Jak vytvořit seznam úkolů se sledováním nevyřízených položek v Tabulkách Google

Existují dva způsoby, jak zapomenout na úkol. První způsob, nezapíšete si to, ale nakonec si vzpomenete v přesně špatnou chvíli. Za druhé, úkol vás zcela ponechává, dokud vás někdo nepožene k odpovědnosti. Ani jedna situace není zábavná.

To je důvod, proč je ideální spárovat váš seznam úkolů s nevyřízeným. Je také užitečné, pokud jej máte někde přístupný, jako jsou Tabulky Google. Jak tedy vytvoříte nevyřízené položky a použijete je spolu se seznamem úkolů v Tabulkách Google? Čtěte dál a dozvíte se to.

Co je to backlog a proč byste ho použili?

Pokud budete mít vše, co potřebujete udělat, na jednom průběžném seznamu, nikdy nebudete mít pocit, že něco děláte. Pomocí backlogu můžete zaparkovat všechny své úkoly, které nejsou aktuální prioritou, jinde a plně se soustředit na svůj denní seznam. I když jsou nevyřízené úkoly stále důležité, jsou prozatím pozastaveny, dokud nebudete připraveni je řešit.

Například již máte seznam věcí, kterými se zabýváte, a kolega vás požádá, abyste zkorigovali jeho prezentaci. Dali byste si to do svého nevyřízeného seznamu, abyste nezapomněli na požadavek svého spolupracovníka, a je tam, aby vám to připomnělo při psaní dalšího seznamu.

Udržování nevyřízených záležitostí je ideální, protože zabraňuje tomu, aby úkoly padaly mezi trhliny. Pomáhá vám také soustředit se na svůj aktuální seznam, spíše než se ponořit do nových projektů nebo požadavků, když přijdou. Když si to zapisujete, berete na vědomí, že se k tomu vrátíte později, takže teď už si s tím nemusíte dělat starosti.

Vytvoření seznamu úkolů se sledováním nevyřízených položek v Tabulkách Google

Můžeš vytvořit jednoduchý seznam úkolů v Tabulkách Google podle těchto kroků:

1. Přidejte název do buňky B: 1 vašeho listu a dejte hornímu řádku nějakou barvu.
2. Zvýrazněte 1–10 buněk v prvním sloupci listu kliknutím na jeho záhlaví – bez ohledu na to, na mnoha úkolech obvykle denně pracujete.
3. Jít do Vložit v horním menu.
4. Vybrat Zaškrtávací políčko.

Nyní budete mít jednoduchý kontrolní seznam.

Dále klikněte na znaménko plus (+) v levém dolním rohu vytvořte novou kartu a pojmenujte ji Nevyřízené věci—a ten s vaším aktuálním seznamem Dělat pokud ještě nemáte. Na kartě Nevyřízené položky přidejte do horního řádku název a nějakou barvu.

Pokud nejste příznivcem uchovávání všech úkolů na jednom obecném místě, můžete ponechat položky specifické pro projekt nebo dokonce oddělené přidáním názvů do více sloupců. Některé příklady mohou být domácí nevyřízené položky, pracovní nevyřízené položky, nevyřízené položky renovace, kreativní nevyřízené položky atd.

Další možností je uchovávat samostatné karty nebo dokumenty pro práci, školu nebo domov. Ve skutečnosti je to cokoliv, co vám nejlépe vyhovuje, ale chcete zajistit, aby vaše seznamy byly přístupné a abyste je používali denně. Pro některé by mohlo být ideální ponechat si jeden.

Jakmile nastavíte svůj horní řádek, je čas udělat inventuru všeho, co musíte udělat. Vyhněte se tomu přílišnému přemýšlení. Přidejte to do seznamu, pokud je to smysluplné a není to něco, co přichází přirozeně, jako je každodenní zvyk. Poté si udělejte chvilku na kontrolu položek na vašem seznamu.

