3 způsoby, jak uspořádat hledání práce pomocí tabulek Excel

Hledání práce na dnešním trhu je často složitý proces. Bez vhodných organizačních strategií se hledání zaměstnání může rychle stát komplikovaným nepořádkem. Kombinování tisíců pracovních výsledků na více webových stránkách a zasílání stovek životopisů e-mailem se může rychle stát matoucí.

Udržování organizovaného hledání zaměstnání je nezbytné pro uchazeče o zaměstnání, kteří chtějí získat novou kariérní příležitost. Uspořádání potenciálních pracovních míst na základě kategorií, seškrabování webu za účelem vytvoření seznamu filtrovatelných výsledků a automatizace e-mailů mohou tento proces zjednodušit. Naštěstí Excel obsahuje několik funkcí, které vám pomohou spravovat váš lov a udržovat vaše aplikace v pořádku.

1. Organizace úloh podle kategorií v Excelu

Pokud vaše honba za zaměstnáním vyžaduje, abyste prohledávali více než jeden typ odvětví, je nutné je seřadit podle kategorií. Odeslání špatného životopisu na otevření může znamenat, že se nedostanete na pohovor.

Pro každou pozici, na kterou se hlásíte, ji přidejte do průběžného seznamu v excelové tabulce. Uveďte název pozice, společnost, kategorii práce a kontaktní osobu ve společnosti, pokud ji máte.

Díky kategorizaci pozic můžete udělat několik věcí, abyste zajistili, že s dalšími aplikacemi neuděláte žádné chyby. Pokud jde o žádost o více než jeden typ práce, musíte mít životopis a motivační dopis pro každou z nich.

Můžete je buď předem vytvořit a nechat kopie čekající na odeslání, nebo můžete použijte funkci SUBSTITUTE v Excelu k jejich automatickému generování.

Pokud máte připraveno více kopií svého životopisu a motivačního dopisu, můžete si usnadnit přístup k té správné ve správný čas. Několik vnořených funkcí IF nebo jednoduchá funkce SWITCH může zajistit, že neodesíláte špatné kopie.

=PŘEPÍNAČ(F2, "Vytváření sítí", ResumeList! A1, "Rozvoj", ResumeList! A2, "Podpěra, podpora", ResumeList! A3, "Obecné IT", ResumeList! A4, ResumeList! A1)

Pomocí funkce, jako je ta výše, můžete vytáhnout odkazy na životopisy uložené na jiném listu. Excel však usnadňuje vytvoření jedné šablony a poté pomocí funkce SUBSTITUTE aplikace Excel k provedení těžké práce.

Vnoření více funkcí SUBSTITUTE do jednoho vzorce vám umožňuje rychle a snadno vytvářet komunikaci pomocí formulářů. Zřetězení více SUBSTITUTES a podmínek IF nebo SWITCH může transformovat šablonu nebo sérii šablon na úvodní nebo následné e-maily.

Excel může vzít řadu šablon, jako jsou ty níže, a převést je na kompletní e-mail připravený k odeslání.

Pomocí rychlé funkce můžete každou z těchto šablon zkombinovat do jediného soudržného průvodního dopisu.

Každá buňka používá k vytvoření textu sadu jednoduchých substitucí, jako je ta níže z G2:

=SUBSTITUTE(List4!A1, "{ kontaktní jméno }", C2)

Zde je jméno kontaktu pro pozici uloženo v C2. Můžete také použít podmíněné prolínání různých šablon v závislosti na kategorii každé pozice nebo konkrétních slovech v názvu role.

Formátování v konečném produktu lze dosáhnout pomocí funkce CHAR(10) pro vytvoření zalomení řádků. Všechny odstavce můžete zabalit do funkce CONCAT a vytvořit tak hotový e-mail:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), List4!A5, CHAR(10), List4!A6)

2. Použití Excelu k analýze odcizených webových dat

Většina pracovních míst vám umožní filtrovat pozice pomocí několika základních možností, například na základě titulu, umístění a dovedností. Použití dalších filtrů na tyto výsledky vám pomůže vytěžit z každé aplikace maximum.

