Možná jste v pozici, kdy potřebujete požádat své spolupracovníky o pomoc nebo jim poslat úkoly, ale Cítíte se z toho trochu trapně – nebo vás prostě nezajímají všechny hovory a e-maily zpět a dále. Proč nevytvořit nástěnku žádostí o projekt?
I když se můžete zaregistrovat do nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp nebo Asana, a přimět své spolupracovníky, aby se k vám připojili, možná už máte přístup k jednoduchému a bezplatnému řešení – Tabulkám Google. Postupujte podle tohoto článku a zjistěte, jak můžete vytvořit desku projektových žádostí pomocí tohoto běžného tabulkového procesoru.
Vytvoření rozvržení tabule s žádostmi o projekt v Tabulkách Google
Cíl vytvoření desky projektových požadavků je dvojí. Slouží jako způsob, jak překonat tření způsobené delegováním úkolů. Navíc omezuje komunikaci tam a zpět a šetří vám čas.
V podstatě s každým úkolem, který přidáte na nástěnku, zmapujete vše, co váš spolupracovník potřebuje vědět, aby jej dokončil. Budete tedy chtít být konzistentní a vytvořit rozvržení, které vás pokaždé vyzve k přidání důležitých detailů. Podrobnosti jako:
- Termíny splatnosti.
- Přednost.
- Popisy.
- kdo je zodpovědný.
- kdo to přiděluje.
Vzhledem k tomu, že každé pracoviště je jiné, mohou zde být některé další podrobnosti, které můžete zahrnout a přizpůsobit je potřebám svého týmu. Než se do toho pustíte, věnujte chvíli tomu, abyste o tom přemýšleli. Pokud vás teď žádné nenapadají, můžete je přidat později, ale pamatujte, že méně je více. Nechtěli byste přidávat žádné zbytečné kroky.
Chcete-li začít s panelem žádostí o projekt, otevřete prázdný dokument v Tabulkách Google. Do horní části tabulky napište následující názvy a jakékoli doplňky, které vás napadnou:
- Úkol– zde úkolu dáte jedinečný název.
- Popis– pod tímto názvem napíšete stručné shrnutí toho, co musíte udělat. Aby bylo ve věcech pořádek, použijte Klip ve vašem Obtékání textu nastavení pro zasunutí textu pod další buňku.
- Zmocněnec– zde označíte spolupracovníka, kterému úkol předáváte.
- Přednost– zde můžete zobrazit naléhavost.
- Z důvodu– to bude sdělovat termín úkolu.
- Postavení—váš tým používá tento sloupec ke sdílení pokroku.
- Vytvořil– delegát zde uvede své jméno, aby pověření věděli, od koho úkol a informace pocházejí.
Pomozte svým nadpisům vyniknout jejich tučným písmem a přidáním barvy pozadí do řádku. Můžete také zmrazit horní řádek tabulky Google zvýrazněním a přechodem na Pohled v horním menu, Zmrazit, a pak 1 řádek.
Přidání stavových tlačítek do Tabulek Google
Přidání stavového tlačítka na nástěnku žádostí o projekt vám a vašim spolupracovníkům umožní rychlý způsob sdílení pokroku. Je to také skvělý způsob, jak získat rychlý přehled o pracovní zátěži každého a zjistit, zda by někdo nemohl použít další ruku. Některé příklady stavu, které můžete použít, jsou:
- Dělat.
- Dělám.
- Hotovo.
- Zaseknutý.
- Pozastaveno.
- Pro shrnutí.
Můžete vytvořit funkční tlačítko stavu, podobné těm, které najdete v softwaru pro správu projektů, jako je ClickUp a Asana, přidáním rozbalovací nabídky na váš list. Udělat toto:
- Zvýrazněte sloupec stavu. Držet CTRL nebo CMD a klepnutím na buňku s názvem zrušte její výběr.
- Jít do Data v horním menu.
- Klikněte Ověření data otevře se postranní panel.
- Pod Kritéria, ujistěte se, že máte Rozbalovací nabídka vybraný.
- Vyplňte své možnosti do textových polí níže pomocí Přidejte další položku tlačítko pro vytvoření dalších míst.
- Každému přiřaďte barvu dle vlastního výběru.
- Udeřil Hotovo.
Nyní budete mít nabídku, kterou může váš tým použít k zobrazení stavu úkolu. V dolní části seznamu je tlačítko pro úpravy, které však funguje pouze pro vybranou buňku. Chcete-li změnit všechna svá stavová tlačítka, vraťte se do nabídky ověření dat a z postranního panelu vyberte pravidlo, které chcete upravit.
Opakováním těchto kroků přidáte rychlé možnosti Přednost, Zmocněnec, a Vytvořil sloupce, pokud chcete.
Pokud někoho v listu jednoduše označíte nebo zmíníte, Google oznámení nepošle. Když někoho přiřazujete k projektu, můžete mu dát upozornění podle následujících kroků:
- Vyberte název úkolu, který jim chcete předat.
- Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Komentář nebo přejděte na ikonu bubliny na panelu nástrojů.
- Napište @ a poté jejich jméno nebo e-mailovou adresu – pokud chcete, můžete sem také vložit zprávu.
- Klikněte na Přiřadit.
Nyní, pokud má váš spolupracovník dotazy, může je přidat jako komentář do stejného vlákna. Když budete veškerou komunikaci o úkolu uchovávat na stejném místě, na kterém jste jej zadali, budete oba přesně vědět, kde konverzaci později znovu najít, pokud si někdo bude potřebovat zopakovat.
Používání Historie verzí v Tabulkách Google
Vzhledem k tomu, že list bude používat více osob, je dobré, že máte zálohu, pro případ, že by někdo omylem smazal nebo přepsal důležité informace. V horní části listu si všimnete hypertextového odkazu, který uvádí, že došlo k poslední úpravě. Klikněte na toto a uvidíte zálohy z předchozích pracovních relací a provedené změny.
Používání historie verzí v Tabulkách Google je užitečné, protože můžete vidět své předchozí projekty a poznámky, pokud potřebujete jejich záznam. Ale můžete se také vrátit k předchozí verzi, pokud se váš list nějak pokazí – stává se to.
Poznámka: Pokud chcete přímější záznam dokončených úkolů, přidejte do dokumentu další list pomocí symbol plus v levém dolním rohu obrazovky a vyjměte a vložte své řádky, jakmile se stav změní na Hotovo.
Začněte spolupracovat s Tabulkami Google
Vytvoření nástěnky projektových žádostí v Tabulkách Google je skvělý způsob, jak ušetřit čas při delegování úkolů a spolupráci na nich. Nejen, že bude méně tam a zpět, ale každý bude vědět, kde najít informace k úkolům, a to vše na jednom místě.
Také vám to pomůže vyhnout se některým trapnostem, které byste mohli cítit při žádosti o pomoc nebo při rozdávání úkolů. Postupem času se s tím budete cítit pohodlněji.
