Ve většině pracovních prostředí jsou vaše procesy workflow obvykle již zavedeny, abyste je mohli sledovat. Jako freelancer je to však něco, co si budete muset vyvinout a implementovat sami. To může být zpočátku zastrašující, ale po určitém experimentování může být flexibilita při výběru vlastní dokumentace pracovního postupu posilující.
Proč se obtěžovat dokumentováním svého pracovního postupu?
Počkejte – pokud vás nikdo nenutí dokumentovat váš pracovní postup, proč se obtěžovat? Není to právě o tom „být svým vlastním šéfem“?
Je to pravda: jako nezávislý pracovník se můžete rozhodnout, že nebudete moc dokumentovat, pokud nechcete. Ale dokumentovat váš pracovní postup vám může pomoci s rozpočtem času, udržovat lepší vztahy s klienty a fakturovat vaši práci.
Můžete se na chvíli zkusit obejít bez dokumentace. Ale jak vaše kariéra na volné noze pokračuje, pravděpodobně zjistíte, že dokumentujete víc a víc. To může být dlouhý a bolestivý proces. Věnovat nějaký čas vytvoření dokumentace je rozhodně jednodušší a měkčí způsob.
Představení vašeho pracovního postupu
Dokumentování vašeho pracovního postupu se může zdát docela abstraktní a chaotické, pokud na to nejste zvyklí. Dále to může vypadat docela jinak v závislosti na druhu práce, kterou děláte. Můžete zvážit pokračování spolu s tímto článkem pomocí projektu, který jste již dokončili. To vám může pomoci pochopit, jak se projekt rozpadá.
1. Rozdělte svůj úkol
Prvním krokem je rozdělení úkolu na části. Jako spisovatel nebo editor to může být obrys knihy nebo článku. Pokud jste umělec, mohou to být různé roviny nebo součásti konečného díla. Ať děláte cokoli, úkol by se měl obvykle rozdělit do kvantifikovatelných kroků, které jdou společně vytvořit konečný projekt.
Rozdělení úkolu na části je důležité z několika důvodů. Nejprve bude tvořit základní pohyblivé části vaší dokumentace pracovního postupu. Navíc vám může pomoci psychicky. I když nejste příliš nároční na dokumentaci, rozdělení úkolu na části může pomoci velkému projektu, aby byl lépe zvládnutelný.
2. Vytvořte kontrolní seznam a vizuální vývojový diagram
Jakmile si svůj úkol rozdělíte, proměňte každou z částí na položku v kontrolním seznamu. Stejně jako rozdělení vašeho úkolu na prvním místě, vytvoření kontrolního seznamu slouží dvěma účelům: pomáhá vám sledovat váš vlastní pokrok a pomáhá vám sdělovat váš pokrok klientům. Může být také užitečné přeměnit svůj kontrolní seznam na vizuální vývojový diagram.
To je zvláště užitečné, pokud má váš projekt více kroků. Pokud například upravujete knihu, může být nutné každou kapitolu načrtnout, navrhnout, citovat a upravit. Uvádět něco takového na papírovém kontrolním seznamu by bylo chaotické, zvláště pokud pracujete s více úkoly najednou nebo se úkoly mohou pohybovat tam a zpět po krocích.
Řešení, které pro tento druh nastavení použijete, může záviset na tom, jak jste autonomní. Pokud pracujete víceméně ve vzduchoprázdnu (jak to dělají někteří nezávislí pracovníci), váš vizuální vývojový diagram mohou být lepicí poznámky na tabuli. Pokud úzce spolupracujete se svým klientem nebo s jinými dodavateli, můžete používat platformu pracovních postupů, kterou lze sdílet, jako je Trello.
3. Definujte cíle a cíle
Tento krok se může zdát trochu zbytečný. Proč potřebujete cíle a cíle, když již máte kontrolní seznam?
Ani s kontrolním seznamem nemůžete udělat celý projekt najednou. Stále se musíte rozhodnout, kolik ze svého projektu chcete stihnout za den nebo za týden, nebo jen mezi check-iny se svými klienty.
Chcete-li se vrátit k příkladu knihy, chcete nastínit všechny kapitoly předtím, než bude některá z kapitol koncipována? Chcete začít s přípravou jedné kapitoly, když předchozí kapitola ještě nebyla upravena? To jsou otázky, na které můžete odpovědět jen vy. Pokud na ně odpovíte předem, pomůže vám to udržet si pořádek.
Opět platí, že jasné cíle a záměry vás mohou udržet na vrcholu vašeho projektu, ale také vám mohou pomoci komunikovat se svým klientem o tom, jak projekt probíhá – a jak očekáváte, že bude probíhat podél.
4. Rozpočet a sledování času
Když máte své cíle a cíle rozhodnuté, je čas začít plánovat svůj čas.
Kolik času máte na dokončení celého projektu? Kolik času musíte tomuto projektu v tomto časovém rámci věnovat? Kolik z tohoto času bude třeba vyčlenit na každý cíl? Máte všechen čas na světě, nebo potřebujete upřednostnit a možná jít bez některých doplňků dodržet termíny?
Pokud dostanete výplatu za hodinu, budete přirozeně sledovat svůj čas. Jen si nezapomeňte poznamenat, kolik z tohoto času bylo věnováno každému kroku projektu. Tímto způsobem budete mít lepší představu o tom, kolik času budete potřebovat, a to jak v budoucnu na tomto projektu, tak při plánování času pro budoucí projekty.
Pokud dostanete zaplaceno za projekt nebo dodávku, jak to dělají někteří nezávislí pracovníci, může být lákavé nesledovat čas vůbec. Opět platí, že pochopení toho, jak využíváte svůj čas, vám může pomoci stát se lepším a efektivnějším freelancerem. Zvažte tedy sledování a rozpočtování svého času – i když vás nikdo nenutí.
Kontrola, sledování a optimalizace
V průběhu jednotlivých projektů a po každém projektu si věnujte čas na zamyšlení nad dokumentací vašeho pracovního postupu. Byly věci, u kterých jste se přistihl, že se v průběhu dále rozkládáte? Zabraly vám některé úkoly více či méně času, než jste předpokládali? Byly vaše cíle příliš velké na to, aby byly realistické, nebo příliš malé na to, aby byly užitečné?
Provádění tohoto druhu práce během projektu vám může pomoci pracovat co nejefektivněji po zbytek projektu. Provádění tohoto druhu práce mezi projekty vám může pomoci poskytovat přesnější cenové nabídky budoucím klientům spolu s rozpočtem vašeho vlastního času zvládnutelnými a efektivními způsoby.
Za tu práci stojíte
Většina klientů výslovně nepožaduje dokumentaci pracovního postupu. Může být snadné získat „tunelovou vizi na volné noze“, což je nutkání nedělat nic nad rámec toho, co klient výslovně požaduje. Ale když uděláte nějakou práci navíc na doladění vašeho plánování, může vám to pomoci stát se efektivnějšími nezávislými pracovníky. A to je dobré pro všechny.
