7 tipů pro správu úkolů ke zlepšení vaší produktivity

Vaše každodenní úkoly jsou základem vašeho úspěchu a představují kroky krok za krokem potřebné k dosažení vašich osobních a profesních cílů. Jinými slovy, váš zdánlivě nekonečný seznam úkolů je vaším plánem k vítězství, takže efektivní řízení těchto úkolů je životně důležité.

Ačkoli můžete spěchat s používáním nejlepší aplikace pro produktivitu k organizaci svých každodenních úkolů, což není špatný krok, zdokonalování dovedností správy úkolů je z dlouhodobého hlediska udržitelnější a efektivnější. Tento článek se bude zabývat některými tipy pro správu úloh, které vám pomohou zlepšit vaši produktivitu.

1. Poznejte svůj chronotyp

Jste noční sova nebo ranní ptáče? Je pro vás snazší soustředit se ráno nebo pozdě večer? Všichni máme přirozenou tendenci usínat a být ve střehu během určitých období dne a noci. A přestože populární kultura často oslavuje ranní vstávání jako produktivnější, realita je taková, že jedna velikost nesedí všem.

To je důvod, proč znalost vašeho chronotypu může zvýšit vaši produktivitu, protože vám umožňuje naplánovat si úkoly, když jste nejproduktivnější. Proto, vytvoření osobního pracovního plánu na základě vašeho chronotypu bude snazší zůstat nad svými úkoly a dosáhnout špičkového výkonu.

Například, pokud jste noční sova, měli byste si naplánovat, že budete řešit své nejnáročnější úkoly večer, kdy je vaše energetická hladina nejvyšší, díky čemuž jste v nejlepší pozici pro dokončení svých úkolů čas.

2. Vytvořte si svůj seznam priorit

Nyní, když víte, kdy jste nejproduktivnější, je čas na to upřednostňujte úkoly ve svých seznamech úkolů pomocí Eisenhowerovy matice. Tento systém řízení času vám pomáhá upřednostňovat úkoly tím, že je kategorizuje do čtyř kvadrantů: naléhavé a důležité, nikoli naléhavé, ale důležité, naléhavé, ale nedůležité, a nikoli naléhavé a nedůležité úkoly.

Uspořádání seznamů úkolů na základě těchto kategorií usnadňuje identifikaci úkolů, které by měly mít prioritu a které lze delegovat nebo odložit. Tímto způsobem si můžete naplánovat své nejdůležitější a naléhavé úkoly na dobu, kdy jste nejproduktivnější, což vám dává nejlepší šanci, že je dokončíte včas.

Jako programátor si například můžete naplánovat své kódovací úlohy na dobu, kdy jste nejvíce bdělí, a reagovat na e-maily, když je vaše energetická hladina nízká.

3. "Snězte tu žábu!"

Eating That Frog je další tip pro správu úkolů, který pomůže zvýšit vaši produktivitu! A ne, nemluvíme o doslovných žábách! Brian Tracy popularizoval tuto frázi ve své stejnojmenné knize a tato živá metafora popisuje, jak se hned po ránu vypořádáte se svým nejnáročnějším úkolem.

Toto je jeden z nejlepších způsobů, jak porazit prokrastinaci, protože se často můžete cítit vystresovaní nebo ohromeni, když čelíte svému nejnáročnějšímu úkolu. Tím, že jako první sníte tu největší žábu, se ten pocit hrůzy změní v pocit úspěchu, posílí vaše sebevědomí a dodá vám motivaci a hybnou sílu k moci přes zbytek vašeho života úkoly.

Můžete použít Metoda Eat That Frog pomocí Todoist. I když se však doporučuje řešit nejnáročnější úkoly ráno, váš nejlepší čas se může lišit v závislosti na vašem chronotypu, jak jsme již probrali. To znamená, že tuto metodu můžete stále používat tak, že si své nejnáročnější úkoly naplánujete, když jste nejvíce nabití a produktivní.

