Není žádným tajemstvím, že uchazeči o zaměstnání potřebují komunikační dovednosti. Ve skutečnosti jsou komunikační dovednosti trvale jednou z nejžádanějších vlastností, které náboroví manažeři hledají u uchazečů o zaměstnání. Celý proces zaměstnávání vyžaduje komunikační dovednosti: sestavit svůj životopis, abyste zvládli pracovní pohovor, skutečně pracovali na práci a nakonec rezignovali (nebo dostali výpověď).
Nyní je práce na dálku na vzestupu; komunikační dovednosti se staly ještě důležitějšími pro kariérní úspěch. Pokud může dojít k nedorozumění při osobních setkáních, co víc, když většina interakce probíhá online? Zde jsou nejlepší komunikační dovednosti, které potřebujete, abyste uspěli ve své práci na dálku.
1. Psaní poznámek
Psaní poznámek je důležitou dovedností v digitálním světě, kde jsme zahlceni informacemi. Článek Pew Research Center o negativních účincích digitálního života cituje jednoho respondenta:
"Jedním z hlavních dopadů (digitálního života) je celkový pokles krátkodobé paměti a … jaká byla otázka?" - anonymní respondent, Pew Research Center
Hyper-propojení znesnadnilo setrvání na úkolu, což představuje problém pro zaměstnavatele a vzdálené pracovníky. Tak jako Vskutku říká, že zaměstnavatelé chtějí členy týmu, kteří dokážou interpretovat pokyny a efektivně je předávat ostatním. To se vám rozhodně nepodaří, pokud jste jako ten anonymní respondent.
Pokud neustále zapomínáte na své úkoly, použijte aplikace na psaní poznámek. Existuje mnoho online nástrojů, které můžete použít, od velmi jednoduchých aplikací jako Microsoft Sticky Notes ke složitějším Obsidián (pro sofistikované poznámky na steroidech) k oblíbeným Todoista, která zaujímá sladké místo mezi prvními dvěma.
2. Schopnost reagovat
Na fyzickém pracovišti je pro lidi snadné si s vámi popovídat ve vaší kabině nebo během oběda a získat okamžitou odpověď. Na virtuálním pracovišti můžete snadno ignorovat nebo zapomenout odpovídat na e-maily, hovory nebo rychlé zprávy.
Pokud nechcete, aby si lidé mysleli, že v práci flákáte, snažte se reagovat (pokud nejste v nouzi nebo na dovolené). Pokud neodpovíte na nejdůležitější zprávy, můžete snadno ztratit důvěru svého týmu nebo klienta. Vyzkoušejte tyto doporučené postupy, abyste zajistili, že vám žádná důležitá komunikace neunikne:
- Naplánujte si kontrolu zpráv během dne (někteří to dělají raději odpoledne a své nejproduktivnější hodiny si ráno vyhradí na hlubokou práci).
- Spravujte oznámení na chytrých hodinkách. Některé chytré hodinky umožňují dočasně vypnout upozornění, když potřebujete dělat soustředěnou práci.
- Vyhněte se dvojité rezervaci a zmeškání důležitých schůzek nejlepší bezplatné online kalendáře.
- Pokud pracujete v různých časových pásmech nebo máte jiný rozvrh, informujte svůj tým o své pracovní době.
- Nastavte si v Gmailu automatickou automatickou odpověď během dovolené.
- Automatická odpověď na textové zprávy v systému Android.
- Odesílejte automatické textové zprávy na iPhone.
Pokud vám něco unikne, rychle se omluvte a napravte to.
3. Prezentace online
Poskytování online prezentace je velmi odlišné od osobního. Obvykle si budete muset připravit vlastní technické vybavení, nebo se budete muset zkoordinovat s jinou osobou, která je na jiném místě. Spojení s publikem také závisí na očním kontaktu, gestech a pohybu, z nichž velká část se ztrácí online.
To znamená, že se ujistěte, že investujete do dobrého vybavení a online nástrojů, abyste působili profesionálně a vypadat dobře na webové kameře. Cvičte se svou prezentací – možná se i nahrajte Tkalcovský stav nahrávání obrazovky – dokud si nebudete jisti svým tónem, hlasitostí, snímky a vzhledem.
