Během své kariéry na volné noze zjistíte, že budete žonglovat s několika úkoly. Ano, vyděláte více, pokud budete více pracovat. A přestože by bylo skvělé splnit si své příjmové cíle, přebírání přílišné odpovědnosti přinese zanedbatelné výsledky. Skončíte jen vyčerpaní.
Chcete-li uvolnit svůj nabitý program, pojďme prozkoumat, které úkoly můžete přesunout do automatizačních nástrojů. Budete tak mít více času a energie soustředit se na kritické oblasti vašeho podnikání na volné noze.
1. Správa e-mailů
Jako většina pracujících dospělých pravděpodobně pravidelně dostáváte stovky e-mailů. Čtení a odpovídání na zprávy nevyžaduje intenzivní soustředění, ale zabere kus vašeho pracovního dne. An Zpráva společnosti Adobe dokonce uvádí, že lidé tráví více než pět hodin denně kontrolou e-mailů.
Navíc nemůžete úplně přestat odpovídat na e-maily. Různé strany, od mezinárodních klientů na volné noze po federální agentury, vás budou kontaktovat prostřednictvím e-mailu. V některých případech možná budete muset reagovat rychle.
Místo bezohledného ignorování e-mailů zvažte investici do robustní nástroje pro správu e-mailů. Najděte platformu, která vyhovuje vašim potřebám. Buď se budou specializovat na organizaci vaší doručené pošty nebo zefektivnění hromadného doručování e-mailů. Například Help Scout odvádí skvělou práci při odesílání celopodnikových oznámení, zatímco SaneBox přesně třídí příchozí zprávy.
2. Plánování příspěvků na sociálních sítích
Zveřejňování příspěvků na sociálních sítích je pro úspěch digitálního marketingu zásadní. Pravidelné jednání s klienty a dalšími vzdálenými pracovníky vám pomůže vybudovat solidní online přítomnost jako nezávislého pracovníka.
Stejně jako správa e-mailů není zveřejňování příspěvků na sociálních sítích kognitivně náročné. Můžete nahrávat naplánovaný obsah, odpovídat na komentáře a číst přímé zprávy bez vynaložení přílišného úsilí.
Většina lidí klasifikuje příspěvky na sociálních sítích jako povrchní práci. Stále to však zabere spoustu času, zvláště když vaše sledovanost roste. Zjistíte, že trávíte hodiny jen kontrolou doručené pošty.
Pokud chcete zkrátit čas, který strávíte správou účtů na sociálních sítích, zvažte automatizaci různých funkcí. Vyzkoušejte různé nástroje, které mohou vyhovovat vašim potřebám. Například, aplikace kalendáře obsahu umožňují naplánovat příspěvky s předstihem, zatímco analytické nástroje kvantifikují váš celkový výkon na sociálních sítích.
3. Přihlášení klienta
Klient onboarding udává tón pro jakýkoli projekt na volné noze. Vy a váš klient si v této fázi naplánujete termíny, přehodnotíte očekávání, přidělíte úkoly a zdůrazníte cíle. Uspěchaný proces vytváří vágní, neuskutečnitelné cíle. Případně přílišná analýza triviálních detailů a opakované odpovídání na stejné dotazy omezuje produktivitu.
Nejúčinnějším a časově úsporným přístupem je automatizace několika oblastí procesu registrace klienta. Řekněme, že svým novým klientům kladete podobné otázky. Místo toho, abyste je procházeli v každém sezení, můžete vytvořit dotazník nebo nahrát krátké vysvětlující video. Jen se ujistěte, že poté zcela rozumíte potřebám svého klienta.
4. Hledání klientů
Mnoho freelancerů nerado hledá nové klienty. Mezi kontaktováním potenciálních zákazníků a účastí na úvodních konzultacích snadno strávíte vyhledáváním desítky hodin týdně. Nejhorší je, že ani nepřevedete všechny své potenciální zákazníky. Většina času, který strávíte lovem a voláním, bude klasifikována jako neplacená práce, která plýtvá vaším časem a penězi.
