Když si osvojíte dnešní virtuální pracovní prostředí a digitalizované procesy, je důležité zvážit, jak nejlépe spravovat dokumentaci svého pracoviště. Efektivní strategie digitální dokumentace je zásadní pro udržení soudržné pracovní síly. To se stává důležitější, když máte geograficky rozptýlené týmy, jak je tomu často u vzdálených pracovních sil.
Vaši lidé se již nemohou spoléhat na kartotéky a papírovou dokumentaci, aby měli přístup k informacím na pracovišti a mohli je sledovat. Tento článek se bude zabývat osvědčenými postupy a nástroji pro efektivní digitální dokumentaci na vašem vzdáleném pracovišti.
1. Pište stručně
Čtenáři si cení stručné psaní, a to spíše na odlehlém pracovišti, kde lidé nemohou jen tak zaskočit a požádat o vysvětlení. To znamená, že je důležité správně uspořádat své myšlenky a být ve své dokumentaci co nejjasnější. Při psaní dokumentů na pracovišti se vyhněte nadbytečným frázím, dlouhým větám a zbytečnému žargonu.
Pomocí seznamů s odrážkami zvýrazněte klíčové informace a oddělte velké kusy textu do odstavců. To je zvláště užitečné, když chcete sdělit velké množství informací, protože to rozděluje text na stravitelná sousta a usnadňuje skenování. Kromě toho také chcete používat slova, kterým budou rozumět všichni na vašem pracovišti, bez ohledu na technické znalosti. Konečně, vždycky sami upravte svou práci, abyste zlepšili své psaní před odesláním; další pár očí může také pomoci zachytit případné chyby.
2. Ukládejte digitální dokumenty na centralizovaném místě
Snadný přístup k dokumentům na pracovišti je pro pracovníky na dálku zásadní. Nikdo nechce ztrácet čas prohledáváním zpráv Slack nebo starých e-mailů, aby našel důležité informace. Můžeš nastavit interní wiki nebo použijte software znalostní báze k překonání tohoto problému. Interní wiki poskytuje centralizované úložiště s možností vyhledávání pro veškerou dokumentaci vašeho pracoviště, včetně firemních zásad, poznámek ze schůzek, návodů a vstupních dokumentů, abychom jmenovali alespoň některé.
Interní wiki nástroje jako Tettra vám umožní vytvářet, upravovat a ukládat dokumenty na jednom místě a sdílet je se svým týmem pomocí pouhých několika kliknutí. Případně, pokud vaše organizace neustále komunikuje se zákazníky – a chcete mít interní a externí dokumentaci na stejném místě – nástroj znalostní báze jako Dokument360 může být lepší řešení. Znalostní báze je v podstatě online knihovna interních dokumentů a zdrojů zákaznické podpory, jako jsou často kladené otázky, uživatelské příručky a informace o produktech.
3. Prosazovat zásady řízení přístupu
I když je centrální úložiště dokumentů na pracovišti zásadní, chcete také spravovat, kdo může přistupovat a provádět změny dokumentů. Můžete mít konkrétní dokumenty, které jsou relevantní pouze pro určitá oddělení, nebo citlivé soubory, ke kterým by měli mít přístup pouze správci. To vám pomůže zachovat zabezpečení dokumentů a zabránit náhodným nebo neoprávněným změnám. Při výběru nástroje pro dokumentaci na pracovišti tedy vyberte nástroj, který tuto funkci podporuje, a přizpůsobte nastavení řízení přístupu tak, aby odpovídalo potřebám vaší organizace.
Například Document360 poskytuje více účtů, které vám umožňují rozhodnout o úrovni přístupu každého uživatele k vaší dokumentaci. Tettra také obsahuje systém oprávnění, který vám umožňuje řídit, kdo může upravovat, prohlížet nebo publikovat konkrétní dokumenty.
4. Dodržujte doporučené postupy zabezpečení online
Vynucování zásad řízení přístupu pomáhá, ale k ochraně dokumentů na pracovišti před bezpečnostními hrozbami to nestačí. S tím, jak se stále více firem přesouvá online, kybernetická kriminalita je na vzestupu, takže musíte přijmout další opatření, abyste zajistili, že vaše digitální dokumentace bude v bezpečí před hackery.
Chcete-li vytvořit efektivní strategii digitální dokumentace s ohledem na bezpečnost, chcete se vyhnout běžnému chyby zabezpečení práce na dálku jako je používání osobních zařízení pro pracovní úkoly, sdílení hesel a zanedbávání instalace aktualizací zabezpečení. Kromě vytváření silných hesel se navíc chcete ujistit, že je budete pravidelně měnit, abyste snížili riziko hacknutí. Kromě toho můžete také šifrovat dokumenty na pracovišti, abyste přidali další vrstvu ochrany. A nakonec nezapomeňte použít VPN, abyste měli svá data v bezpečí, zejména při práci na veřejné Wi-Fi.
5. Udržujte zálohy
Navzdory vašemu nejlepšímu úsilí existuje vždy možnost, že se dokumenty na pracovišti ztratí nebo poškodí. I když používání nástrojů znalostní báze jako primárního řešení úložiště pomáhá snižovat riziko ztráty dat, stále chcete zálohovat pro případ, že by se něco pokazilo. Je to proto, že tato řešení mohou mít také technické problémy mimo vaši kontrolu, což přinejmenším znamená, že během tohoto období nebudete mít přístup ke svým dokumentům.
Pro jistotu můžete zvážit pomocná řešení zálohování, jako je Disk Google a místní úložná zařízení. Samozřejmě nechcete sledovat více kopií stejného dokumentu, proto si před použitím jakýchkoli nástrojů pro dokumentaci na pracovišti stanovte jasnou strategii zálohování. Tímto způsobem si můžete být jisti, že vaše dokumenty jsou vždy k dispozici, když je potřebujete.
6. Digitalizujte své papírové dokumenty
Pokud stále spoléháte na papírovou dokumentaci, nyní je čas přejít na digitální kopie nebo alespoň vytvořit digitální kopie. Nejen, že to usnadňuje správu velkých objemů souborů, ale také zlepšuje dostupnost, spolupráci a zabezpečení.
K digitalizaci papírových dokumentů můžete použít skener. Jakmile budete mít digitální kopie svých dokumentů, můžete je nahrát do zvoleného nástroje pro dokumentaci na pracovišti pro snadný přístup a spolupráci.
7. Pro rychlou identifikaci použijte Clear Indexing
Pokud máte mnoho dokumentů, může být náročné je sledovat. Proto je nezbytné používat přehledný systém indexování dokumentů na pracovišti. Tímto způsobem můžete snadno najít soubory, které potřebujete – když je potřebujete. Existuje několik různých způsobů indexování dokumentů; můžete například začít jejich kategorizací podle typu, data nebo projektu. Usnadní vám to vyhledání konkrétních dokumentů, když je budete potřebovat.
Další možností je použití klíčových slov k indexování dokumentů na pracovišti. To může být užitečné zejména v případě, že máte mnoho souborů a potřebujete je umět rychle vyhledat. Ať už používáte jakýkoli systém indexování, zajistěte, aby byl konzistentní a snadno srozumitelný.
Vaše vzdálené týmy potřebují inteligentní dokumentační strategii
Dokumentace vzdáleného pracoviště je nezbytná pro hladký chod vaší organizace. Vytvořením efektivní strategie digitální dokumentace můžete zajistit, že vaše týmy budou mít rychlý přístup k informacím, které potřebují, a zůstanou produktivní.