Funkce OFFSET v Microsoft Excelu je vysoce výkonný a všestranný nástroj. Vzhledem ke své složitosti a množství podobných funkcí je však bohužel často málo využíván.
Poměrně přímočará funkce může autorům Excelu ušetřit čas a frustraci. Zjednodušuje získávání přesných bodů dat z dobře organizované základní datové sady. Umožňuje také jednoduché vytváření vysoce detailních sestav, interaktivních vizualizací a složitých řídicích panelů.
1. Vytváření datových sad proměnných velikostí
Jedním z nejběžnějších použití funkce OFFSET v Excelu je zachycení datových sad různé velikosti. Vzhledem k velkému souboru dat si člověk může přát podívat se v daném okamžiku pouze na malou část dat.
Pokud máte například denně automatizovanou sestavu celkových tržeb zaměstnanců, možná budete muset získat součty za daný týden nebo týdny.
Zápis jiné funkce SUM pro každý součet by mohl být docela snadno proveditelný. Funkce OFFSET však může být mnohem rychlejší pro snadné použití a opětovné použití.
Nejprve do buňky B6 zadejte den v měsíci, kterým chceme začít. Poté zadáme, kolik dní chceme sestavu spustit do B7. Pak můžeme použít a jednoduchá funkce SUM a Funkce AVERAGE Chcete-li získat více údajů o každém zaměstnanci za zvolené časové období:
=SUM(POSUN(B2; 0; B6 – 1; 1; B7))=AVERAGE(OFFSET(B2; 0; B6 - 1; 1; B7)Úprava počátečního data nebo délky času je stejně jednoduchá jako úprava jedné buňky, což může výrazně zjednodušit stahování datových sad proměnných velikostí.
2. Povolení generování vlastních přehledů
Použití podobných metod, jaké jsou uvedeny výše, umožňuje relativně snadné vytvoření kompletní zprávy s variabilním nastavením. První argument ve funkci OFFSET můžete vytvořit jako odkaz na jiný list. Pokud tak učiníte, umožní vám to mít vkládání dat a hlášení oddělené.
To umožní přetáhnout vybrané datové řezy z jednoho listu do druhého. Navíc vám umožňuje zobrazit pouze informace relevantní pro váš aktuální přehled. Nastavení přehledu zobrazujícího denní součty pomocí stejných dat jako dříve je poměrně jednoduché. Můžete to udělat bez stahování dat za irelevantní dny.
Následující funkce posunu umístěná v buňce B5 vytáhne počet dní zadaný v B2. Začíná v týdnu specifikovaném v B1 a zobrazuje pouze data za příslušné období:
=POSUN(List1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Je možné omezit položky v B1 a B2 a vytvářet rozevírací seznamy v aplikaci Excel s počtem dostupných týdnů pomocí validace dat.
3. Stránkování tabulky
Funkce OFFSET může také dosáhnout jednoduchého stránkování tabulky, což je úkol, se kterým se běžně pojí pomocí karty Excel Developer. Díky tomu je práce s velkými datovými sadami jednodušší a mnohem efektivnější.
Při práci s tabulkovým procesorem s 30 000 řádky dat bude obtížné prohlížet celý soubor dat najednou. Vytvoření rozevíracího seznamu, který přijímá rozsah čísel od 1 do 300, nám umožňuje rychle rozdělit data na stránky po 100 výsledcích.
Funkce OFFSET bude mít vždy kotvu nastavenou na levou horní buňku dat. Druhým argumentem je však vertikální offset. To se bude rovnat vybranému číslu stránky mínus jedenkrát 100. Vodorovný posun, třetí argument, lze nastavit na 0.
Čtvrtý argument je nastaven na 100 a pátý argument na počet sloupců v datové sadě. Tato metoda umožňuje snadno rozdělit extrémně velké kusy dat na mnohem lépe spravovatelné části.
Zde je příklad stránkované datové sady. Data zahrnují 500 vzorků informací zaznamenaných ze sady senzorů na jednom listu a stránkovanou zprávu na druhém listu.
