Čtenáři jako vy pomáhají podporovat MUO. Když provedete nákup pomocí odkazů na našich stránkách, můžeme získat provizi přidružené společnosti. Přečtěte si více.

Použití desek Kanban pro vaše projekty je skvělý způsob, jak zefektivnit proces a zvýšit produktivitu. Ať už pracujete s týmem nebo jdete sólo, nástěnky Kanban vizuálně představují váš pokrok a usnadňují správu.

Tento článek obsahuje podrobného průvodce vytvářením a používáním vývěsky Kanban v Excelu.

Vytvoření backlogu pro váš Kanban Board

Začněme otevřením nového excelového sešitu. Po otevření najdete záložku s názvem List1 ve spodní části sešitu. Dvakrát klikněte na kartu a dostanete a Přejmenovat list vyskakovat. Přejmenujte list na Nevyřízené věci.

Tento list použijeme k nastavení nevyřízené tabulky všech úkolů pracovního postupu, které budou tvořit základ naší nástěnky Kanban.

Chcete-li vytvořit nevyřízené položky, postupujte podle následujících kroků:

  1. Vyberte několik prvních buněk z horních dvou řádků a sloučte je kliknutím na Spojit ikona umístěná uvnitř panelu nástrojů.
  2. Teď piš Nevyřízené věci uvnitř sloučených buněk, aby se tabulka pojmenovala.
  3. Upravte velikost písma, barvu buňky a zarovnání textu nadpisu podle svých představ.
  4. Protože vytváříme jednoduchou nástěnku Kanban, přidáme do našeho backlogu dva sloupce (pod názvem): Název úkolu a Popis ulohy. (Pro podrobnější backlog jednoduše přidejte požadované sloupce).
  5. Chcete-li do tabulky přidat ohraničení, vyberte 12 řádků (nebo tolik, kolik je potřeba) pod Název úkolu sloupec. Přejít na Hranice ikona (vedle tučně ikonu) a klikněte na šipku rozevíracího seznamu. Vybrat Mimo hranice volba.
  6. Udělejte totéž pro řádky pod Popis ulohy sloupec.

Vaše tabulka nevyřízených věcí je připravena. Vše, co nyní musíte udělat, je vyplnit a měli byste mít něco takového:

Vytvoření Kanban Boardu

Nyní, když máme nevyřízené věci, je čas vytvořit Kanban nástěnku, kterou použijeme v naší Kanban nástěnce. Za tímto účelem klikněte na Plus podepsat v dolní části listu vytvořit a otevřít nový list.

V novém listu vytvořte nástěnku Kanban podle následujících kroků:

  1. Vytvořte název desky sloučením horních buněk a zapsáním názvu. Velikost písma a barvu buněk si můžete upravit podle svých představ.
  2. Protože se zde zaměřujeme na jednoduchost, přidáme pouze tři sekce desky, tj. Dělat, Probíhá, a Hotovo. (Pokud má váš pracovní postup více fází, můžete přidat další sekce).
  3. Přidejte tlusté okraje do sekcí desky Kanban pomocí Hranice ikona.

Kanban deska je téměř hotová, takže přejdeme k vytváření karet.

Vytváření Kanban karet

Chcete-li vytvořit karty Kanban, postupujte podle následujících kroků:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na záhlaví řádku a vyberte Výška řádku.
  2. Otevře se vyskakovací okno, kde musíte zadat požadovanou výšku; 25 v našem případě.
  3. Podobně upravte výšku řádku pod ním na 50 a řádku pod ním na 25.
  4. Získáte kartu sestávající ze 3 buněk s následujícími výškami řádků: 25:50:25
  5. Vyberte každou ze tří buněk na kartě Kanban a přidejte ohraničení přechodem na Hranice ikonu a výběr Tlusté vnější hranice.
  6. Zkopírujte nově vytvořenou kartu a vytvořte tolik karet, kolik chcete.
  7. Všimnete si, že velikosti buněk budou nastaveny na výchozí. Takže budete muset upravit velikosti buněk jednu po druhé.
  8. Chcete-li to urychlit, stiskněte Ctrl a vyberte všechny buňky, které musí mít výšku řádku 25. Nyní klikněte pravým tlačítkem na libovolný nadpis vybraných řádků a upravte výšku řádku (jak již bylo zmíněno). Všechny vybrané řádky budou mít nyní výšku řádku 25.
  9. Opakujte stejný postup pro všechny buňky, které potřebují výšku řádku 50.
  10. Okolo oblasti kolem karet umístěte silný okraj a vyplňte ji barvou pozadí, aby byla estetická.