Funkce Excelu usnadňují použití pokročilého filtrování na seznam potenciálních výsledků práce. Můžete automaticky odstranit jakoukoli práci s platem pod určitou hranicí nebo zahrnout pouze úlohy vyžadující specifické dovednosti. Excel vám umožní použít na datovou sadu tolik filtrů, kolik chcete, abyste získali co nejrelevantnější výsledky.

První věc, kterou budete potřebovat, je seznam pracovních míst z různých stránek, které se snažíte prohledávat. Nejrychlejší způsob, jak získat tento seznam, je pomocí a rozšíření pro Google Chrome pro odstraňování webových stránek nebo aplikace. Na internetu je k dispozici spousta skvělých možností, které se rychle nastavují a jsou uživatelsky přívětivé.

Pokud hledáte bezplatnou možnost, Tabulky Google nabízejí vestavěnou funkci IMPORTXML, kterou lze použít k seškrábání webových dat.

Jakmile datovou sadu stáhnete, budete ji muset importovat do Excelu. Excel obsahuje vestavěný importér XML, který může usnadnit stahování velkých škrabaných datových sad. Použijte funkci importu zpřístupněnou poté, co jste odemkl tuto skrytou kartu Vývojář na stuze.

Během importu budete vyzváni k nastavení nové datové sady. Chcete-li dosáhnout nejlepších výsledků, snažte se během importu co nejvíce normalizovat svá data. Ujistěte se, že stejná data z každého webu končí ve stejném sloupci, nejlépe ve stejném formátu.

Jakmile jsou vaše data plně naimportována, můžete pomocí funkce filtru Excelu rychle seřadit seznam potenciálních zákazníků. To vám poskytne podrobnou kontrolu nad výsledky vyhledávání, což vám umožní přihlásit se pouze na nejrelevantnější pozice.

3. Automaticky odesílat komunikaci z Excelu

Na dnešním trhu práce je nemožné získat práci, aniž byste mohli rozeslat stovky e-mailů. Umět automatizovat proces je zásadní. Generování komunikace prostřednictvím formuláře je skvělý první krok. Nejlepší možností je však odesílat e-maily přímo z aplikace Excel.

V Excelu to lze provést dvěma různými způsoby. Složitější způsob je pomocí VBA k vytvoření makra, které umí odesílat e-maily z Excelu. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je použít vestavěnou funkci HYPERLINK v Excelu.

HYPERLINK umožňuje uživatelům vytvářet odkazy, které otevřou jejich výchozí poštovní aplikaci a předvyplní zprávu. Funkce může vyplnit odeslaný e-mail, předmět, tělo e-mailu a v případě potřeby i kopii e-mailu.

Vytvoření automatického e-mailového odkazu je snadné pomocí funkce, jako je tato:

=HYPERLINK("mailto:" & A2 & "?předmět=" & E2 & "&body=" & F2, "Poslat e-mailem")

Funkce bude vytvořit odkaz v Excelu že po kliknutí se otevře váš e-mailový klient s již vyplněným celým e-mailem, který potřebujete odeslat. Jediné, co vám zbude, bude kliknout na tlačítko Odeslat.

Pomocí funkce HYPERLINK a automaticky generované korespondence shora můžete snadno rozesílat hromadné e-maily.

Excel je ideální způsob, jak organizovat hledání práce

Nástroje Excelu mohou uspořádat vaše hledání práce a zvýšit šanci, že se vaše aplikace dostanou do správných rukou. Od rychlého přizpůsobení formulářové komunikace pro každou pozici až po automatické zasílání e-mailů, Excel vám může snadno pomoci s hledáním práce.

Může udržovat vaše žádosti organizované a filtrovat potenciální pracovní místa, abyste zajistili, že se hlásíte pouze na nejvhodnější pozice s nejcílenější verzí vašeho životopisu.