Microsoft Outlook je oblíbeným e-mailovým klientem všech. Snadno se používá, se spoustou funkcí zvyšujících produktivitu pravidelně používaných v podnikovém prostředí. V aplikaci Outlook často provádíte akce opakovaně po celý den.
Naštěstí společnost Microsoft zahrnula šikovnou funkci pro zvýšení produktivity s názvem Quick Steps, která pomáhá automatizovat řadu kroků. Čtěte dále, když vám řekneme, co jsou Rychlé kroky a jak je můžete co nejlépe využít, abyste byli v Outlooku produktivnější.
Co jsou rychlé kroky v aplikaci Microsoft Outlook?
Quick Steps je snadno použitelná funkce produktivity dostupná v Outlooku 2013 a novějších. Umožňuje rychle automatizovat řadu vícenásobných opakujících se akcí. Automatizace těchto úloh má další výhodu v tom, že usnadňuje správu mnoha poštovních schránek najednou a zároveň vám ušetří drahocenné množství času denně.
Rychlé kroky můžete použít pro různé scénáře. Každodenním případem použití může být automatické přesunutí e-mailu do konkrétní složky a současně přeposlání emailu kolegovi a jediným kliknutím jej označíte jako zásadní.
Ve výchozím nastavení vám Microsoft Outlook poskytuje některé běžně používané rychlé akce. Můžete je použít tak, jak jsou, nebo upravit výchozí Rychlé kroky podle svých potřeb. Pokud to nestačí, můžete si vytvořit vlastní rychlý krok, který vylepší váš rutinní pracovní postup.
Použití výchozích rychlých kroků v aplikaci Microsoft Outlook
V aplikaci Microsoft Outlook můžete výchozí Rychlé kroky snadno používat za chodu. V Outlooku (jako součást Office 365) jsou čtyři předdefinované Rychlé kroky: Přesunout do, Manažerovi, Týmový e-mail, a Odpovědět a smazat.
Než je budete moci poprvé použít, budete je muset nakonfigurovat se správnými e-mailovými adresami příjemců a preferovanými složkami. Chcete-li použít Přesunout do Rychlý krok, postupujte podle následujících kroků:
- z Domov klepněte na Přesunout do z Rychlé kroky sekce.
- V První nastavení dialogovém okně vyberte složku, do které chcete přesunout e-maily, a v případě potřeby přejmenujte Rychlý krok.
- Klikněte na Uložita jste připraveni rychle přesouvat e-maily.
- Vyberte e-mail, který chcete přesunout do jiné složky, a klikněte na uložený Rychlý krok ze složky Domov tab. Outlook přímo přesune e-mail do nakonfigurované složky.
Ostatní výchozí Rychlé kroky můžete nakonfigurovat podobným způsobem. Také by vás mohlo zajímat učení jak archivovat e-maily v aplikaci Microsoft Outlook na vašem počítači.
Jak vytvořit vlastní rychlý krok v aplikaci Microsoft Outlook
Pokud zjistíte, že výchozí Rychlé kroky nevyhovují vašemu pracovnímu postupu, můžete snadno vytvořit vlastní Rychlý krok. Může to být jen jednoduchá akce, jako je smazání nebo přeposlání e-mailu, nebo řada akcí, jako je přeposlání e-mailu spolupracovníkovi a jeho přesunutí do vyhrazené složky.
Po nastavení můžete tyto přísné úkoly automatizovat jediným kliknutím. V tomto příkladu vytvoříme vlastní rychlý krok v aplikaci Microsoft Outlook, který:
- Přesune e-mail do jiné složky
- Označí e-mail jako nepřečtený
- Přepošle e-mail kolegovi
- Označí e-mail jako důležitý
Takto to nastavíme:
- Vybrat Vytvořit nový možnost z Rychlé kroky skupina karet pod Domov.
- Pojmenujte svůj Quick Step pod název pole (pojmenujeme to Demo).
- Z rozbalovací nabídky pod Akce sekce, nejprve vyberte Přesunout do složky a vybere cílovou složku.
- Klikněte na Přidat akci tlačítko a vyberte Označit jako nepřečtené.
- Ještě jednou klikněte Přidat akci nastavit přesměrování e-mailů a vybrat Vpřed.
- V Na… zadejte e-mailovou adresu, na kterou chcete e-mail přeposlat, nebo ji vyberte z adresáře.
- Nakonec klikneme Přidat akci zahrnout stav vlajky.
- Volitelně můžete také nastavit a Klávesová zkratka z rozbalovací nabídky.
- Až budete připraveni, klikněte na Dokončit.
- Můžete použít svůj vlastní Quick Step z Rychlé kroky nebo nakonfigurovanou klávesovou zkratku.
Microsoft Outlook je stejně produktivní jako nikdy předtím
Rychlé kroky v aplikaci Microsoft Outlook jsou důkazem pověsti aplikace Outlook jako profesionálního e-mailového klienta, který usnadňuje rutinní práci. Pokud někdy přemýšlíte o přechodu z Microsoft Outlooku, možná budete příjemně překvapeni funkcemi jiných e-mailových klientů.