Čtenáři jako vy pomáhají podporovat MUO. Když provedete nákup pomocí odkazů na našich stránkách, můžeme získat provizi přidružené společnosti.
Představte si, že musíte poslat důležitý e-mail nadřízenému, klientovi nebo dokonce kamarádovi. Napíšete perfektní dopis a stisknete odeslat, protože věříte, že dostanete odpověď před uzávěrkou. Co byste dělali, kdyby se e-mail nepodařilo doručit několik minut před termínem?
Výše uvedená situace popisuje chaos odražených e-mailů. Tento článek se podívá na to, co je e-mail bounce, typy e-mail bounces, příčiny a jak se s nimi vypořádat.
Co je vrácený e-mail?
Když vás poslat email který nedoručuje, nazývá se e-mail bounce. Obvykle je k dispozici e-mailová zpráva, která vás na to upozorní. Ve většině případů vás také informují o příčině vráceného e-mailu.
Existují dva typy vracení e-mailů – soft bounce a hard bounce. Prozkoumejme, co znamenají.
Soft Bounce
Soft bounces jsou nedoručené e-maily z důvodu dočasných příčin. Příčiny měkkého nedoručování jsou zaplněné poštovní schránky, neaktivní poštovní schránky, prostoje serverů a příliš velké e-mailové zprávy.
Tyto typy odrazů jsou méně závažné ve srovnání s tvrdými odrazy. Často od vás k vyřešení nevyžadují žádnou akci. Po vyřešení problému, který je způsobil, se automaticky vyřeší.
Hard Bounce
Když se e-mail trvale nedoručí, je klasifikován jako „tvrdé nedoručení“. Mezi příčiny tvrdých nedoručení patří chybně napsaná e-mailová adresa, neexistující e-mailové ID a havarovaný server. Představte si to jako situaci typu „naprosté ne“ nebo „přímé odmítnutí“; váš e-mail neprošel a nikdy neprojde.
Možné důvody, proč mohou e-maily odskočit
Prvním krokem k řešení vráceného e-mailu je vědět, co jej způsobilo. Zde je několik možných důvodů, proč může e-mail nedorazit:
1. Chybně napsané nebo neexistující e-mailové adresy
Některé vrácené e-maily jsou označeny jako „neexistující e-mailová adresa“; to naznačuje, že e-mailová adresa neexistuje. Často to může být spojeno s pravopisnou chybou v e-mailovém ID nebo může být e-mail odstraněn, pokud patří zaměstnanci, který odstoupil z organizace.
Je také možné, že e-mailová adresa je falešnánebo náhodně vygenerovaný e-mail vytvořený lidmi, aby odstranili nepořádek z jejich původního e-mailu. V těchto případech nebudete moci odeslat e-mail na adresu.
2. Problémy se serverem
Některé vrácené e-maily mohou být označeny jako „nedoručitelné“; to lze vysledovat na e-mailový server přijímající e-mailové adresy. Server je obvykle přetížený nebo nedostupný z důvodu údržby. Pokud toto upozornění dostáváte opakovaně, mohl být e-mailový server vypnut.
3. Plná poštovní schránka
E-maily pracují s úložištěm; stejným způsobem, že nemůžete stahovat nové aplikace z obchodu s aplikacemi, když máte málo místa, je stejným způsobem, jakým váš příjemce nebude dostávat vaše e-maily s naplněnou poštovní schránkou.
To není velký problém, pokud příjemce aktivně používá svou poštu, protože nakonec svou poštovní schránku vyčistí, aby uvolnil místo pro nové.
4. Velikost e-mailu
Dalším důvodem, proč může váš e-mail nedoručit, je příliš velká velikost. To je běžné, když má e-mail přílohy. Gmail například neposílá e-maily s přílohami většími než 25 MB. Většina oblíbených poskytovatelů e-mailu má podobné limity.
5. Blokovaný účet
Pokud vám příjemce zablokoval možnost ho kontaktovat, všechny vaše e-maily na tuto e-mailovou adresu se vrátí zpět a vy o tom obdržíte upozornění. Mohou také mít vysoce výkonné spamové filtry které blokují e-maily, které se mohou zdát podezřelé.
6. Dovolená/Automatická odpověď
Když lidé jedou na dovolenou, rádi unikají všem a všemu a umožňují přístup jen malému procentu lidí. Obvykle mají samostatnou linku nebo e-mail, pomocí kterého je lze kontaktovat, zatímco běžné kontaktní kanály jsou v režimu dovolené.
Pokud zůstanou v tomto režimu, vaše zprávy na tuto e-mailovou adresu budou opakovaně doručovat.
Jak vyřešit e-mail, který se vrátil
Může být frustrující zjistit, že váš e-mail nedorazil, zvláště když je obsah časově citlivý nebo důležitý. Naštěstí nemusíte skládat ruce a sledovat, kdy se to stane. Zde jsou čtyři způsoby, jak vyřešit vrácené e-maily a případně jim zabránit:
1. Dvojitá/zkontrolovat e-mailová ID
Jedním z nejčastějších důvodů nedoručování e-mailů je chybně napsané nebo neexistující e-mailové ID. Před stisknutím tlačítka Odeslat je dobré zkontrolovat e-mailové ID příjemce. Když jste si jisti, že máte správnou adresu, automaticky to odstraní jako příčinu nedoručení e-mailu.
Také není na škodu potvrdit, že máte správnou adresu od vlastníka, když ji obdržíte.
2. Aktualizovat informace
Zvykněte si aktualizovat své kontaktní údaje. Situace jednotlivců se často mění a vaše kontakty mohou ztratit přístup ke svým e-mailovým adresám nebo je změnit. Pravidelně oslovujte své kontakty, abyste se ujistili, že informace, které máte u sebe, jsou aktuální. Tím se sníží počet vrácených e-mailů, se kterými se setkáte.
3. Dodržujte pravidla zasílání pošty
Již dříve jsme zmínili, že některé e-maily se nedoručí, protože jsou neuvěřitelně velké. Gmail omezuje velikost vašich příloh na 25 MB a ostatní poskytovatelé e-mailu mají podobné limity. Seznamte se prosím s různými pravidly, kterými se řídí váš e-mailový server.
Všimněte si také, že máte k dispozici několik metod e-mailem velké přílohy hladce.
4. Formátujte své e-maily
Tohle přeskočí mysl prakticky každého z nás, ale je důležité, aby vaše pošta nebyla psána jako spam. Všechny e-mailové servery mají spamové filtry, které zabraňují tomu, aby jejich uživatelé byli bombardováni obsahem, který se jich netýká.
Ke kontrole spamu ve svém e-mailu můžete použít online zdroje, jako je tester.com a isnotspam.com.
5. Odeslat e-mail později
V případě výpadku serveru příjemce byste měli nějakou dobu počkat, než e-mail znovu odešlete, a pokud je server zálohován, bude vám e-mail doručen. Pokud to bude trvat déle, možná budete muset kontaktovat kontaktní podporu poskytovatele e-mailu příjemce a informovat ho o vaší situaci.
Váš email Bounce není konec světa
I když vracení e-mailů není vždy důvodem k poplachu, může být stále velmi nepříjemné, když posíláte důležitý e-mail a nedoručí se. Může to dokonce způsobit, že si budete dělat starosti, zda příjemce vaši zprávu vůbec obdržel, nebo ne – ale nezlobte se.
Situaci můžete vyřešit, aniž byste způsobili příliš mnoho úzkosti, pomocí oprav uvedených v tomto článku. Existují také další věci, které můžete udělat pro sledování e-mailů.