Zkontrolujte všechny úkoly, které byste mohli nechat být. Chcete se například naučit malovat, ale tento proces vám nyní připadá jako fuška. Odstraňte tuto lekci ze svého backlogu, nebo pokud to opravdu chcete někdy udělat, vytvořte třetí Znovu navštívit kartu a prozatím je tam přesuňte. Tam vás nemůže otravovat, když pracujete na jiných věcech.

Jak přesunout úkoly z vašich nevyřízených položek v Tabulkách Google

Když si píšete svůj denní seznam úkolů, začněte tím, že přenesete všechny nedokončené úkoly. Poté zkontrolujte svůj nevyřízený stav a vyhledejte položky, které chcete daný den upřednostnit.

Chcete-li je přesunout z jednoho listu na druhý, vyjměte buňku a vložte ji do svého denního seznamu. Pokud jej místo zkopírování vystřihnete, smaže se z vašeho nevyřízeného záznamu. Uvidíte, že buňka je nyní prázdná, takže ji můžete buď smazat pravým tlačítkem myši, nebo ji vyplnit něčím novým.

Abyste pomohli upřednostnit položky ve vašem nevyřízeném záznamu, můžete vytvořit systém hodnocení, který bude hodnotit obtížnost, délku nebo důležitost vašeho úkolu. Můžete například použít čísla 1-3 v jiném sloupci vedle úkolu, abyste si udělali odhad, jak je položka ve vašem nevyřízeném stavu zdaněna. Tímto způsobem se vyhnete tomu, abyste si zadali příliš mnoho náročných úkolů najednou.

Chcete-li do systému hodnocení přidat nějaké barevné kódování, můžete použití Podmíněné formátování, nalezený pod Formát Jídelní lístek. S vybraným sloupcem hodnocení vyberte Text obsahuje pod Formátovat buňky, pokud..., přidejte číslo do pole a vyberte odpovídající barvu pozadí.

Tipy pro udržení nevyřízených položek v Tabulkách Google

• Vyhněte se přidávání každodenních návyků do seznamu úkolů a nevyřízených věcí. Jen je to zaneřádí a přidá do procesu další kroky.
• Přidejte úkoly, jakmile vás napadnou nebo se o nich dozvíte.
• Rozdělte větší úkoly nebo projekty na menší akce, aby byly méně ohromující.
• Často kontrolujte irelevantní nebo zastaralé položky, abyste zabránili zahlcení vašeho nevyřízeného zboží.
• Při přesouvání položek se ujistěte, že máte vyváženou pracovní zátěž. Vyhněte se vyplnění dne náročnými a zdlouhavými úkoly. Jděte také na nějaké rychlé, abyste si udrželi tempo.
• Pokud potřebujete změnit prioritu svého denního seznamu, vraťte nedokončené úkoly do svého nevyřízeného seznamu.
• Pokud položka zůstává nebo se neustále vrací do vašeho nevyřízeného seznamu, může to být známkou toho, že není prioritou, nebo ji musíte umístit na začátek seznamu a jednoduše ji odstranit z cesty.
• Chcete-li archivovat úkoly, které jste dokončili, vytvořte nový Archiv kartu, přidejte časové období týdne na začátek sloupce a před vytvořením nového seznamu zde vyjměte a vložte své zaškrtnuté úkoly. V opačném případě je smažte.
• Sdílejte pracovní vytížení s někým jiným vytvořením týmového backlogu. Tímto způsobem můžete úkoly řešit společně a přitom se vyhnout překrývání. Také jim nebudete muset říkat, co mají dělat a naopak.

Zabraňte tomu, aby se úkoly dostaly mezi trhliny s nedodělkem v Tabulkách Google

Pokud často potřebujete připomenutí úkolů nebo na ně úplně zapomínáte, nevyřízený stav vám pomůže zůstat nad nimi. Pomůže vám také upřednostnit váš denní seznam úkolů a rozhodnout se, kdy odložit méně smysluplné úkoly. Díky Tabulkám Google je začátek hračkou a můžete k nim přistupovat na více zařízeních.