Pro efektivnější přístup použijte automatizační nástroje. Doporučujeme vyzkoušet různé programy podle toho, které vyhledávací úlohy chcete automatizovat. Řekněme, že jste spisovatel. Nástroje pro vyhledávání e-mailů dokážou vysledovat editory a administrátory různých webů, kteří spolupracují s autory obsahu a hostujícími blogery.
5. Rezervace schůzky
Mnoho nezávislých pracovníků tráví tolik času plánováním schůzek jako jejich účastí. V závislosti na propasti mezi vámi a časovým pásmem vašeho klienta můžete posílat zprávy tam a zpět několik dní.
Díky tomu stačí e-maily odeslat jen několika kliknutími. Přidělit více než hodinu nebo dvě na plánování schůzek je nerozumné a neproduktivní.
Chcete-li proces zefektivnit, použijte aplikaci pro rezervaci schůzek. Platformy jako Google Calendar a Calendly umožňují uživatelům rychle plánovat schůzky a vybrat si svá preferovaná data v přizpůsobených kalendářích, které mohou hostitelé upravit. Jednoduše pošlete účastníkům svůj zvací odkaz a počkejte na jejich odpověď.
6. Řízení pracovního toku
Freelanceři často podceňují čas potřebný k dokončení projektu. Řekněme, že jste autor obsahu. I když dokážete napsat 500 až 600 slov za hodinu, je nepravděpodobné, že byste dokončili 5 000 slov za 10hodinovou směnu. Koneckonců, budete také muset provést průzkum tématu a upravit návrhy.
Pracovní projekty vždy přicházejí s drobnými manažerskými úkoly. I když většina může trvat jen několik minut, měli byste je obejít a podle toho upravit svůj rozvrh.
Hloubková správa pracovních postupů zabírá čas. Místo toho jej zautomatizujte pomocí nástroje pro řízení projektů. Populární aplikace jako Asana nebo Trello mohou pomoci s téměř každým aspektem procesu, od stanovení proveditelných termínů až po finalizaci detailů projektu. Budete tak mít více času a energie soustředit se na své hlavní povinnosti.
7. Sepisování smlouvy
Jako nezávislý pracovník od vás klienti očekávají, že jim poskytnete projektové smlouvy. Pravděpodobně budete muset nastínit své sazby, záruky, odpovědnosti a cíle plus jakákoli ustanovení týkající se objednávky klienta.
Sepsání smlouvy od nuly obvykle trvá několik hodin. Šablony můžete stahovat online, ale i tak byste si měli vyhradit hodinu nebo dvě na úpravy. Koneckonců, generické smlouvy pouze ohrozí vaše podnikání na volné noze.
Namísto kopírování a vkládání náhodných návrhů smluv ušetříte více času přenesením procesu do automatizačního nástroje. Je jich několik aplikace, které vytvářejí přizpůsobené návrhy smluv. Mohou vytvořit vizuálně přitažlivé smlouvy, které během několika minut vysvětlí rozsah, omezení a právní požadavky vašich projektů na volné noze.
8. Základní sledování financí
S tím, jak vaše podnikání na volné noze roste, bude sledování vašich financí náročnější. Budete muset evidovat všechny platby od každého klienta. V závislosti na objemu vaší objednávky může i jednoduchá správa financí trvat několik hodin.
Mnoho odborníků najímá účetní, aby spravovali své finance. I když byste také mohli spolupracovat s finančním profesionálem, zvažte nejprve použití automatizačních nástrojů. Nebudete muset ani nic platit. Rychlé vyhledávání na Googlu jich odhalí několik jednoduché, bezplatné osobní finance šablony tabulek Excel můžete přizpůsobit.
Staňte se produktivnějším nezávislým pracovníkem díky automatizaci úloh
Automatizace úkolů posune vaši kariéru na volné noze na další úroveň. Nebuďte však nuceni spustit plně funkční, efektivní automatizovaný systém hned od začátku. Automatizace pracovních postupů vyžaduje čas. Nejprve se zbavte malých, únavných úkolů a poté se postupně propracujte k automatizaci důležitějších administrativních povinností.
Také nekupujte prémiové automatizační nástroje náhodně. Na trhu existuje několik bezplatných softwarových programů a mobilních aplikací. Se správnou strategií je již můžete použít k automatizaci několika každodenních funkcí vašeho podnikání na volné noze.