Vzhledem k tomu, že vaše publikum bude většinu času interagovat s vašimi snímky, nepoužívejte nudné prezentace snímků. Můžete si stáhnout poutavé šablony na webech, jako je např 24 Snímky a Powerpointify. Nebo to můžete zkusit Prezentace Canva, který umožňuje týmům spolupracovat na prezentaci, umožňuje publiku klást otázky a umožňuje více prezentujícím ovládat snímky.
4. Přijímání a poskytování konstruktivní zpětné vazby
Bez osobního kontaktu je těžší zjistit, co od vás klienti a zaměstnavatelé chtějí. Je také náročnější podávat zprávy o postupu práce a očekáváních v prostředí vzdálené práce. Nemáte ani neverbální podněty, na které byste se mohli spolehnout, a nedokážete skutečně „interpretovat“ tón založený na e-mailu.
Nastavte svůj pracovní proces tak, aby zahrnoval konstruktivní systém zpětné vazby, který dá členům vašeho týmu příležitost upřímně se navzájem hodnotit. Můžete to udělat prostřednictvím:
- Formuláře zpětné vazby: Navrhněte pomocí formuláře zpětné vazby pomocí upravitelných šablon z Formstack nebo 123FormBuilder.
- Rychlé zasílání zpráv: Pokládejte vysvětlující otázky prostřednictvím preferovaného kanálu pro rychlé zasílání zpráv vašeho klienta/šéfa. Můžete se zeptat: „Takže na základě vašeho posledního e-mailu chcete, abych…“ nebo „Zmínil jste se, že musím… je to správné?“
- E-mailem: Vytvořte a odešlete akční plán, jakmile obdržíte zpětnou vazbu, která vás požádá o zlepšení vaší práce.
5. Profesionální psaní
Velká část digitální komunikace se v současné době odehrává písemně, zejména pro týmy, které se obrátily zády k dlouhým a neproduktivním videokonferencím. Chatujeme, posíláme e-maily a posíláme formální dokumenty, přičemž všechny vyžadují, abychom psali jasně.
Psací dovednosti nemohou plně postihnout rysy osobní komunikace, ale mohou účinně informovat, přesvědčovat, motivovat nebo zjednodušovat složité, pokud jsou dobře provedeny. Dobré psaní může také vytvářet intimní prostory a působit dojmem bezprostřednosti (pokud komunikujete včas, tedy).
Chcete-li zvýšit své schopnosti psaní, vždy svou práci upravujte a korigujte. Je tak snadné nainstalovat kontrolu gramatiky jako Gramaticky nebo Hemingwaya použijte online tezaurus, který vám pomůže vytvářet dokumenty bez chyb. Chcete-li se naučit styl a hlas, můžete si stáhnout knihy Kindle nebo se připojit nejlepší online komunity pro spisovatele.
6. Použití různých komunikačních kanálů
S tolika komunikačními nástroji, které jsou dnes k dispozici, je důležité znát ty nejvhodnější. Měli byste poslat e-mail nebo použít rychlé zprávy? Je lepší Slack nebo Microsoft Teams? E-mail je obvykle lepší pro zasílání podrobných informací a někteří preferují uživatelskou zkušenost Slacku, ale vaši zaměstnavatelé a klienti mohou uvažovat jinak.
Nejlepší způsob, jak to udělat, je zeptat se, co preferují. Zatímco jiní mohou vidět Skype jako staromódní, někteří klienti mu stále dávají přednost. Možná by dokonce volili telefonní hovory před videohovory.
Jakmile budete znát jejich preferovaný komunikační kanál, vyzkoušejte tyto kanály sami. Pokud se vám platforma zdá komplikovaná, přečtěte si často kladené otázky a sledujte online výukové programy. S trochou trpělivosti zvládnete nové nástroje a získáte větší sebevědomí.
Zkušení komunikátoři dělají lepší vzdálené pracovníky
Zkušený komunikátor by se dnes měl naučit, jak efektivně psát, dělat si poznámky, reagovat, poskytovat online prezentaci, poskytovat a přijímat zpětnou vazbu a používat různé komunikační kanály. Měli by také znát nejlepší nástroje digitální komunikace, které mají používat, v závislosti na situaci nebo preferencích zaměstnavatele.
Osvojte si tyto důležité komunikační dovednosti, abyste získali důvěru zaměstnavatele nebo klienta a uspěli při práci na dálku. Hledáte práci nebo si přejete zlepšit své další pracovní dovednosti? Možná se budete chtít dozvědět o dovednostech, které potřebujete k získání zaměstnání.