Sestava používá ověření dat v buňce B1 k vytvoření rozevíracího seznamu se stránkami v ní. Následující výraz v buňce A3 vytvoří tělo sestavy:
=POSUN(List1!A2, (B1–1) * 100, 0, 100, 21)4. Řezání dat pro grafy
Do výkazu prodeje, který jsme vytvořili před použitím funkce OFFSET, můžeme přidat graf. Graf může získat proměnné informace na základě dat vybraných ve dvou rozevíracích seznamech v horní části listu.
Při změně hodnot v horní části listu se graf automaticky změní tak, aby odrážel vybrané týdny, a poskytne rychlou vizuální referenci každému, kdo si zprávu prohlíží.
Kombinace tabulek a grafů s funkcí offset značně usnadňuje vizualizaci složitých a měnících se dat. Umožňuje také generování jednoduchých řídicích panelů v Excelu.
5. Vytahování informací podle posunů data
Hledání konkrétních informací na základě časových razítek není neobvyklé, když mluvíme o datech sestav nebo datech získaných z automatizovaných časových procesů. Při zvažování jednoho období není použití podmíněných funkcí, jako je IF nebo IFS, ke stažení pouze požadovaných dat obtížné. Pokud potřebujete získat data na základě rozsahu dnů nebo časů, je příliš snadné spadnout do masivní vnořené podmínky.
Použitím kombinace COUNTIF a OFFSET je stahování dat z různých časů nebo dnů docela jednoduché. Pro představu počátečního dne použijte jednu buňku. Dále použijte další buňku k vyjádření délky času, ze kterého chcete vytáhnout.
Ve funkci OFFSET lze výšku nebo šířku nastavit na hodnotu v závislosti na rozložení vašich dat pomocí funkce COUNTIF v Excelu. To vám umožní určit, kolik položek leží v požadovaném rozsahu, a stáhnout pouze související data.
V tomto příkladu máme datovou sadu obsahující záznamy za několik let. Můžeme použít datum zadané v buňce B1 a následující funkci k získání pouze záznamů, které nastaly po tomto datu:
=OFFSET(List1!U2, COUNTIF(List1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(List1!V2:V501, " & B1), 1)To přidává do sestavy značnou užitečnost a umožňuje vám filtrovat hodnoty, které přišly před nebo po určitém datu. Pokud místo toho použijete funkci COUNTIFS, můžete dokonce přidat koncové datum, což koncovému uživateli poskytne větší variabilitu.
6. V kombinaci s COUNTIF
Kromě rozšíření časových rozsahů funkce COUNTIF dobře poslouží k vytažení konkrétních řezů všech typů dobře uspořádaných dat pomocí funkce OFFSET aplikace Excel. Argumenty výšky a šířky funkce OFFSET je možné nastavit pomocí COUNTIF. Kromě toho můžete odkudkoli na listu snadno upravit jakákoli číselná data s nastavitelnou hodnotou.
Pokud byste měli seznam transakcí ze dne seřazený podle množství transakcí, mohli byste tuto techniku použít k vytažení každé transakce nad určitou částku. Toho lze dosáhnout pomocí jednoduché funkce OFFSET, jako je tato:
=OFFSET(A2; COUNTIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Jednou z nejdůležitějších věcí, které je třeba v této funkci poznamenat, je předposlední argument, COUNTIF(B2:B22, "
Dalším důležitým aspektem pro ty, kteří chtějí používat OFFSET tímto způsobem, je, že bude fungovat pouze v případě, že data, se kterými pracujete, jsou dobře uspořádaná. Neuspořádaná data nevrátí výsledky, které hledáte. Naštěstí Excel také obsahuje sadu nástrojů pro automatické řazení, které vám umožní uspořádat data.
Můžete to použít k provádění akcí od variabilního krájení produktů na základě ceny až po operace stahování pouze za určitý počet opakování. Schopnost řídit přesné množství načtených dat poskytuje jemnou kontrolu nad přesným vzorkem dat, která stáhnete z tabulek. To umožňuje vytvářet různé podrobné, interaktivní zprávy.
K tomu je funkce OFFSET skutečně užitečná
Funkce OFFSET umožňuje uživatelům získávat informace z jejich tabulky s vysokou přesností. To šetří čas a umožňuje uživatelům provádět více operací s menším počtem funkcí.
Zjednodušuje získávání přesných dat, která potřebujete, bez použití podmínek vnoření. Uživatelům také šetří čas a námahu při vytváření vlastních sestav, řídicích panelů a dalších v Excelu.
