Proč potřebujete plán produktivity a jak ho vytvořit

V kultuře spěchu si všichni myslíme, že pokud chceme dosáhnout svých finančních (nebo sebezlepšovacích) cílů, musíme do práce vložit každou svou poslední vteřinu. Nejen, že to poškozuje naše duševní a fyzické zdraví, ale je to také kontraproduktivní.

Když je jedinou věcí, na kterou myslíte, „udělat více“, často vám chybí efektivita a přesnost. I když trávíte více hodin, neděláte tolik práce. To proto, že neplánujete.

Všichni si uvědomujeme důležitost plánování pro úspěch jakéhokoli projektu, ale pokud jde o produktivitu, vrhneme se do toho bez velkého přemýšlení. To je přesně důvod, proč často selháváme při plnění našich cílů produktivity.

Co je plán produktivity a proč je důležité ho mít?

I když je termín „plán produktivity“ samozřejmý, je důležité dát mu jasnou a stručnou definici, abyste přesně věděli, co tento termín znamená:

Plán produktivity nastiňuje vaše cíle (krátkodobé i dlouhodobé) a strategicky je naplánuje po celé dny, týdny nebo měsíce, abyste zvýšili svou produktivitu a zároveň řešili klíčové překážky produktivita.

Přemýšleli jste někdy nad tím, proč sledování videí na YouTube o hackech produktivity pozdě večer nebo čtení článků o zlepšení vaší produktivity nebylo plodné? Není to proto, že by všechny tyto články a videa poskytovaly špatné tipy a strategie.

Všichni máme jiné myšlení, cíle a problémy; každý z nás má jiný styl práce a pochází z jiného prostředí. Tyto internetové články a videa jsou zobecněné a neřeší náš jedinečný soubor problémů a překážek produktivity.

Se správným plánem produktivity, který máte k dispozici, nebudete muset slepě přeskakovat z jednoho úkolu na druhý. Budete mít správný plán dne (týdne nebo měsíce), díky kterému se budete více soustředit na své cíle a bude méně pravděpodobné, že se necháte rozptylovat. Plánování produktivity vám dává pocit kontroly, takže je méně pravděpodobné, že se budete cítit ohromeni nebo vystresovaní.

Jak vytvořit plán produktivity

Plánování produktivity není žádná velká věda. Vše, co potřebujete, je zaujmout správný postoj, zapamatovat si své cíle a vydat se s otevřenou myslí. Musíte vyhodit všechna dogmata o produktivitě „vstávání ve 4 hodiny ráno“ nebo „studené sprchy“ z okna a uvidíte, co vám vyhovuje.

Vzhledem k tomu, že plán produktivity je jedinečný pro vaše cíle, temperament a myšlení, neexistují žádné přísné pokyny, jak ho vytvořit. Následující kroky však poskytují flexibilní plán procesu, který můžete použít:

1. Nastavte si SMART cíle

Bezcílná chůze vás nikam nedostane. Záznam vašich cílů a úkolů usnadňuje přechod od jednoho úkolu k druhému. Proto je důležité stanovit si SMART cíle, protože vám pomohou sledovat pokrok, zlepšit motivaci a zvýšit produktivitu.

Jakmile budete mít své cíle na papíře, promyslete si, co všechno musíte udělat, abyste jich dosáhli. To může zahrnovat úkoly týkající se vaší práce nebo obchodních cílů, návyky pro sebezdokonalování, osobní projekty nebo každodenní povinnosti. Začněte s čímkoli, co vás napadne, bez ohledu na to, jak triviální se to zdá, a seskupte je pod relevantní cíle.

2. Mějte přehled o čase

Sledujte, jak během dne trávíte čas, abyste získali představu o svém průměrném dni. Kolik produktivních hodin denně zvládnete? Jaké činnosti zabírají nejvíce vašeho času? Dělejte to několik dní a budete překvapeni, kolik času zabere rozptýlení nebo triviální činnosti, jako je kontrola e-mailů nebo zdrojů na sociálních sítích.

TimeCamp můžete použít k automatickému sledování času vašeho počítače. Vše, co potřebujete, je zaregistrovat se na jejich webu a stáhnout si počítačovou aplikaci a ta začne sledovat váš čas.

3. Analyzujte svůj časový rozvrh a poznamenejte si výzvy, kterým právě čelíte

Po několika dnech sledování svého času budete mít dostatek dat k získání cenných statistik. Pokud jste používali TimeCamp, přejděte do jeho časového protokolu a budete mít podrobný popis svých dnů.

Při analýze svého časového deníku si položte následující otázky:

• Kolik hodin denně pracujete?
• Kolik času zabere sociálním sítím?
• Jaké činnosti vám zabírají nejvíce času?
• Kolik času vám trvalo, než jste dokončili konkrétní úkol?

Odpovědi na tyto otázky vám pomohou všimnout si překážek, které vám brání stát se produktivnější. Jakmile poznáte problémy, můžete začít přemýšlet o jejich řešení.