Chcete-li propojit data v našem backlogu s kartami Kanban, postupujte takto:

Přidání názvů úkolů na karty Kanban

Chcete-li získat název úkolu našeho prvního úkolu z Nevyřízené věci prostěradlo:

  1. Vyberte horní buňku (B5) první karty a zapište =.
  2. Přejít na Nevyřízené věci list a vyberte první buňku (C4) pod Název úkolu sloupec.
  3. Vraťte se na list Kanban Board a uvidíte následující vzorec: 
    = Nevyřízeno! C4
  4. Stiskněte a zadejte a vrátí se data v buňce (C4) listu Nevyřízené položky (tj. Výzkum v našem případě).
  5. Zkopírujte vzorec = Nevyřízeno! C4 v horních buňkách zbývajících karet Kanban a změňte čísla buněk pro každou kartu. Takže vzorec by byl = Nevyřízeno! C5 (odpovídající názvu druhého úkolu) pro druhou kartu a = Nevyřízeno! C6 pro třetí název úkolu a tak dále. Kanban karty by měly vypadat následovně:

Použití podmíněného formátování, aby byly karty vizuálně příjemné

Uvidíte, že horní buňky všech karet nyní vracejí hodnoty Názvy úkolů sloupec od Nevyřízené věci prostěradlo. Několik karet (v našem případě poslední dvě) však vrátí 0 ve svých horních buňkách, protože v odpovídajících buňkách v poli není žádná hodnota. Nevyřízené věci. Aby byly karty vizuálně příjemné, uděláme to k formátování dat použijte podmíněné formátování v Excelu a odstraňte 0s:

  1. Vyberte všechny horní buňky karet Kanban a přejděte na Podmíněné formátování > Nastavit nové pravidlo.
  2. V Podmíněné formátování vyberte hodnotu buňky rovna 0, Změň barva fontu na bílou a klikněte Hotovo.

Přidání popisů úkolů na karty Kanban

Podobným postupem vrátíme popisy úkolů z Nevyřízené věci do středních buněk Kanban karet. Pouze tentokrát budou vzorce = Nevyřízeno! D4, = Nevyřízeno! D5, atd. Stejně jako u názvů úkolů, černé buňky z Nevyřízené věci vrátí se 0, což můžete opravit pomocí podmíněného formátování, jak již bylo zmíněno.

Dalším problémem, kterého si všimnete při přidávání popisů úkolů na karty Kanban, je to, že se text vysype z buněk. Abychom tomu zabránili, uděláme to zalamovat text v Excelu buňky:

  1. Vyberte všechny střední buňky karet.
  2. Klikněte na Zabalit ikona (vedle Zarovnat ikona) na panelu nástrojů.

Přidání závěrečných úprav

I když jsou karty Kanban připraveny (a propojeny s nevyřízenými položkami), je zde několik dalších kroků, jak je ještě vylepšit:

  1. Použijte spodní buňku karet k (ručnímu) přidání pověřeného úkolu.
  2. Zarovnejte data buňky na střed buňky pomocí Zarovnat ikona.
  3. Odstranění mřížky: Přejděte na panel nástrojů a klikněte na Pohled a zrušte zaškrtnutí políčka vedle Mřížka k jejich odstranění.

Vytváření pohyblivých Kanban karet

Pokud jste postupovali podle kroků až do teď, měli byste mít připravené nevyřízené úkoly, Kanban board a Kanban karty. Ale nebudete moci snadno přesunout tyto karty po hrací ploše. Chcete-li, aby byly karty Kanban pohyblivé, postupujte podle následujících kroků:

  1. Zkopírujte kartu Kanban, kterou chcete umístit na herní plán.
  2. Klepněte pravým tlačítkem myši na desku, kam chcete kartu umístit.
  3. Jít do Vložit speciální a vyberte Propojený obrázek možnost (což je poslední možnost pod Další možnosti vložení).
  4. Stejným způsobem postupujte u ostatních Kanban karet.

Maximalizujte svou efektivitu pomocí kanbanových desek

Nyní, když máte základní strukturu vaší desky Kanban, je na vás, abyste ji přizpůsobili tak, aby vyhovovala požadavkům vašeho projektu. Skvělý způsob, jak maximalizovat potenciál techniky Kanban, je kombinovat ji s jinou strategií produktivity, jako je metoda GTD.