Jak používat ChatGPT pro psaní obtížných e-mailů v práci

Obtížné e-maily jsou v určité fázi vaší kariéry nevyhnutelné. Ať už jde o odmítnutí dalších projektů nebo žádost o volno, může být úzkostné napsat e-mail a pak najít odvahu stisknout Odeslat.

O ChatGPT je známo, že pomáhá lidem psát motivační dopisy a životopisy, takže se možná ptáte, zda vám může pomoci i při psaní obtížných e-mailů. Pokud AI poskytnete dostatečné informace, můžete získat obsah, který můžete použít jako základ pro svůj e-mail. ChatGPT vám může pomoci soustředit se na zprávu bez jakýchkoli emocí, které prožíváte.

Krok 1: Otevřete ChatGPT

Jste připraveni začít, pokud již máte účet u ChatGPT. Pokud jste v ChatGPT noví, můžete si vytvořit účet pomocí svého e-mailu nebo účtu Google. Pokud se přihlašujete k novému účtu, měli byste mít svůj mobilní telefon poblíž, protože platforma vám pošle potvrzovací kód, abyste mohli začít.

Krok 2: Představte sebe a svou roli v organizaci

Než požádáte ChatGPT o psaní e-mailů souvisejících s prací, měli byste platformě představit sebe, svou práci a své povinnosti. ChatGPT použije informace, které poskytnete, k vytvoření e-mailů, které nabízí.

Když odešlete svůj úvod, platforma odpoví a sdělí vám důležité informace, které získala z vašeho úvodu. Pokud s platformou pracujete poprvé, oceníte pozitivní zpětnou vazbu, kterou vám při představování poskytne.

Zde je příklad úvodu:

Zde je odpověď ChatGPT:

Krok 3: Vyzvěte ChatGPT, aby napsal požadovaný e-mail

Jakmile dáte ChatGPT vědět o své práci a o tom, pro koho pracujete, je připraven vytvořit náročné e-maily, se kterými potřebujete pomoci. Budete příjemně překvapeni, jak rychle AI vytváří e-maily, se kterými můžete pracovat.

E-mail s odstoupením

Ať už se těšíte na další fázi své kariéry, nebo končíte, protože vás současné okolnosti nebaví, může být obtížné napsat rezignační e-mail. Nechcete pálit žádné mosty, takže chcete odejít pozitivně.

Nezapomeňte, že v budoucnu můžete potřebovat reference a chcete si být jisti, když dodáváte jména lidí, se kterými jste pracovali. Váš rezignační dopis není čas na to, abyste se vyjadřovali ohledně vedení, prázdninových zásad nebo si stěžovali na své spolupracovníky; jde o upozornění zaměstnavatele.

Nahoře uvidíte rezignační dopis vygenerovaný ChatGPT, který se loučí a dává vedení vědět, že s nimi budete spolupracovat, aby byl přechod co nejhladší. Chcete dát výpověď v práci? Tady jsou některé finanční úvahy, na které je třeba se připravit.

E-mail, abyste svému nadřízenému dali vědět, že termín nestihnete

Pokud máte potíže s dodržením termínu, je nejlepší informovat svého nadřízeného nebo manažera co nejdříve. Když si vedení uvědomí, že nemůžete termín dodržet, může provést úpravy, které vám umožní termín dodržet.

Když ostatní lidé nebo další krok závisí na tom, zda dodržíte termín, vše se může zastavit, dokud nebude váš úkol dokončen. Když dáte lidem, kteří se na vás spoléhají, vědět, že termín nestihnete dříve než později, pomůže vám to zachovat vztahy s vedením a vaším týmem.

E-mail se žádostí o nouzovou dovolenou

Už se cítíte vystresovaní ze situace, která způsobila potřebu žádosti o dovolenou, a soustředit se na psaní e-mailu je to poslední, na co myslíte. Chcete-li vyřešit vaši naléhavou situaci, musíte napsat e-mail svému manažerovi nebo nadřízenému s žádostí o dovolenou.