Kromě běžných rušivých vlivů, jako jsou sociální média, byste si měli poznamenat i další, zdánlivě nepodstatné, věci, které vám mohou bránit ve vyšší produktivitě. Zeptejte se sami sebe:

• Je pro vás těžké pracovat pozdě odpoledne?
• Cítíte se většinou letargický?
• Nespíte správně?

Při zapisování výzev byste měli zůstat věrní sami sobě. Snažte se neříkat si omluvy za své neproduktivní chování.

4. Vytvořte a dodržujte plán

Pomocí statistik z analýzy vytvořte plán a zvažte své cíle. I když je Kalendář Google skvělý pro plánování, pokud nefunguje, zvažte použití bezplatné alternativy Kalendáře Google pro plánování dne.

V závislosti na vašich cílech a hodinách maximální produktivity přiřaďte vhodné denní nebo týdenní hodiny práci, fitness, volnému času, rodině nebo osobním projektům. Neexistuje žádné správné nebo špatné; vše závisí na vašich cílech a osobních preferencích.

Chcete-li například založit nový podnik, měli byste věnovat několik hodin týdně práci na svém podnikání. Ale pokud je vaším cílem získat skvělé letní tělo, zkraťte čas strávený na telefonu a naplánujte si více týdenních cvičení v posilovně.

Bez ohledu na to, jaké jsou vaše cíle, je důležité dodržovat realistický plán. Nechcete plánovat každou poslední sekundu dne. Váš rozvrh by měl být dostatečně flexibilní, aby vyhovoval náhlým plánům. A nezapomeňte zahrnout dobře zasloužené přestávky. Cílem není zůstat zaneprázdněni, ale zvýšit produktivitu.

5. Najděte svou ideální strategii produktivity a držte se jí

Produktivita není pro většinu z nás přirozená. Použití osvědčených metod však může pomoci tento proces usnadnit. Zde je několik strategií produktivity, které můžete použít ve svém plánu:

Metoda Ivy Lee

Metoda Ivy Lee je jednoduchá, ale účinná strategie, kterou lze začlenit do vašeho rozvrhu. Udělejte si seznam 6 úkolů, které musíte každý den splnit. Seřaďte je podle důležitosti a začněte nejdůležitějším úkolem. Cílem je dokončit jeden úkol po druhém.

Jakmile dokončíte první úkol, přejděte k dalšímu a poté k dalšímu, dokud se seznamem nedokončíte. Pokud nejste schopni dokončit všech šest úkolů, jednoduše je přesuňte na další den.

Pokud se chcete dozvědět více, zde je podrobný návod jak používat metodu Ivy Lee pro produktivitu bez stresu.

Paretův princip

Paretův princip, známý také jako pravidlo 80/20, je slavná strategie produktivity, která klade důraz na zaměření na nejdůležitější úkoly. Podle Paretova principu 20 % (nejdůležitějších) úkolů přináší 80 % výsledků.

Pomocí pravidla 80/20 upřednostněte své úkoly a zaměřte se na požadované výsledky. Identifikujte klíčové úkoly, které přinesou nejvíce těchto výsledků, a zaměřte se na dokončení těchto úkolů jako první.

Technika Pomodoro

Zvyšte svou produktivitu s metodou Pomodoro tím, že se 25 minut soustředíte na jeden úkol a poté si uděláte krátkou přestávku. Metoda Pomodoro je ideální pro dokončení velkých, skličujících úkolů. Zadání a dokončení bude mnohem snazší, když úkol rozdělíte na několik menších úkolů (které můžete dokončit za 25 minut).

6. Znovu analyzujte svůj výkon a experimentujte

Plánování produktivity není jednorázová záležitost. Váš první plán produktivity nemusí být tak podrobný nebo účinný, jak doufáte. Proto je důležité kontrolovat svůj týdenní a měsíční pokrok.

Podívejte se, jak dobře funguje váš plán produktivity. Identifikujte všechny překážky, které jste mohli přehlédnout, a upravte svůj plán tak, abyste je řešili. Pokud konkrétní strategie nepřináší výsledky, vyzkoušejte jinou a poznamenejte si výsledky.

Zvyšte svou produktivitu pomocí plánu produktivity

Pokud tipy na produktivitu na internetu nefungují, je čas vytvořit personalizovaný plán produktivity. Váš plán by měl řešit všechny překážky, které vám brání v dosažení maximálního potenciálu. Při vytváření plánu nezapomeňte naplánovat úkoly s vysokou prioritou, abyste využili maximální dobu výkonu.

I když plán produktivity jistě pomůže, je důležité, abyste jej dodrželi. To znamená vytvořit pracovní prostředí bez rušivých vlivů, včetně vašeho telefonu. Ale pokud je důležité mít svůj smartphone blízko, měli byste dodržovat správné návyky smartphonu.