Při správě projektu je důležité zajistit, aby byl váš tým na stejné vlně a pracoval efektivně. To se však snadněji řekne, než udělá. Povzbuzování produktivity v týmu může být trochu skličující. Naštěstí aplikace jako Microsoft Lists mohou tento úkol usnadnit.
Microsoft Lists je součástí ekosystému Microsoft 365. Na první pohled to zní jako jednoduchá aplikace se seznamem úkolů, ale díky flexibilním šablonám vám umožňuje dělat mnohem víc. Podíváme se na to, co je s touto aplikací možné a jak ji můžete využít ke zvýšení produktivity.
1. Plánování obsahu
Microsoft Lists umožňuje rychle a snadno spravovat publikování obsahu na více platformách. Plánovač obsahu je jednou z mnoha šablon dostupných v aplikaci. Můžete naplánovat příspěvky pro sociální média, blogy nebo webové stránky a dokonce sledovat výkon těchto příspěvků.
Je to podobné jako
vytvoření plánovače obsahu v Kalendáři Google, ale získáte zde hotovou šablonu, kterou lze snadno vyladit. Tato šablona vám umožní zaměřit se na vytváření vysoce kvalitního obsahu a zefektivnit proces vytváření/distribuce sdílením kalendáře se svým týmem. Seznam také umožňuje přidělovat projekty různým členům týmu a umožňuje vám snadno sledovat termíny.2. Sledování postupu práce
The Sledování pracovního postupu šablona vám pomůže s organizací a správou vaší práce a projektů. Umožňuje vám vidět všechny své úkoly a projekty na jednom místě, což vám umožňuje stanovit priority a mít přehled o tom, co je třeba udělat.
Členům týmu můžete přidělovat úkoly a sledovat jejich pokrok v reálném čase. To se také hodí k posouzení, jak dlouho určitý úkol obvykle trvá, takže to můžete vzít v úvahu při budoucím plánování. Aplikace také usnadňuje kategorizaci úkolů, nastavení priority a nastavení data zahájení/splnění.
Některé z těchto funkcí jsou podobné jako nejlepší aplikace pro správu úkolů, a to je velká chvála za to, co je na povrchu v podstatě jednoduchá tabulková aplikace.
3. Problémy se sledováním
Ať už pracujete sami nebo s týmem, na projektech se objeví problémy a problémy. To může zahrnovat softwarové chyby, technické problémy, revize designu atd. Naštěstí můžete použít Sledování problémů šablony v rámci seznamů Microsoft pro správu jakýchkoli problémů, které nastanou během projektu.
Šablona obsahuje podrobnosti o každém problému, jako je jeho priorita, stav a kdo je odpovědný za jeho řešení. Tyto informace můžete použít k zajištění rychlého řešení důležitých problémů, čímž týmům pomůžete zůstat organizovaní a mít vrchol své práce. Dokonce vám řekne, kdy byl problém nahlášen, takže se k němu můžete vrátit pro budoucí použití.
4. Sledování nových rekrutů
Pokud vaše část práce zahrnuje najímání, pohovory a přijímání nových rekrutů, dobře víte, jak vyčerpávající může být celé toto utrpení. The Sledování náboru šablona v rámci seznamů Microsoft usnadňuje správu procesu najímání nových rekrutů.
Můžete sledovat specifika každého kandidáta, jako je název pracovní pozice, doba pohovoru, náborář a další. Tato šablona vám dokonce umožňuje zobrazit profil každého kandidáta na LinkedIn a pokračovat přímo z aplikace. Usnadňuje také sledování pokroku každého uchazeče v průběhu celého náborového procesu
5. Zlepšení pracovních procesů
Microsoft Lists také pomáhá při vytváření efektivního pracovního procesu pro produktivní pracovní postupy. Díky tomu je řízení vaší práce jednodušší. Tento nástroj vám pomůže identifikovat úzká místa a neefektivity ve vašem aktuálním procesu a najít způsoby, jak je opravit.
I když pro to neexistuje žádná šablona, hodí se kombinace šablon postupu práce, plánovače obsahu a itineráře události. Můžete snadno zjistit, které úkoly trvají déle, takže můžete zjistit způsoby, jak zefektivnit proces během fáze plánování.
Každý seznam také umožňuje zjistit, kterým členům týmu trvá dokončení určitého úkolu více času, což vám umožní rychle řešit problémy s produktivitou/efektivitou v týmu.
6. Sledování výdajů
Řízení cash flow je zásadní pro finanční úspěch a sledování vašich výdajů je důležité pro každé podnikání. Naštěstí pro to existuje šablona s názvem Sledování výdajů v seznamech Microsoft. Umožňuje vám sledovat a kontrolovat všechny výdaje, které vaše firma vynaloží.
Jednotlivé výdaje můžete zadat zadáním částky, data a kategorie nákupu nebo výdaje. Kategorizace tuto šablonu docela zjednodušuje a umožňuje vám rychle třídit a spravovat různé kategorie.
Umožňuje dokonce přidávat účtenky pro výpočet cash flow měsíčně nebo ročně. Toto funguje podobně jako Nástroj pro sledování rozpočtu společnosti Notion a pomáhá při správě projektových rozpočtů.
7. Správa majetku
The Investiční manažer šablona v aplikaci vám umožňuje sledovat všechna zařízení ve vaší organizaci. Pomocí této šablony můžete snadno zjistit, kdy jsou zařízení přihlášena a vrácena. Každému produktu můžete přiřadit značku majetku a snadno zobrazit stav, model, sériové číslo a aktuálního vlastníka každého zařízení.
Kromě toho můžete rychle přidat fotografii, datum nákupu, nákupní cenu a číslo objednávky pro každé zařízení, které je buď odhlášené nebo zapsané do systému. Ke každému aktivu můžete dokonce přidat poznámky, které vám řeknou o stavu zařízení.
Seznamy společnosti Microsoft: Vysoce podceňovaný software pro správu vaší práce
Možná vás překvapí, co nabízí seznamy Microsoft. Pokud už jste předplatiteli Microsoft 365, pak by pro vás mělo být používání seznamů samozřejmostí. Je také dobře srovnatelný s jinými aplikacemi pro produktivitu, protože šablony jsou na stejné úrovni jako některé z nejlepších šablon Notion.
Jediné, co u seznamů Microsoft chybí, je psaní poznámek. I když v aplikaci můžete vytvářet poznámky, správná šablona pro to udělá jednu z nejlepších aplikací pro produktivitu. I tak je množství věcí, které můžete s touto aplikací dělat, neuvěřitelné.