I když jste již dovolenou projednali se svým nadřízeným, možná mu budete muset něco písemně předložit. Buďte realističtí ohledně toho, kolik času potřebujete, a stanovte svému zaměstnavateli přiměřená očekávání ohledně toho, kdy očekáváte návrat do práce.

Protože je pravděpodobné, že se jedná o žádost na poslední chvíli, možná budete chtít uvést, jak vás lze zastihnout, pokud plánujete být mimo město. Můžete také ujistit svého manažera nebo nadřízeného, ​​že budete pravidelně kontrolovat své e-maily a hlasové zprávy, abyste měli své povinnosti na vrcholu.

E-mail pro vyjádření „Ne“ projektu

I když možná budete chtít odpovědět na žádost o převzetí jiného projektu pomocí “Děláš si ze mě srandu?”, možná bude lepší, když budete reagovat taktně. E-mail byste měli odeslat rychle, zvláště pokud máte tendenci říkat na všechno ano.

Pokud s odesláním e-mailu čekáte příliš dlouho, můžete najít důvody, které vás přesvědčí, abyste řekli ano, i když vám vaše intuice říká, že to není dobrý nápad, a na talíři už toho máte hodně. Musíte zajistit, aby vám e-mail nepřišel, jako byste to prostě nechtěli dělat.

Upravte e-mail, který ChatGPT vygeneruje, aby byl v souladu se zásadami organizace a vyhovoval osobě, která podala žádost. E-mail vašemu nadřízenému bude formálnější než e-mail kolegovi. Pokud na tom potřebujete zapracovat, možná vás bude zajímat učení jak zdvořile říci „ne“ v práci.

E-mail, abyste získali jasno v organizačních prioritách

Někdy můžeme být zavaleni svými povinnostmi a nevíme, kde začít. Místo toho, abyste se na to pokoušeli přijít nezávisle, nejproduktivnější věc, kterou můžete udělat, je zeptat se svého manažera nebo nadřízeného, ​​na co chcete, abyste se zaměřili.

Požádat o pomoc může být děsivé, protože nechceme vypadat, jako bychom nevěděli, co děláme. Je lepší se vedení zeptat, než předpokládat. Možná si myslíte, že něco by mělo být prioritou, ale to nemusí být to, co je pro organizaci rozhodující.

Místo plýtvání časem na projektu, který pro organizaci není prioritou, je nejlepší hledat potvrzení. Pokud potřebujete pomoc s určením priorit, možná vás bude zajímat nejlepší aplikace, které můžete použít k upřednostnění úkolů v práci.

Krok 4: Zkontrolujte a upravte e-maily, které ChatGPT vytvoří

Jakmile ChatGPT vytvoří e-mail pomocí vaší výzvy, měli byste jej zkontrolovat a provést potřebné úpravy. Některé z věcí uvedených v návrhu se vás nemusí týkat a AI může postrádat důležité informace, které chcete zahrnout.

Krok 5: Odešlete e-mail

Toto je pravděpodobně nejnáročnější část psaní obtížného e-mailu. Přestaňte si dělat starosti s reakcí a odešlete ji! Než stisknete tlačítko Odeslat, možná se budete chtít naučit chyby, kvůli kterým vypadá obchodní e-mail neprofesionálně.

Je třeba odesílat obtížné e-maily

Odesílání e-mailů negativní povahy může být náročné, ale je třeba to udělat. Vyhýbání se složitým tématům může způsobit více problémů, než jejich řešení. I když psaní obtížného e-mailu může vyvolat úzkost, po stisknutí tlačítka Odeslat se budete cítit lépe.

Váš manažer nebo nadřízený nemusí být se zprávou spokojen, ale ocení, že jim s dostatečným předstihem řeknete, co se děje. Řešení konfliktů nemusí být vaší oblíbenou činností, ale je důležité je efektivně zvládat. Zvládání konfliktů je základní dovedností, kterou je třeba se naučit profesionálně i osobně.