Pravděpodobně otevřete Outlook a používáte některé z jeho šikovných funkcí, jako jsou příznaky, kategorizace a archivace na denní bázi. I když tyto funkce již usnadňují správu e-mailů, jsou k dispozici další nástroje Outlooku, které mohou vaši organizaci e-mailů posunout na další úroveň.
V tomto příspěvku vám prozradíme sedm pokročilých tipů a triků pro Outlook, které možná budete chtít vyzkoušet, až příště otevřete doručenou poštu.
1. Odpovídejte na opakující se e-maily pomocí rychlých částí
Stává se vám, že znovu a znovu píšete stejný obsah e-mailu? Pravděpodobně se vaši kolegové často ptají na stejnou otázku, nebo každý měsíc děláte stejné oznámení. V tom případě bude Quick Parts vaším nejlepším přítelem.
Sbírka opakovaně použitelných částí obsahu, Quick Parts, je jednou z nejlepších způsoby, jak zlepšit pracovní postup v aplikaci Outlook. K této funkci můžete přistupovat z Vložit pokaždé, když odpovíte na (nebo vytvoříte nový) e-mail.
Chcete-li do Quick Parts přidat nový úryvek, jednoduše otevřete nový e-mail, napište zprávu nebo frázi a zvýrazněte text. Pak přejděte na
Vložit > Rychlé díly > Uložit výběr do Galerie rychlých dílů. Tento úryvek můžete začít používat, kdykoli budete chtít.2. Opakované použití častých zpráv s e-mailovou šablonou
Podobně jako u Quick Parts vám e-mailové šablony v Outlooku pomáhají ušetřit čas opakovaným používáním dříve vytvořených zpráv. Už nemusíte znovu zadávat stejný e-mail, stačí si vytáhnout předpřipravenou e-mailovou šablonu. Jeho výhodou oproti Quick Parts je, že můžete vyplnit i předmět a příjemce, nejen tělo.
Chcete-li vytvořit šablonu e-mailu, jednoduše vytvořte nový e-mail a napište zprávu. Můžete se rozhodnout nechat příjemce a řádky předmětu prázdné. Pak přejděte na Soubor > Uložit jako. Uložte e-mail jako Šablona aplikace Outlook ve výchozí složce.
Chcete-li šablonu použít, klikněte na Nové předměty z vašeho Domov tab. Vybrat Další položky > Zvolte formulářa změnit Koukni do pole do User šablony v systému souborů. Zde si můžete vybrat šablonu e-mailu, kterou jste dříve vytvořili.
3. Zjednodušte časté akce pomocí rychlých kroků
Rychlé kroky jsou volající do nebe pro lidi, kteří neustále provádějí stejné série akcí na e-maily, které dostávají. Když například po pracovní době dostanete od kolegy naléhavý e-mail, označíte ho, změníte stav na vysokou důležitost a poté odešlete odpověď se slovy: „Zítra se vám ozvu.“
To může být příliš únavné, pokud neradi trávíte více než 30 sekund vyřizováním e-mailů, jako jsou tyto. Takže namísto ručního provádění výše uvedených kroků můžete svou akci pouze automatizovat pomocí Rychlých kroků.
Tuto funkci můžete snadno najít na Domov kartě aplikace Outlook. Zde jsou již k dispozici výchozí rychlé kroky, jako např.Hotovo“, který označí e-mail jako dokončený, přesune jej do složky a označí jej jako přečtený. "Manažerovi“, který přepošle e-mail vašemu manažerovi; a "Odpovědět a smazat“, která odešle odpověď a smaže původní zprávu. Můžete si však také přizpůsobit vlastní sérii akcí.
4. Vytvořte pravidla pro lepší správu e-mailů
Pravidla jsou trochu podobná Rychlým krokům, protože vám také umožňují zpracovávat příchozí (a odchozí) e-maily specifickým způsobem. Pravidla mohou například přesunout e-maily od Jana Nováka do složky Archiv a označit je jako přečtené. Můžete také použít Pravidla automaticky CC nebo BCC sami v aplikaci Outlook.
Na rozdíl od Rychlých kroků, kde je třeba vybrat určitý Rychlý krok, než jej lze použít na zprávu, jsou Pravidla automatická. Jakmile obdržíte e-mail, který vyhovuje podmínkám, které jste nastavili v pravidle, akce, které jste vybrali, se automaticky použijí. Díky tomu je organizování doručené pošty mnohem méně stresující. Přechodem na můžete vytvořit vlastní pravidlo Domů > Pravidlo > Vytvořit pravidlo.
5. Odesílejte automatické odpovědi v nepřítomnosti, když jste pryč
Pokud nejste super workoholik a nemáte strach, že něco promeškáte, pravděpodobně neradi kontrolujete své e-maily, když jste na dovolené. Vy však také neradi necháváte na holičkách své spolupracovníky a klienty. Proto je důležité nastavit Automatické odpovědi, dokud se nevrátíte do pracovního režimu.
Automatické odpovědi jsou přesně to, co název napovídá. Když je tato funkce zapnutá na určitou dobu, lidé, kteří vám v tomto časovém období odesílají e-mail, automaticky obdrží odpověď se zprávou, kterou jste napsali v nastavení Automatické odpovědi. Chcete-li jej vytvořit, přejděte na Soubor > Informace > Automatické odpovědi.
6. S úklidem můžete snadno třídit v doručené poště
Poslední věc, kterou chcete po návratu z dovolené vidět, je schránka plná stovek přebytečných e-mailů. I když tomu nemůžete zabránit, existuje jeden způsob, jak můžete aby Outlook méně rušil: funkce Clean Up.
Tím se odstraní nadbytečné zprávy z e-mailových vláken, takže si můžete přečíst méně zpráv, ale přesto porozumíte celé konverzaci. Například jste vy a Claire obdrželi e-mail od Louieho. Claire odpověděla a do odpovědi zahrnula Louieho původní zprávu. Clean Up poté smaže Louieho e-mail, protože jeho obsah již lze nalézt v Claireině odpovědi.
Pokud se obáváte, že by tato funkce mohla smazat důležité e-maily, můžete vždy zamířit do složky Odstraněná pošta, kam se duplicitní zprávy přesunou. Chcete-li použít Clean Up, přejděte na Domov tab a klikněte Uklidit v Vymazat sekce.
7. Ke zvýraznění důležitých zpráv použijte podmíněné formátování
Pokud jste někdo, kdo dostává stovky e-mailů za den, je snadné ztratit přehled o těch nejdůležitějších, jako jsou ty od vašeho šéfa nebo vašeho klienta. Zde vstupuje do hry podmíněné formátování.
Tato funkce Outlooku vám umožňuje přizpůsobit určité e-maily tak, aby vyskakovaly z vaší doručené pošty. Můžete například vytvořit podmíněný formát pro změnu písma e-mailů vašeho šéfa na Comic Sans. Můžete to také nastavit tak, aby všechny zprávy s textem „Schůzka“ v předmětu získaly zářivý odstín růžové. Nastavení podmíněného formátování najdete v Zobrazit > Nastavení zobrazení.
Staňte se profesionálem aplikace Microsoft Outlook s těmito tipy a triky
Těchto sedm pokročilých tipů a triků sotva poškrábe povrch funkcí aplikace Outlook. Čím více budete aplikaci používat, tím více jistě objevíte nové a užitečné funkce, které vám pomohou obohatit vaši správu e-mailů.
