omezit počet schůzek, je dobré se občas přihlásit.

Během schůzky se vyplatí určit někoho, kdo si bude dělat poznámky. Můžete to udělat, když nastavení Kalendáře Google pro hybridní práci také pokud chcete přidat tuto aplikaci do svého systému produktivity.

Po dokončení schůzky můžete snadno vytvářet shrnutí vašich schůzek pomocí Notion AI. Chcete-li to provést, stiskněte mezerník a vyberte Shrnout když se objeví Notion AI. Nástroj pak bude pracovat na poskytnutí rychlého shrnutí vaší stránky.

5. Zpřístupnění vašich nejdůležitějších stránek

Notion vám umožňuje zpřístupnit vaše nejdůležitější stránky přetažením jejich pořadí na levém panelu nástrojů. To však není jediná věc, na kterou jste omezeni. Stránky můžete také přidat do oblíbených. Chcete-li provést to druhé:

1. Klepněte na tři tečky ikona když umístíte kurzor na některou z vašich stránek.
2. Klikněte na Přidat k oblíbenýma svou stránku uvidíte v horní části obrazovky.

6. Vytváření obsahu a kalendářů sociálních sítí

Pokud jste součástí marketingového týmu, je při práci na hybridní dohodě zásadní udržovat aktuální obsah a kalendáře sociálních médií. Pojem to usnadňuje; můžete si vytvořit svůj vlastní kalendář vytvořením tabulky a výběrem Nová databáze.

Notion má také několik šablon pro vytváření sociálních médií a kalendářů obsahu. Při vytváření nové stránky klikněte na Přidat nové > Šablony místo toho a vyberte si něco, co vám vyhovuje.

Zefektivněte svůj hybridní pracovní model s nápadem

Hybridní práce má několik výhod, pokud zavedete správné systémy, ale je důležité, abyste je před přechodem na takovou dohodu měli seřazené. Notion je užitečný nástroj pro řízení pracovního postupu vašeho týmu a zajištění toho, aby všichni pokračovali v práci na vašich společných cílech.

Můžete použít několik šablon, které vám pomohou sledovat váš obsah a plány sociálních médií a zároveň získat přehled o projektech všech. Kromě toho můžete pomocí Notion poskytovat shrnutí schůzek a mnoho dalšího.