4. Využijte Parkinsonův zákon ve svůj prospěch

Prokrastinace je jedním z nejčastějších zabijáků produktivity, se kterým se většina lidí v určité chvíli potýká. Jedním z hlavních důvodů, proč často odkládáte úkoly na poslední chvíli, je, že nemáte pocit naléhavosti nebo termínu. Je to proto, že tyto úkoly se mohou rozšířit tak, aby zaplnily čas, který pro ně máte k dispozici – Parkinsonův zákon.

Dobrá zpráva je, že můžete zvýšit produktivitu pomocí Parkinsonova zákona ve svůj prospěch. Jak? Za prvé, vždy rozdělte velké nebo složité projekty na menší úkoly, aby se zdály méně náročné a snadněji řešitelné.

Dále stanovte pro každý úkol přísný termín. To vytváří pocit naléhavosti, motivuje vás k dokončení úkolu před termínem a snižuje prokrastinaci. Tento hack vám pomůže spravovat vaše úkoly efektivněji a zajistí, že nebudete pozadu ve svých seznamech úkolů.

5. Procvičte si jednoduchý úkol

Multitasking, nebo přesněji přepínání kontextu, je jedním z těch návyků, které se zdají být efektivní, ale ve skutečnosti jsou velmi vyčerpávající a neproduktivní. Zatímco ohromující počet úkolů na vašem seznamu úkolů může svádět k tomu, abyste zkoušeli a dělali více úkolů současně, máte jen tolik soustředění a energie, které lze na daný úkol použít.

To zvyšuje pravděpodobnost, že uděláte chyby, což vede ke ztrátě času a úsilí. Na druhou stranu, Zvládnutí jednoduchých úloh zlepší vaši produktivitu, což vám umožní věnovat plnou pozornost úkolu až do dokončení. To minimalizuje rušivé vlivy, pomáhá vám zůstat soustředěný a umožňuje vám dělat co nejlepší práci.

Jedním z nejlepších způsobů, jak si procvičit jeden úkol, je stanovit si pevný časový limit, kdy se budete soustředit na úkol, a poté si dát pauzu. Tato technika řízení času se nazývá metoda Pomodoro a je to efektivní způsob, jak co nejlépe využít svůj čas.

6. Automatizujte všední úkoly

Co se tedy stane s těmi úkoly s nízkou hodnotou, které se nedostaly na vrchol vašeho seznamu priorit? Myslete na úkoly, jako je plánování schůzek nebo pořizování minut během konferenčních hovorů – vsadíme se, že je ještě musíte udělat, že?

Nejlepší způsob, jak tyto úkoly řídit, je automatizovat je. Naštěstí jich je několik aplikace, které můžete použít k automatizaci všedních úkolů, jako je IFTTT nebo Zapier. Uvolníte tak čas a energii pro hodnotnější a časově citlivější úkoly a pomůže vám to stát se produktivnější.

7. Používejte správný software pro správu úloh

Využít všechny výše uvedené tipy pro správu úloh je v pořádku a dobré, ale i tak můžete mít potíže s udržením produktivity bez správného softwaru, který vám pomůže spravovat vaše úkoly. Vezmeme-li v úvahu množství nástrojů pro správu úloh, které slibují, že z vás přes noc udělá velmoc produktivity, může být výběr správné možnosti skličující.

Tak jak můžeš vybrat správný online nástroj pro správu úloh? První věc, kterou musíte udělat, je posoudit vaše potřeby. To závisí na vaší profesi, pracovním stylu a preferencích, velikosti týmu a dalších. Posouzení vašich potřeb výrazně usnadňuje porovnávání různých nástrojů pro správu úloh, abyste našli tu nejlepší možnost pro vás.

S těmito tipy zvládnete více za méně času

Zlepšení dovedností v oblasti správy úkolů je klíčem k tomu, abyste svou produktivitu posunuli na další úroveň. Ať už jste projektový manažer nebo student, používání správných technik řízení úkolů vám pomůže dosáhnout více za kratší dobu. Začleněním těchto tipů pro správu úkolů do vaší každodenní rutiny můžete zajistit, že si odškrtnete všechny položky na vašem seznamu úkolů.